Помимо чисто кадровых, в процессе управления персоналом используются другие документы. К ним относятся протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. Рассмотрим их подробнее.
В протоколе отражается ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется обычно в процессе самого мероприятия или, если оно фиксируется на пленке, составляется в течение 5 дней специалистом в соответствующей области. К его составным элементам относятся:
1. Вводная часть. Содержит фамилии председателя, секретаря и всех присутствующих (в том числе приглашенных) в алфавитном порядке и повестку дня. Если присутствующих много, составляется их отдельный список (для приглашенных указывается их место работы), а в основном документе указывается лишь их общее число. Иногда к нему прикладывается также содержание повестки дня, оформляемое отдельно. Название каждого из пунктов в ней начинается с предлогов «О» или «Об» и печатается без отступления от края текста.
2. Основная часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня по разделам, каждый из которых начинается с номера вопроса, его наименования и слова «Слушали»; с новой строчки с абзаца в именительном падеже дается фамилия, иногда должность докладчика. Содержание выступления излагается от третьего лица или делается запись «текст прилагается». Затем фиксируются в порядке поступления вопросы и ответы на них, в заключение делается запись о решении («Решили», «Постановили»).
3. Иногда протокол может содержать общую постановляющую часть, в которой указывается, что, кому и когда надо сделать.
Если содержание выступлений стенографируется, допустим краткий протокол, в котором после списка присутствующих и приглашенных указываются порядковые номера вопросов по повестке дня. Заголовки выступлений и фамилии докладчиков указываются в порядке очередности.
Справка подтверждает те или иные факты и события, относящиеся к сотрудникам. Повторяющийся характер многих из них позволяет оформлять справки на трафаретных бланках, с записью от руки лишь фамилии, имени, отчества, а также места, куда она представляется. Внутренние справки оформляются на обычных листах.
Докладная записка предназначена для информации руководства организации о сложившейся с работниками ситуации, выполнении ими поручения и проч. Она готовится как по личной инициативе, так и по поручению, и служит основой принятия решения. Ее текст состоит из двух частей: констатирующей и побудительной; в последней излагаются просьбы и предложения автора. Внутренняя докладная записка пишется на простом листе бумаги и подписывается составителем; внешняя ¾ на бланке за подписью должностного лица.
Объяснительная записка разъясняет руководителю причину имевших место фактов, произошедших событий, в которых сотрудник принимал участие, и оформляется аналогично докладной.
Акт составляется комиссией или должностным лицом для официального подтверждения того или иного факта, имевшего отношение к сотруднику, на основе тщательного изучения событий и документов, состоит из двух частей: вводной и констатирующей, подписывается составителями и при необходимости утверждается руководителем.
Во вводной части перечисляются основания составления акта, лица, принявшие участие или присутствовавшие при описываемых событиях (в алфавитном порядке, с указанием должности и места работы), делаются ссылки на соответствующие документы.
В констатирующей части излагаются цели, суть и результаты работы, проделанной его составителями.
Доверенность свидетельствует о предоставлении доверителем (руководителем организации, подразделения) поверенному (подчиненному сотруднику) права совершать от его имени определенные действия. Она оформляется на официальном бланке и включает такие элементы, как ФИО доверителя и поверенного, основной текст, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверивших документ; печать; даты составления и заверения.
Расписка является документом, удостоверяющим факт получения сотрудником каких-то ценностей, а при необходимости ¾ обязательство и срок их возврата. Она содержит такие реквизиты, как название документа, текст, должность, ФИО, получившего ценности, подпись и дата.
Рекомендация:
