СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ОСНОВЕ LOTUS NOTES
Лабораторный практикум по дисциплинам
«Информационные системы управления документооборотом», «Автоматизированные информационные системы в производстве»
Содержание
Содержание. 4
Введение. 5
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1. 7
НАСТРОЙКА РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ LOTUS NOTES 7
1. Цель работы.. 7
2. Теоретические сведения. 7
3. Порядок выполнения работы. 9
3.1. Загрузка Lotus Notes 6.5. 9
3.2. Работа со справочной системой Lotus Notes. 9
3.3. Организация рабочего пространства. 10
3.4. Настройка параметров начальной страницы. 12
3.5. Создание начальной страницы. 12
3.6. Удаление начальной страницы. 13
Вопросы к лабораторной работе №1. 14
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2. 15
РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ LOTUS NOTES. 15
1. Цель работы.. 15
2. Теоретические сведения. 15
3. Порядок выполнения работы. 16
3.1. Работа с личным журналом. 16
3.2. Работа с базой данных «Контакты». 18
3.3. Удаление документов из баз данных. 20
3.4. Репликация баз данных. 20
3.5. Создание баз данных с использованием шаблонов Notes. 24
3.6. Определение уровня доступа к базам данных Lotus Notes. 25
3.7. Удаление баз данных. 26
3.8. Завершение работы. 27
Вопросы к лабораторной работе №2. 27
Список литературы.. 28
Введение
Документооборот является одним из тех вспомогательных процессов, без которых невозможно нормальное функционирование любого предприятия. Поэтому необходимость перехода на электронный документооборот, существенно ускоряющий и оптимизирующий процессы обработки документов, и, как следствие, повышающий качество выполнения производственных процессов, ни у кого не вызывает сомнений. Проблемы возникают при выборе средств автоматизации документооборота, поскольку в настоящее время существует большое количество программных средств, разнообразных как по функциональным возможностям, так и по цене.
Одним из таких средств, известных на российском рынке более 15 лет, является система коллективных работ Lotus Notes.
Система Lotus Notes содержит в своей основе гибкую СУБД. Ее клиент-серверная архитектура позволяет разделять и совместно использовать данные при коллективной работе пользователей, вести локальную информацию, впоследствии легко интегрируемую в общие информационные потоки, синхронизировать процессы рассредоточенных и удаленных участников автоматизируемой деятельности. Приложения Notes совместного использования информации дают возможность многим пользователям общаться в конструктивном диалоге и обмениваться сложными документами.
Таким образом, Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.
Lotus Notes обеспечивает:
· единый пользовательский интерфейс для обращения к другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
· гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов, изображений и структурированных систем;
· быструю разработку приложений;
· систему защиты информации вплоть до уровня отдельного документа;
· тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, у удаленных пользователей;
· открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов);
· масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации).
Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1.
НАСТРОЙКА РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ LOTUS NOTES
Цель работы
Целью работы является ознакомление с пользовательским интерфейсом Lotus Notes, а также возможностями гибкой настройки личного рабочего пространства пользователя.
Теоретические сведения
Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.
База данных содержит совокупность документов. Документ представляет собой основной модуль информации в Lotus Notes. Пользователь, создающий базу данных, определяет, какой тип документов она может содержать и какой вид может быть у всех этих документов. Некоторые документы Notes имеют вполне определенную структуру. Другие документы могут иметь более свободный формат. Однотипные документы собираются в базу данных.
Notes представляет в распоряжение пользователя несколько групп, в которые можно организовывать базы данных. Каждая из этих групп называется страницей рабочего пространства. Эти страницы используются для того, чтобы упорядочить по категориям базы данных, точно так же, как вы заполняете различные ящики своей картотеки информацией по определенным темам (рисунок 1).
Можно провести простую аналогию с библиотекой.
Рабочее пространство – деревянная стойка с ящиками;
страница рабочего пространства – ящик картотеки, в который отобрана взаимосвязанная информация;
база данных – папка в ящике, содержащая информацию по определенной тематике;
документ – лист бумаги в папке, содержащий информацию об определенном объекте.
Рис. 1. Организация рабочего пространства Lotus Notes.
Приложения, использующие Notes, можно разделить на несколько типов.
Дискуссионные – это базы данных, использующие документы для задания основной темы и документы отзыва для сбора индивидуальной информации или мнений, которые должны ассоциироваться с ними. Это наиболее общий тип баз данных, предоставляющий возможность участвовать в коллективной работе и в обсуждении текущих проблем.
Приложения оповещения (или информационные службы) – позволяют пользователям получать свежую информацию по интересующим вопросам из внутренних и внешних источников, размещать личные объявления.
Справочные приложения – это базы данных Lotus Notes, спроектированные для поддержки или замещения существующих документальных справочных материалов.
Отслеживающие приложения – базы данных документов, связанных какой-либо проблемой бизнеса (отслеживание и оценка действий служащего или слежение за информационной поддержкой клиента).
Приложения потокового согласования – это базы данных документов по ведению коллективной работы.
