Технология организации и проведения делового совещания

 

Этапы	Элементы
1.Подготовка	-Определение целесообразности проведения (анализ альтернатив – решения вышестоящего начальства, решение по телефону, селекторное совещание, объединение с плановыми совещаниями). -Определение повестки дня (содержание обсуждаемых проблем и главная тема). -Определение состава участников. -Назначение даты и времени (наилучшие: среда, четверг, вторая половина дня, два пика работоспособности – с 11-12, с 16-18). -Определение места проведения (специально оборудованное помещение, хорошая звукоизоляция в помещении, нормальная температура и влажность, вентиляция, удобная мебель, оргтехника). -Подготовка участников совещания (заблаговременно ознакомить с повесткой и необходимыми материалами).
2.Проведение	-Продолжительность. Оптимальная продолжительность не должна быть более 1 часа; оптимальная умственная совместная деятельность: 40 – 45 минут. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают, если 2 часа без перерыва, то более 90% участников согласны на любое решение, лишь бы совещание закончилось. -Регламент (порядок проведения) – возлагается на председателя. -Протокол (первичный официальный документ, составленный по особой форме) – ведётся секретарем. -Ошибки при проведении: 1. не регламентируется продолжительность и не соблюдается установленная продолжительность; 2. слишком большая продолжительность; 3. не делаются перерывы (после 40 минут должен быть перерыв 10-15 минут) 4. не ограничивают время на доклады и выступления, участники не могут излагать мысли кратко ясно.
3.Подведение итогов и принятие решения	-Выводы -Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ. Определение формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола и т. д.). -Принятие решения о широте информирования -Способы выработки решения: 1. Специально избранная комиссия заранее составляет проект, зачитывается, участники вносят коррективы и принимают голосованием. 2. Представитель собрания подводит итоги обсуждения и формирует решение.
4.Контроль за выполнением решения.	Определение лиц, осуществляющих контроль.

Форма протокола

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

 

00 00 00 № 00 Москва

 

Производственного совещания

 

Председатель - Егоров А. И.

Секретарь - Краснова Ю. И.

 

Присутствовали: фамилии, инициалы.

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы.

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. О…

Доклад зам. Директора Анисимова О. Е.

2. О…

Сообщение гл. бухгалтера Осиповой В. К.

1. СЛУШАЛИ:

Анисимов О. Е. – изложение содержания доклада

 

ВЫСТУПИЛИ:

Егоров А. И., должность – содержание выступления

Иванов Г. Е., должность – содержание выступления

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Утвердить…

1.2 Представить

 

2.СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Постановили:

 

Председатель подпись расшифровка подписи

 

Секретарь подпись расшифровка подписи

 

В дело 00-00

 

Подпись Дата

ВОПРОС 3. Переговоры. Подготовка, проведение и завершение деловых переговоров. Анализ итогов деловых переговоров. См. вопрос №1 и учебник Н.И. Кабушкин «Основы менеджмента».

 

ВОПРОС 4. Телефонные переговоры.

Во многом судьба бизнеса, как крупного, так и малого, зависит от умения эффективно пользоваться телефоном.

Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: вы отвечаете на звонок и вам надо звонить (т.е. входящие и исходящие).

Исследования показывают, что менеджеры различных предприятий тратят на телефонные переговоры от 4 до 27 % рабочего времени.

Построение любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:

• взаимного представления;

 

• введения собеседника в курс дела;

 

• обсуждения ситуаций;

 

• заключительного слова.

 

Необходимые для ведения телефонного разговора материалы должны быть подобраны заранее.

Управленческая технология ведения телефонных переговоров

Если звоните вы

До разговора:

• подумайте, так ли необходим этот разговор;

 

• определите его цель;

 

• подготовьте бумагу, карандаш или ручку, а также календарь и нужные для разговора материалы.

Во время разговора:

• услышав собеседника на другом конце провода, поздоровайтесь («Алло, добрый день /доброе утро/ добрый вечер»);

 

• представьтесь (имя—подразделение—предприятие);

 

• говорите прямо в трубку;

 

• произносите слова четко;

 

• выясните, с тем ли человеком вы говорите, который вам нужен;

 

• спросите, есть ли у собеседника время на разговор или лучше перезвонить попозже;

 

• постарайтесь создать положительное настроение;

 

• не возражайте «в лоб» собеседнику, если желаете добиться благоприятного исхода разговора:

 

• внимательно слушайте собеседника;

 

• не прерывайте его;

 

• говорите спокойным голосом, не кричите;

 

• постарайтесь придать своему голосу приятную интонацию;

 

• чаще улыбайтесь. Собеседник этого не видит, но чувствует;

 

• избегайте монотонности — меняйте интонацию и темп разговора;

 

• не говорите слишком быстро или медленно — попробуйте подстроиться под темп собеседника;

 

• не переоценивайте способность собеседника понять специальную терминологию;

 

• избегайте жаргона;

 

• используйте паузы;

 

• если собеседник вас не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте сказанное теми же словами, а найдите новые;

 

• в конце разговора уточните, кто и что будет делать дальше.

После разговора:

• проанализируйте, сказано ли все нужное;

 

• проверьте, не следует ли передать кому-либо это сообщение;

 

• точно запишите итог разговора (о чем вы договорились с собеседником);

 

• запишите, что пообещали сделать;

 

• сделайте необходимые заметки в ежедневнике.

Если звонят вам

• Всегда рядом с телефоном держите карандаш или ручку и бумагу.

 

• Отвечая после приветствия, называйте свое имя, отдел и предприятие.

 

• Сразу запишите фамилию звонившего и его проблему.

 

• Если позвонивший не представился, попросите его об этом.

 

• Если вы не можете сразу ответить на вопрос, то передайте содержание разговора человеку, знающему данную проблему.

 

• Спросите, можно ли перезвонить сразу же, как выясните вопрос.

 

• Если для выяснения вопроса потребуется много времени, сообщите об этом собеседнику и спросите, может ли он еще подождать или лучше позвонить попозже.

 

• Выяснив вопрос, поблагодарите собеседника и извинитесь за то, что заставили его ждать.

 

• Если передаете сообщение своему коллеге, предварительно коротко объясните ситуацию.