Системный подход к управлению проектами исходит из такого положения, что проект рассматривается как отдельная социально-экономическая система. Исходя из чего при работе над проектом или его реализации, необходимо учитывать следующее:
- проект имеет свою внешнюю среду, в которой он возникает, развивается и живет;
-;проект как любая система состоит из элементов, которые связаны определенными связями;
- состав элементов проекта может меняться на протяжении его жизненного цикла.
Проект относится к классу открытых систем по ряду причин:
-любой проект нуждается в информации, своевременный обмен информацией делает проект жизнеспособным;
- входные параметры могут быть заданы в неявной форме и могут быть восприняты проектом как системой неоднозначно;
- на выходе проекта желаемые и ожидаемые результаты могут быть получены с той или иной степенью вероятности;
- процессы внутри проекта как системы не являются постоянными, их направление, скорость и интенсивность может меняться в соответствии с интересами достижения цели[7].
Реализация проекта происходит в среде, которая характеризуется постоянными изменениями, что влияет на выполнение работ по проекту. В реальности любой проект реализуется конкретной организацией, поэтому среду проекта можно подразделить на внутреннее и внешнее окружение, которые находятся в постоянном функциональном взаимодействии (рис. 2.1).
При разработке проекта, выборе методов и средств его реализации необходимо сделать анализ внутреннего и внешнего окружения:
1) составить перечень участников и факторов, которые влияют или могут повлиять на успешную реализацию проекта;
2) составить карту участников и факторов с указанием оценки влияния, качества влияния и возможные пути их контроля;
3) определить степень зависимости проекта от участников и факторов;
4) установление риска влияния изменений параметров внешней среды в интересах проекта.
Для прогнозирования и анализа факторов внутренней и внешней среды проекта команда проекта должна осуществлять выполнение следующих задач:
- сбор полных требований по проекту;
- обеспечение проектной информацией всех заинтересованных участников;
- определение возможностей и степени удовлетворения требований;
- определение форм и масштабов сбора информации о требованиях к проекту и их изменениях;
- прогнозирование изменений окружения проекта;
- формирование критериев оценки приоритетов и иерархии требований (обязательных и желательных).[8]
Рассмотрим наиболее существенные факторы внутренней среды проекта.
Стиль руководства проектом оказывает влияние на работу команды проекта, его творческие изыскания, дисциплину, психологический климат.
Особая организация проекта заключается во взаимоотношениях между участниками проекта, распределении прав, обязанностей. От гибкости организации порой зависит успех проекта.
Участники проекта влияют на проект в соответствии со своими интересами, уровнем ответственности и степенью вовлеченности в проект.
Команда проекта является непосредственным исполнителем проекта, от работы которой зависит успех проекта.
Методы и средства коммуникации определяют оперативность, полноту и достоверность сбора и обмена, информацией между участниками, внутренней и внешней средой проекта.
Экономические условия связаны с бюджетом, сметами, ценами, тарифами, страхованием, рисками, льготами, налогами и другими факторами, действующими внутри проекта и определяющими его стоимостные характеристики.
Социальные условия проекта составляют уровень заработной платы, предоставляемые дополнительные социальные гарантии и обеспечение, условия труда и техники безопасности и др.
К несущественным факторам относятся:
- экологическое воздействие результатов проекта на окружающую среду;
- технические условия (технологии и техника);
- уровень информатизации проекта;
- организации документооборота проекта.
Если факторы внутреннего окружения проекта можно контролировать и управлять ими, то факторы внешнего окружения в силу своей неопределенности и вероятностной природы плохо поддаются контролю и управлению. Поэтому в системе управления проектом существует подсистема управления рисками, направленная на прогнозирование и предотвращение возможных негативных воздействий факторов внешней среды. Исходя из чего, можно сказать, что управление проектом как системный процесс имеет дело с непредсказуемыми ситуациями, и в целях эффективного управления необходимо учитывать следующие особенности проекта:
- наличие активного человеческого фактора;
- многовариантные модели поведения;
- трудности определения предельных возможностей системы;
- способность изменять структуру при сохранении целостности и жизнеспособности;
- способность выявлять варианты поведения и развития;
- способность к адаптации при изменении внешних и внутренних факторов;
Способность и стремление к целеобразованию и целедостижению.
Рис. 2.1. Схема окружения проекта
Рассмотренные особенности проектов требуют научной организации управления проектами на основе соответствующей методологии.
Структуризация проекта
3.1. Понятие и порядок структуризации проекта
Структура любого проекта представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов – процедур, процессов, работ. Структура проекта представляет собой иерархические декомпозиции проекта на составные части, необходимые для организации, реализации и осуществления контроля выполнения проекта. При разработке структуры проекта определяются элементы системы и связи между ними, распределяются задачи между уровнями и элементами проекта, выбираются средства и методы эффективного решения задач. На основе структуры проекта определяются модели процессов и процедур проекта и его окружения на протяжении жизненного цикла проекта. Насколько детально и тщательно разработана структура проекта, настолько будет эффективен процесс управления проектом.
Формирование структуры проекта начинается с разбиения целей проекта на задачи и далее на более мелкие блоки работ вплоть до достижения самых мелких позиций, подлежащих контролю[9]. Получается «дерево целей», позволяющее определить объемы работ по проекту. Разбиение на работы позволяет установить взаимосвязь между ресурсами и объемами работ по проекту.
На практике структурирование проекта осуществить нелегко. Структура проекта должна включать разделение работ по трем направлениям (примеры типов структур проекта представлены на рис.3.1):
1) компоненты продукции (услуг) проекта,
2) этапы жизненного цикла,
3) организационная структура, которая задает организационную структуру проекта.
