Виды информационных процессов – сбор, передача, обработка, систематизация, хранение, представление информации

Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

 

Информационные технологии

Информационная технология – совокупность методов и средств сбора, регистрации, обработки, передачи, накопления, поиска и защиты информации на базе применения программного обеспечения, вычислительной техники и средств связи, а также совокупность способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Информационная технология – это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации.

Информация как объект воздействия представляет собой данные, записанные на том или ином носителе. Информация - это отчужденное знание (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому-либо. Спрос в условиях рыночных отношений на информацию и информационные услуги привел к тому, что современная технология обработки информации ориентирована на применение широкого спектра технических средств, вычислительных машин и средств коммуникаций. На их основе создаются вычислительные системы и сети различных конфигураций с целью накопления, хранения, переработки информации, максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или лицу, принимающему решение. Развитие возможностей информатизации создает материальную базу для новых преобразований производственных отношений, определяя переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым автоматизированным и автоматическим (безлюдным) производствам.

Все виды информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации. Жизненный цикл автоматизированной информационной системы можно сформулировать из четырех этапов: разработки (техническое задание, технический проект, рабочая документация), ввода в эксплуатацию (предэксплуатационное накопление данных, испытания информационных технологий, сертификация, установка на объекте), эксплуатации (эксплуатационное накопление данных и ситуационное изменение данных, использование на объекте, услуги заказчикам), списания.

Информационные технологии являются функциональными компонентами других видов технологий (к примеру, производственные, организационные, социальные) и выполняют роль их интеллектуального ядра. Использование информационных технологий позволяет значительно повысить эффективность этих технологии, сокращая затраты других видов ресурсов общества.

Спрос в условиях рыночных отношений на информацию и информационные услуги привел к тому, что современная технология обработки информации ориентирована на применение широкого спектра технических средств, вычислительных машин и средств коммуникаций. На их основе создаются вычислительные системы и сети различных конфигураций с целью накопления, хранения, переработки информации, максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или лицу, принимающему решение.

Появление в конце 1950-х годов ЭВМ и их стремительное совершенствование создало предпосылки для автоматизации управленческого труда, формирования рынка информационных продуктов и услуг. Развитие ИТ шло параллельно с появлением новых видов технических средств обработки и передачи информации, совершенствованием форм использования ЭВМ и ПЭВМ, насыщением инфраструктуры новыми средствами коммуникаций.

Автоматизированные информационные технологии принято классифицировать по различным признакам: по способу реализации в АИС, степени охвата автоматизацией задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области и др.

Таблица 1

Автоматизированные информационные технологии

Признак	Вид
по способу реализации	традиционные, новые
по степени охвата задач управления	электронную обработку данных, автоматизацию функций управления, поддержку принятия решений, электронный офис, экспертную поддержку
по классу реализации технологических операций	работающие с текстовыми редакторами, электронными таблицами, СУБД, графическими объектами, а также мультимедиа и гипертекстовые системы
по типу пользовательского интерфейса	пакетные, диалоговые, сетевые
по способу построения сети	локальные, многоуровневые, распределенные
по обслуживаемым предметным областям	технологии бухгалтерского учета, банковской деятельности, налоговую, страховую деятельность и др.

 

Виды информационных процессов – сбор, передача, обработка, систематизация, хранение, представление информации

Сбор информации происходит при использовании традиционных методов, таких как анкетирование, интервью и др. Перед сбором информации надо определить потребность в информации. Обработка информации – обработка данных, полученных в результате сбора информации, их оценка, создание информационной модели. Систематизация предусматривает под собой получение систематизированного информационного объекта, т.е. дальнейшее его упорядочивание и преобразование в соответствии с установленными требованиями. Это окончательная стадия разработки программного продукта. Хранение осуществляется на материальных, электронных и других носителях (печатные листы, диски, дискеты и др.). Представление информации осуществляется в виде работы готового программного продукта, показывающего, как работает программа на компьютере – ее восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия. Вводятся данные для проверки, и осуществляется анализ результатов. Результат этого этапа – правильность программы. Если же программа сделана неправильно, то производится работа по перечисленным этапам с дополненными или обновленными данными.

 

Возникновение и развитие информационных технологий «Электронный офис»

Термин «офис» означает место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Организация документооборота и работа канцелярии являются главными функциями офиса. Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в т. ч. и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Базой качественных решений является качественная информация, получить которую сложно даже на современных предприятиях. Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

Границы и направления автоматизированной обработки информации в офисе во многом зависят от модели его функционирования.

Различают три модели офиса: информационную, коммуникационную и социотехническую.

Модель офиса как информационной системы исходит из того, что информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало информационного процесса – генерирование информации (информационных документов), окончание – восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Информационные технологии «Электронный офис» обусловлены своим возникновением необходимостью повышения эффективности управления (автоматизацией рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией).

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Следовательно, человек может максимально использовать все свои чувства восприятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия.

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Интертекст – взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста и обнажает противоречия. Компьютер как компонент информационных сетей становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового способа объединения множества разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяет резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером.

Объединение компьютеров в вычислительные сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще одно преимущество построения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в т. ч. и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывает необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

Рис. 1. Компоненты электронного офиса

 

Основными компонентами деятельности электронного офиса являются:

1) сбор и регистрация входящей информации офиса. Данная информация сохраняется в БД офиса. В крупных организациях, обрабатывающих большие объемы информации, могут быть сформированы банки данных (хранилище данных);

2) обработка входящих данных, их анализ, формирование информационных продуктов. Входящая необработанная информация должна быть сохранена и передана по назначению;

3) передача сформированных информационных продуктов внешним и внутренним пользователям.

Современный офис широко использует возможности локальных компьютерных сетей, которые позволяют перейти на полный электронный документооборот, т.е. информация получается, хранится и передается в виде электронных документов.

Современное российское законодательство придает электронному документу юридическую силу, равную бумажному документу. Юридическая сила электронного документа устанавливается с помощью кода, формы документа, № документа, дата создания документа и электронно-цифровая подпись.

Выделяют 5 тенденций развития информационных технологий.

1) Усложнение информационных продуктов и возрастание их роли. В современной экономике финансовое состояние организации во многом зависит от принимаемых в ней управленческих решений. Основой для принятия управляемого решения являются информационные продукты организации (отчеты, результаты исследований, планы развития, результаты анализа и т.д.). Для формирования качественного продукта необходимо использовать наиболее современные ИТ. Современные программы оснащаются мощным математическим аппаратом, средствами анализа, планирования, оптимизации, а также средствами выхода в глобальные сети.

2) Обеспечение совместимости (интегрированности) ИТ. В последнее время большой популярностью пользуются интегрированные пакеты пользовательских программ.

3) Ликвидация промежуточных звеньев. Современные ИТ, автоматизируя задачи управления, устраняет тем самым управленцев среднего и низшего звена, а также сокращение управленческих штатов.

4) Глобализация – это общая тенденция мировой экономики. Проявляется как развитие глобальных сетей, глобальных БД, как повсеместное использование единых программ.

5) Конвергенция,т. е. стирание различий между сферами материального и информационного пространства, а также увеличение информационной составляющей в материальном продукте. Продукции развитых стран на долю материальных составляющих приходится 10-20% стоимости товаров.