Особенности проектирования форм документов результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

· полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

· количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

· своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу;

· достоверность предоставляемой информации;

· хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

· отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис. 5.4):

· выделение трех зон в документе;

· разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

· выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вто­рую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

Рис. 5.4. Схема структуры результатного документа

· выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания стар­шинства итога);

· если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.

3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5. Подсчет длины строки в табличной зоне (L_док) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле

L_док = L₁+L₂ +...+L_i+...+ L_n + k*d,

где L_i - длина i -го реквизита (i = 1 - n);

k - число колонок в таблице;

d - число пробелов между колонками.

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

· вынос итоговых колонок в итоговые строки;

· перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

Вопросы для самопроверки

1. Какие функции выполняет документ в ЭИС?

2. Какие виды документов можно выделить в системе документации?

3. Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?

4. Какие существуют виды УСД?

5. Перечислите принципы и назовите требования к построению первичных документов.

6. Каковы принципы и требования к построению форм резуль­татных документов?

7. Каковы особенности построения форм первичных документов?

8. Каков состав операций проектирования форм результатных документов?