Внешняя организация рабочего места.Принципы проектирования рабочих помещений

Внешняя организация рабочего места предполагает:

¨ его позиционирование относительно других мест, потолков, стен, колонн и проч. в рабочем помещении (офисе, цехе, мастерской, на складе, в гараже и проч);

¨ проектирование рабочих помещений;

¨ выдачу заказов на планировку строящихся по индивидуальным заказам зданий;

¨ распределение подразделений в помещениях уже имеющихся зданий;

¨ проектирование оборудования коллективного пользования самих помещений.

Исходными моментами проектирования рабочих помещений являются:

¨ функциональное назначение (кабинеты, холлы, бытовые помещения и проч.);

¨ особенности технологии той деятельности, которая в них будет осуществляться;

¨ санитарно-гигиенические, психологические и иные требования.

 

Требования к расположению рабочих мест регламентируются ГОСТ 21.958-76, к расположению комнат ¾ ГОСТ 22.269-76.

 

Проектирование производственных помещений является более простым. Это обусловлено их размерами (на все хватит места), преобладающим влиянием объективных технологических условий (конвейер, поточные линии и т. п.), относительно меньшей ролью социальных и психологических контактов, незначительным влиянием внешних условий на результативность физического труда.

Поэтому сосредоточимся на проектировании служебных (офисных) помещений. Офис ¾ административное подразделение организации, выполняющее все функции по делопроизводству и документированию управления.

История знает четыре типа офисов:

1. Контора писаря. Все работы в ней велись вручную с помощью пера, чернильницы, бухгалтерской книги, счетов. Обмен информацией осуществлялся посыльными.

2. Механизированный офис (с 1880-х гг.). Основные элементы: пишущая машинка, телефон, телекс. С их помощью обеспечивалось механическое написание документов под копирку, а обмен информацией поддерживался, кроме того, почтовой и телеграфной связью. Все это значительно повысило производительность управленческого труда и скорость обмена информацией.

3. Электрифицированный офис (середина ХХ в.) основан на технике, работающей на электрических сигналах. Электрические пишущие машинки с заменяемыми головками, копировальные устройства, работающие с ординарной бумагой, портативные диктофоны вновь существенно повысили качество работы с документами и оперативность обмена информацией.

4. Электронный офис (с 1980-х гг.) основан на компьютере, преобразующем информацию по сложной программе и мгновенно передающем ее по сети Интернет в любую точку земного шара. Изобретение электронной подписи сделало возможной передачу не только информации общего характера, но и любых официальных документов.

Элементами современного технического оснащения офиса являются:

¨ оргтехнический блок, оснащенный компьютером (для каждой категории работников ¾ свои);

¨ программное обеспечение;

¨ коммуникационные сети;

¨ устройства совместного пользования.

 

С помощью компьютеров удалось преодолеть оторванность работников друг от друга, и теперь нет нужды собирать их в одном месте и в одно время. Люди могут быть дома, у клиента, в гостинице, в транспорте, но с помощью электронных средств связаться с кем надо и передать любую информацию, в том числе визуальную. Это значительно расширяет границы офисного пространства, сохраняя и облегчая планирование рабочего времени.

 

При проектировании офисов необходимо прежде всего учитывать, что технология управления требует постоянного общения и контактов сотрудников, в том числе с посторонними лицами. Следовательно, распределение структурных подразделений по комнатам, размещение в них мебели и оборудования должно предотвращать потери времени на лишние перемещения (что сохраняет здоровье), а с учетом высокой стоимости недвижимости (уровня арендных ставок) ¾ обеспечивать экономичное использование площадей. Во многом этому способствует прямоточное движение потока документов и иной информации, исключение его лишних пересечений и возвращения к исходным или промежуточным пунктам. Подразделения и работников, постоянно контактирующих друг с другом, размещают рядом; подразделения и работников, в равной мере обслуживающих всех остальных, ¾ на одинаковом расстоянии от них; подразделения и работников, связанных с приемом посетителей (например, отдел кадров), ¾ рядом с входом на первом этаже.

Площадь помещений должна отвечать действующим санитарным нормам и специфике работы. Общая потребность в площадях определяется исходя из размеров объектов, которые должны размещаться на них. Площадь рабочего места имеет решающее значение, ибо ее занижение сокращает эффективность работы, а завышение приводит к избытку хранимых материалов, захламленности и также ухудшает работу.

Соотношение длины и ширины служебных помещений желательно иметь от 1: 1 до 1: 1,5, в крайнем случае 1: 2. При этом минимальная ширина должна быть 2,5-3 м, глубина при одностороннем естественном освещении не более 7 м, а оптимальная высота ¾ 3,1-3,25 м.

По существующим нормам на каждого работника должно приходиться 15 м³ помещения и 4,5 м² площадей. В частности, на технического исполнителя ¾ не менее 3 м², а на специалиста ¾ 4 м².

Вестибюль проектируется из расчета 0,15 м² на человека, но не менее 18 м².

Размещение сотрудников в офисе может осуществляться по двум принципам ¾ зальному и кабинетному. Первый предполагает распределение работников в отдельных кабинетах по 1-3 человека, малых комнатах по 4-10 человек и больших ¾ по 11-30 человек с учетом возможностей организации и необходимого набора средств управленческого труда.

