База даних (БД) – це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються в пам’яті комп’ютера.
Прикладом бази даних є розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах, телефонний довідник, словник, енциклопедія і т.д.
СУБД MS Access структура бази даних є такою: об’єкти бази - таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі; різні інструменти для аналізу структури та перетворення бази даних – майстри. Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. д.
Таблиці баз даних створюються користувачем для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної області.
Форми призначені для введення, перегляду та коректування взаємозв'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми можуть також використовуватися для створення панелей керування.
Запити створюються користувачем для вибирання потрібних даних з однієї або кількох взаємозв'язаних таблиць. За допомогою запиту можна також відновити, вилучити або добавити дані в таблицю чи на основі вже існуючих таблиць створити нові.
Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друкування.
Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на деякі події. Кожна дія реалізується макрокомандою.
Модулі містять програми, складені мовою Visual BASIC, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур під час створення додатків. Visual BASIC — це наочний графічний засіб об'єктно-орієнтованого програмування.
33. Заповнення Баз Даних. Редагування вмістимого таблиць
Запустіть програму Access.
Натисніть мишкою на кнопку нова база даних. З'явитися вікно, де в полі ім'я файлу як ім'я бази даних введіть назву бази данних.Щелкніте по кнопці створити або натисніть на клавішу [Enter].
У наступному вікні виберіть тип створюваного документа. Ви створюєте таблицю, тому оберіть закладку таблиця. Натисніть кнопку створити.
Переходимо до роботи з наступним вікном: Нова таблиця. Тут кілька варіантів, але ви оберете конструктор і клацніть по кнопці ОК. З'явиться вікно конструктора.
У лівій верхній клітині введіть ім'я поля і натисніть на клавішу [Enter]. У сусідній клітці з'явитися тип даних, за замовчуванням він задається текстовий. Будь-який інший вибирається за допомогою спадаючого меню.
Заповніть поля в конструкторі даними. Загальні властивості поля залишаємо за замовчуванням
Збережіть таблицю, натиснувши на клавішу.
У вікні наберіть ім'я таблиці список і натисніть ОК. З'явиться запит на створення ключового поля унікального поля запису, за яким зручно зв'язувати таблиці. У даному варіанті будуть самостійно з'являтися числа номери записів. Натисніть Так.
Перейдіть в режим таблиці, натиснувши на кнопку. Введення даних ви будете робити в цьому режимі, заповнюючи клітини таблиці. Значення поля код буде змінюватися автоматично. Якщо закінчити введення в осередок натисканням клавіші [Enter], то маркер перейде в наступну комірку.
Збережіть запис, натиснувши на. В результаті ви отримаєте таблицю, з якою можна працювати.
Введення даних в таблицю і її редагування
Для відображення на екрані таблиці у вікні бази даних виділите ім'я таблиці в списку і виберіть команду Відкрити (Open) у меню Файл (File) або натискуйте кнопку Відкрити (Open) на панелі інструментів.
Клацніть вічко, в яке необхідно ввести дані. Введіть дані і натискуйте клавіші Enter або Tab. Для переходу до порожнього запису натискуйте клавіші Ctrl +(символ «плюс») або натискуйте кнопку переходу по записах Новий запис (New Record) (див. мал. 23.4)
Зміна значень полів, додавання або видалення даних і пошук даних виконується в режимі таблиці. Введення нових даних у виділене поле автоматично замінює старі. Кількість символів, що вводяться, залежить від розміру поля, а не від ширини стовпця. Текст не може бути розірваний усередині вічка. У одному вічку не можна відображувати декілька рядків тексту.
Аби ввести одні і ті ж дані в декілька вічок, виділите вічка, наберіть дані, а потім натискуйте Ctrl+Enter. Для видалення даних у виділеному полі натискуйте клавішу Delete.
Наприклад, аби ввести шифр компонента 06-02-11 як текст, а не значення часу, введіть 06-02-П. Аби змінити формат вічок, виберіть їх і на панелі інструментів аркуша клацніть кнопку Панель властивостей.
