Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.
Автобіографія — це документ, в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності.
Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.
Кожне нове повідомлення починається з абзацу.
В автобіографії обов'язково вказуються:
Прізвище, ім'я та по батькові (Я, Петренко Сергій Миколайович).
Дата народження (народився 9 серпня 1977 р.).
Місце народження (місто, село, район, станція, селище, область).
Короткі відомості про сім'ю, в якій народився (батько, мати, рік народження, їх місце проживання, місце роботи).
Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися і протягом якого часу).
Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад).
Відомості про громадську роботу (усі її види).
Короткі відомості про сім'ю (чоловік, дружина, діти, місце роботи, посада, місце навчання, вік).
Дата і підпис автора.
Заява — документ, який містить прохання або пропозицію однієї, кількох осіб чи організації, адресовану установі або посадовій особі. Розрізняють офіційні заяви, заяви з кадрово-контрактових питань, заяви-зобов'язання та позовні заяви.
Заяви мають такі реквізити:
— Адреса (назва організації або службової особи).
— Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса, у деяких випадках займана посада).
— Назва виду документа.
— Текст (у заяві про прийняття на роботу подається лише сам висновок).
— Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.
— Підпис автора і дата укладання заяви.
Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики.
Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.
Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.
Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України «Про підприємство», «Про власність», які свідчать: «Громадянинові належить виняткове право розпоряджатися своїми здібностями до виробничої і творчої праці, він здійснює це право незалежно або на основі договору». Розрізняють контракти на управління підприємством, контракти на організацію ведення бухгалтерського обліку у товаристві та контракти на виконання обов'язків (трудові договори).
Контракти повинні мати такі реквізити:
— Загальні положення.
— Функції та обов'язки.
— Компенсація та права.
— Формування й умови діяльності.
— Оплата праці й соціально-побутове забезпечення.
— Відповідальність сторін, розв'язання суперечок.
— Умови праці та відпочинку.
— Зміна та розірвання контракту.
— Термін дії та інші умови контракту.
— Адреси сторін та інші відомості.
Трудові угоди — це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.
Трудова угода повинна мати такі реквізити:
— Назва документа (трудова угода).
— Дата і місце складання.
— Перелік сторін, що уклали угоду.
— Зміст угоди із зазначенням обовў язків виконавця і замовника.
— Юридичні адреси сторін.
— Печатка підприємства або організації.