Кабинеты руководителей организации, часто используемые для совещаний и встреч делегаций, должны иметь площадь 24-55 м², а руководителей структурных подразделений, проводящих оперативки, ¾ 8-24 м². Площадь приемной рекомендуется в среднем 19 м².

Кабинет оформляют в едином стиле. Хорошо иметь живые цветы. Для неформальных бесед в углу кабинета целесообразно иметь столик с креслами.

Зальный принцип размещения предполагает, что управленческий персонал располагается в залах вместимостью до 1000 человек, оборудованных кондиционерами и звукопоглощением. Рабочие места отделяются друг от друга передвижными перегородками высотой 1,5 м или шкафами (оптимальная высота шкафа 170-190 см, ширина ¾ 45-120 см). На Западе такой принцип традиционен, в России он применим только в новых, специально построенных под офисы зданиях.

Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. В больших помещениях лучше используется полезная площадь, там легче менять планировку, дешевле обходится отопление, освещение, вентиляция. В любой момент люди могут свободно общаться друг с другом, подчиненные находятся под постоянным контролем руководителя, сотрудники получают большую рабочую зону, размещаются в целом в соответствии с «технологией», поэтому укорачиваются маршруты перемещения и документационные потоки.

Хотя при помощи перегородок каждому в зале можно сделать свой мини-кабинет, в целом здесь труднее сосредоточиться, больше соблазнов отвлечься на посторонние дела и разговоры, выше утомляемость. Поэтому во многих японских фирмах создают специальные комнаты для размышлений.

Кабинет обеспечивает конфиденциальную, уединенную обстановку, необходимую для работы со сложными или закрытыми документами, придает владельцам особый статус, но неудобен для проведения больших совещаний, коллективной работы. При зальной планировке, благодаря постоянному зрительному контакту, облегчается общение, снижается потребность в совещаниях. В то же время слабее выражается статус индивида, нечетко определяются границы рабочих мест.

В определенной степени преодолению отмеченных недостатков служит концепция комбинированного офиса, предполагающая, что каждому сотруднику выделяются постоянное и временное рабочие места. Первое закреплено за ним в виде небольшого кабинета и предназначено для выполнения основных функций; второе в виде общего помещения для вспомогательных работ, совещаний и хранения документов, приема посетителей, творческой работы и проч. он делит с коллегами.

Внутренняя планировка помещений офиса осуществляется во многом с помощью мебели.

Рабочие столы следует развернуть по возможности в одном направлении: сотрудники не должны смотреть в лицо друг другу или в стену, ибо это утомляет. Положение работника лицом к окну нежелательно, а спиной ¾ недопустимо, так как возникает ослепление или затенение. Поэтому рабочие столы лучше всего располагать перпендикулярно к окнам на некотором расстоянии от отопительных приборов. При их расстановке надо иметь в виду, что работа должна передаваться с одного места на другое сбоку или спереди.

В случае если имеет место четкая последовательность работ, столы целесообразно размещать в шахматном порядке углами встык. При этом учитывается и такое психологическое обстоятельство, что люди лучше взаимодействуют с теми, кто сидит по диагонали напротив или через одного.

Если в комнате недостаточно места, чтобы поставить столы на необходимом расстоянии друг от друга, их лучше всего разместить рядом. Следует учесть, что группировка столов по 4 сокращает требуемую для них площадь на 15-30%.

Стол руководителя обычно располагается так, чтобы не мешать подчиненным (он является самым посещаемым лицом в подразделении), но не слишком близко к двери (иначе он сам будет восприниматься как подчиненный), и чтобы входящие не сразу могли его видеть, если он работает в общем зале. При этом он не должен сидеть напротив подчиненных или спиной к ним.

В служебных помещениях лучше подчеркивать равенство. Кабинет с фотографиями руководителей создает впечатление иерархичности.

 

Рабочие места операторов персональных компьютеров располагаются рядами. Стол для персонального компьютера должен иметь общую ширину 1200 мм и высоту 680-760 мм (если она не регулируется, то 720 мм). Удаленность монитора от глаз 500-600 мм. При вводе информации оператор должен работать не более 4 ч в день с перерывами через час 5-10 мин, через 2 ч ¾ 10-15 мин.

 

Оборудование и мебель коллективного пользования размещают так, чтобы к ним было удобно подходить. Это обеспечивается за счет удаления из служебных помещений всего лишнего и сохранения оптимальной ширины проходов, что создает условия для более сосредоточенной работы.

 

Так, для одного человека она должна быть не менее 60 см, для двух ¾ 80, для трех ¾ 100 см; желательная ширина прохода между столом и стенкой 65 см; между столами ¾ 55 см; между столами, стоящими в ряд, ¾ 70 см; между столами с проходом между ними ¾ 90 см; расстояние от стола до шкафа с документами не должно превышать 180 см. В целом для обеспечения свободного перемещения персонала рекомендуется оставлять для проходов 15% площади при зальной планировке и 20% ¾ при кабинетной.

 

Важной характеристикой производственных и офисных помещений является их цветовое оформление. Если оно удачно подобрано, то оказывает благоприятное воздействие на нервную систему: бодрит при однообразной работе или ослабляет напряжение в противоположной ситуации; словом, обеспечивает психологический комфорт, снижает зрительное и общее утомление.