4) Главная задача при структуризации проекта – найти вещественные компоненты проекта, что напоминает разбивку книги на главы, земельной площади – на участки. Такую структуру называют подпродуктовой. Однако при структуризации необходимо учитывать и этапы жизненного цикла проекта, такие, как планирование, сборка, реализация и т.д.[10]
Процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, подготовки сводного плана проекта и матрицы ответственности. Осуществление этого процесса относительно легче в осязаемых проектах, например, в строительстве, чем в проектах, например, социальных.
Структуризация проекта позволяет получить:
- определение комплекса работ по проекту и разбиение их на управляемые операции, процедуры;
- распределение ответственности и ресурсов за отдельными структурными подразделениями с учетом их функций;
- определение объема необходимых ресурсов, затрат, финансовых средств, времени;
- единую базу данных для планирования, составления сметных документов, контроля затрат и работ по проекту;
- конкретизацию целей проекта по структурным подразделениям организации;
- информацию для привлечения подрядных организаций;
- увязку работ по проекту с системой ведения бухгалтерского учета.
Структуризация проекта может происходить в следующей последовательности:
1. Определение проекта. На этом этапе формулируются цели и содержание проекта, определяются конечные продукты проекта и их характеристики.
2. Детализация подразумевает рассмотрение уровней детализации плана и выявление оптимального количества уровней элементов структуры.
3. Структура процесса. Этап предназначен для разработки схемы жизненного цикла проекта.
4. Организационная структура. Происходит формирование оптимальной организационной структуры проекта, которая включает всех участников и их группы, занятых в проекте, лиц из внешнего окружения, заинтересованных в реализации проекта.
5. Структура продукта. Формируется разбивка конечного продукта по компонентам или подсистемам с определением материального обеспечения, программного обеспечения, информационного обеспечения и т.п.
6. Система бухгалтерских счетов организации – заключается в разработке системы кодов, применяемых при структурировании проекта, которая должна основываться на системе внутреннего бухгалтерского учета.
7. Структура разбивки проекта. Формируется единая структура проекта путем объединения результатов с 3-го по 6-ой пункт.
8. Генеральный сводный план проекта. План может далее корректироваться в процессе поиска критического пути.
9. Матрица распределения ответственности. На данном этапе формируется матрица, столбцы которой представляют элементы организационной структуры организации, а строки – элементы структуры проекта. В ячейках матрицы при помощи условных обозначений или кодов указываются уровни ответственности.
3.2. Методы структуризации проекта.
Методы структуризации проекта сводятся к двум типам:
· метод «сверху вниз» - определяются общие задачи, на основе которых осуществляется детализация уровней проекта;
· метод «снизу вверх», когда определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.[11]
Структуризация проекта может осуществляться на основе ряда моделей, например:
-Дерево целей - первая по времени разработки структурная модель декомпозиции целей проекта на составные компоненты (дерево – связанный граф, выражающий соподчинение и взаимосвязи элементов, в данном случает элементами являются цели и подцели).
Рис.3.1. Примеры типов структур проекта «Строительство гостиничного комплекса»
- Дерево решений – граф, схема, отражающие структуру задачи оптимизации многошагового процесса, ветви дерева представляют различные события, которые могут возникнуть, а узлы – точки, в которых возникает необходимость выбора, в некоторых узлах события могут не поддаваться управлению, тогда менеджер проекта может дать оценку вероятности того или иного решения.
- Дерево работ. На каждой стадии планирования работы по проекту проектирования необходимо разделить на части, при получении дополнительной информации эти части подразделяются на пакеты работ. Пакеты работ – это нижний уровень дерева работ, за которые ответственны подрядчик или соответствующий отдел организации-заказчика. Пакеты работ позволяют легче планировать, организовывать, оперативно управлять, контролировать, разрабатывать сетевые графики выполнения проекта. Дерево работ служит основой для разработки структурной схемы административного управления проектом.
- Организационная структура исполнителей закрепляет уровни и объемы ответственности в организационной структуре. В такой схеме руководитель проекта находится на ее верхнем уровне, а на более низких уровнях последовательно располагаются отделы, функционально управляющие работами.
- Матрица распределения ответственности по исполнителям, которая формируется на основе дерева работ и организационной структуры исполнителей.
- Сетевая модель проекта (иерархическая система сетевых моделей с заданным уровнем детализации) строится на основе структурной модели с использованием «дерева целей», организационной структуры исполнителей и матрицы ответственности, выделяются пакеты работ с назначенными для них исполнителями, что дает возможность разработать сетевой график узловых событий. Каждый пакет работ представляется своим сетевым блоком. Каждый руководитель на своем уровне может вести работу независимо от других в соответствии со своим сетевым блоком (подсетью), для руководителя проекта разделение проекта на подсети позволяет осуществлять эффективный контроль.
- Структурные декомпозиции стоимостных показателей ресурсов, которые строятся на основе структуры проекта и данных о стоимости элементов проекта. Иерархически построенный граф фиксирует необходимые на каждом уровне ресурсы для реализации проекта.
- Дерево распределения рисков проекта и мер по их снижению[12].
Для структурирования проектов существуют схемы, одной из которых является метод Г. Ласуэлла. Задаваемые в процессе структурирования проекта вопросы, представленные в таблице 3.1, возможно применять для определения отдельных элементов проекта и взаимосвязей между ними, а ответы на вопросы позволяют составить общее представление о проекте и взаимосвязях между его элементами.
Как стало ясно из представленного материала, структуризация проекта является необходимым элементом системы управления проектами. На всех фазах жизненного цикла проектов используются структурные модели для решения задач управления проектом.