Запити в базах данни
Запит у СУБД ACCESS - об'єкт бази даних, призначений для вибірки даних із таблиць за певними критеріями, виконання обчислень над даними з таблиць, додавання, вилучення і зміни даних у таблицях, подання даних у компактному вигляді, подібному до електронних таблиць
Всі дії із запитами у СУБД ACCESS виконують на закладці запросы вікна бази даних. Кожен запит, що зберігається у файлі, зображується піктограмою з назвою запиту. Для опрацювання запиту можна використовувати контекстне меню і кнопки управління запитами
Запити бувають:
1)Запити на вибірку даних
Запити на вибірку - найпростіший тип запитів у СУБД ACCESS. Так. запити створюють за замовчуванням, і вони дають змогу вибирати з таблиць та інших запитів дані, що відповідають певним критеріям.Конструктор запитів складається з двох частин У верхній частині розміщуються графічні зображення таблиць, до яких роблять запит. Якщо між таблицями існують зв'язки, то вони зображуються так само, як на схемі даних. При цьому можна створити і нові зв'язки. В нижній частині розташований власне бланк запиту, що підлягає заповненню
Для кожного стовпця бланка слід встановити такі характеристики:
- Поле: вказується ім'я поля таблиці, що братиме участь у запиті. Д:І) введення імені можна клацнути у клітинці бланка і, скориставшись кнопкою перегляду переліку, вибрати потрібне ім'я поля. Крім цього, можна перетягти потрібне поле з графічного зображення таблиці у верхній частині конструктора в клітинку бланка;- Имя таблицы: автоматично встановлюється у клітинці під назвою поля- Сортировка: у цій клітинці бланка можна переглянути перелік, що змогу вибрати спосіб сортування даних у вказаному полі: По возрастанию, По убыванию,, Отсутствует;
- Групповая операция (цей рядок виводиться у бланку, якщо на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Групповая операция) дає змогу логічно групувати однакові дані у полі (елемент переглянутого переліку Группировка) або виконувати над даними з поля певні підсумкові обчислення (Sum - сума, Avg - середнє арифметичне, Міп - мінімальне значення у полі, Мах - максимальне значення у полі та ін.);
- Bывод на зкран: у цій клітинці встановлюється прапорець, якщо по.:: має бути виведене на екран у результаті запиту. При розміщенні ново поля на бланку прапорець встановлюється автоматично;- Условие отбора: в цій клітинці записується умова для відбору даних;
- Или: записується складова умови «або», що стосується даних в одно. І. або різних полях.
2)Запити до зв'язаних таблиць За потреби створити запит до кількох таблиць (або запитів) їх слід вибрати у вікні Добавление таблицы так, як при створенні схеми даних. Вибрані таблиці зображуються у верхній частині Конструктора запитів; якщо між ними є зв'язки, то вони також відображуються. Вибір полів на бланку запиту відбувається, так само як при створенні запиту до однієї таблиці.
3)Запити 3 параметрами СУБД ACCESS дає змогу формувати умови відбору даних у процесі виконання запиту. Така «інтерактивність» запитів реалізується завдяки використанню параметрів. Щоб створити такий запит, потрібно у бланку запиту в рядку Условие отбора вказати не константу певного типу, з якою будуть порівнюватись дані, а пояснювальний текст в квадратних дужках. Синтаксис цього текст: довільний, а його зміст призначений для повідомлення користувачеві, яке значення для відбору даних він має ввести. При виконанні такого запиту на екран виводиться вікно з назвою «Введите значение параметра», в якому подано пояснювальний текст і розміщено поле для введення значення параметра
4)Запити на модифікацію таблиць СУБД ACCESS дає змогу створювати три типи запитів, результатами ЯКИ. є не нові таблиці, а зміни, внесені у вихідні таблиці бази даних.
5)Запити на оновлення даних Запити на оновлення дають змогу змінювати значення окремих полів вихідної таблиці. Для полів, що підлягають зміні, можуть бути вказані певні умови.
6)Запити на вилучення даних із таблиць Такі запити дають змогу вилучати з таблиці записи, в яких значення певних полів відповідають вказаним умовам.
