Текстовый процессор Microsoft Word

При подготовке текстовых документов используются три основные группы операций. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид (файл, хранящийся на ПК) путем набора текста или сканирования. Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование текста часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране или на бумаге после печати на принтере.

Создание и сохранение документов. Документы и шаблоны документов создаются с помощью команды Файл – Создать. Word содержит большой набор шаблонов стандартных документов: служебные записки, стандартные письма, резюме и т.п. Шаблоны предоставляют пользователю заранее подготовленные поля для ввода данных [4].

Документы Word сохраняются в виде файлов со стандартным расширением.doc. Первоначальное сохранение нового либо сохранение существующего документа под другим именем выполняют с помощью команды Файл – Сохранить как. Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовую информацию, его можно сохранить как Шаблон документов.

Операции с фрагментами текста. По отношению к выделенному фрагменту текста можно выполнять операции копирования, перемещения и удаления. Имеются 2 способа – через буфер обмена (Копировать (Ctrl+C) или Вырезать (Ctrl+X), Вставить (Ctrl+V)) и методом перетаскивания (копирование осуществляется левой клавишей мыши, удерживая Ctrl; перемещение осуществляется левой клавишей мыши).

Методы представления документа. Загрузив произвольный документ, можно выбрать один из имеющихся режимов представления документа на экране (меню Вид):

Обычный режим – используют при простом вводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные элементы страницы, рисунки и столбцы текста. Режим предназначен только для работы с текстом.

Режим электронного документа (Web) – наиболее удобен в случае просмотра готового документа. Слева открывается дополнительная панель с содержанием документа. Она дает наглядное представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.

В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге. Наиболее удобен для операций форматирования.

Режим структуры удобен для работ над планом документа (составление, просмотр, редактирование).

Средства поиска и замены. Специальные средства для поиска и замены позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в виде текстовой строки, и заменить указанную строку новым текстом. Диалоговое окно Найти и заменить открывают командой Правка – Найти или комбинацией Ctrl+F.

Отмена действия ошибочных команд. Word позволяет отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям. Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка – Отменить (Ctrl+Z). Если операция была отменена по ошибке, то сразу после отмены ее можно повторить с помощью команды Правка – Повторить (Ctrl + Y).

Определение вида и начертания шрифта. В Word по умолчанию все операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или, при отсутствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операций по изменению вида и начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование. Эффекты, недоступные с панели Форматирования, можно создать в окне Формат – Шрифт (вид подчеркивания, цвет текста, разреженный или уплотненный интервал, анимация) [5].

Выравнивание абзацев. Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев. Выравнивание абзаца – это расположение его текста в соответствии с заданными правилами (по левому/правому краю, по центру, по ширине).

Форматирование абзацев. Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно Абзац, которое открывают командой Формат – Абзац или с помощью контекстного меню.

Вкладка Отступы и интервалы определяет выравнивание абзаца и его размещение в потоке текста документа. Способ выравнивания задают в списке Выравнивание. Список Уровень задает смысловой уровень абзаца в общей структуре текста. Панель Отступ определяет правую и левую границу абзаца относительно правой и левой границ страницы. Список Первая строка позволяет задать наличие и размеры «красной строки» (абзацного отступа). Панель Интервал задает промежутки между абзацами, а также между строками данного абзаца. Вкладка Положение на странице предназначена для форматирования абзацев, попадающих на границу между страницами.

Форматирование с помощью линейки. Линейка не только предоставляет информацию о разметке документа, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.

Треугольный маркер, расположенный слева внизу, задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой. Перевернутый треугольный маркер слева вверху задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзацный отступ. Квадратный маркер под линейкой – элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе. Треугольный маркер справа задает правую границу текущего абзаца.

Линейку также используют для задания позиций табуляции.

Автоматизация форматирования. Стили. В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково, т.е., обычно существует несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа. Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Программа Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца. Если нужно изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесения всех необходимых изменений, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу Esc.

Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов Форматирование. При выборе одного из стилей данного списка, изменяется формат текущего абзаца или формат выделенного фрагмента. Создание стиля по образцу – самый наглядный способ создания стиля. Для этого нужно отформатировать абзац, щелкнуть на поле Стиль и ввести название нового стиля. После этого список Стиль будет содержать название нового стиля.

Маркированные и нумерованные списки. Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Так представляют инструкции, перечни предметов или объектов и т.д. Word поддерживает два вида списков – маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты последовательно нумеруются.

Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или Маркеры на панели инструментов. Для изменения или настройки вида списка используют команду Формат – Список.

Создание таблиц. Небольшие таблицы создают кнопкой Добавить таблицу на панели инструментов. Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды Таблица – Добавить таблицу.

Кнопка Таблицы и границы, а также команда Таблица – Нарисовать таблицу позволяют нарисовать таблицу в документе вручную.

Строки и столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек (команды Объединить ячейки и Разбить ячейки). Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную (кнопки Нарисовать таблицу и Ластик).

Команда Таблица – Автоформат позволяет применить один из готовых стандартных форматов, определяющих шрифты, границы и цвета ячеек таблицы. Для изменения границ и цвета заливки ячеек таблицы вручную служат кнопки Внешние границы и Цвет заливки на панели Таблицы и границы.

Форматирование документов сложной структуры. В документе помимо основного текста могут содержаться дополнительные элементы, размещаемые в верхней и нижней частях страницы (в частности, номера страниц). Такие элементы (верхние и нижние колонтитулы) облегчают работу с длинными документами. Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе используется последовательная нумерация страниц и один набор колонтитулов. Если эти данные в рамках документа должны меняться, следует разбить документ на разделы [4].

Для настройки нумерации страниц надо дать команду Вставка – Номера страниц. При этом открывается окно, позволяющее указать, где именно должны располагаться цифры. Кнопка Формат позволяет выбрать метод нумерации. Если документ разбит на разделы, страницы разных разделов могут нумероваться по-разному.

Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит команда Вид – Колонтитулы. Колонтитулы могут располагаться на верхнем или нижнем полях страницы. Кнопки панели инструментов Колонтитулы позволяют вставить в колонтитул номер страницы, дату и время; просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов; переключиться между верхним и нижним колонтитулами.

Проверка правописания. Word существенно облегчает создание грамотных и литературно правильных документов. Неверное слово (орфография) подчеркивается красной линией, а неудачное или неправильное словосочетание (грамматика) – зеленой линией.

Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с возможными вариантами исправления ошибки, один из которых можно выбрать. Пункт Добавить используют, когда слово правильное, но отсутствует в словаре программы. После добавления оно будет считаться правильным для всех последующих документов.

Предварительный просмотр и печать документов. Для того, чтобы увидеть, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, используют режим предварительного просмотра. В этом режиме файл нельзя редактировать.

Обычно для печати используют команду Файл – Печать (Ctrl+P). В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.

Кнопка Печать на панели инструментов – самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. При такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию.

ЗАДАНИЯ

Задание 1. Форматирование текста.

Текст упражнения:

ПЕЧАТАЮЩИЕ УСТРОЙСТВА SILENTA

Печатающие устройства SILENTA имеют прочную конструкцию и хороший внешний вид. Они спроектированы специально для того, чтобы дать Вам возможность улучшить качество печати в Вашем офисе. Они помогают Вам и Вашему персоналу создать более комфортную рабочую обстановку, что приводит к увеличению производительности труда. Вот некоторые из их характеристик: