Форматирование текста в ячейках

Создание и сохранение документа

Новая книга Excel создается автоматически при запуске про­грам­мы. Если же при работе с программой требуется создать еще один до­кумент, следует щелкнуть по кнопке Office и в появившем­ся меню вы­брать команду Создать (New). Откроется диалоговое ок­но Создание книги (New Workbook), идентичное окну Созда­ние документа (New Document), рассмотренному при изучении Word.

Книга Excel может создаваться из чистого шаблона (Новая кни­га (Blank Workbook)), а также из шаблона – заготовки опре­де­ленного до­кумента. Среди установленных шаблонов есть за­го­товка для создания выписки по счету, отчета по продажам, аван­со­вого отчета, рабочего листка и других документов. С веб-ре­сур­са Microsoft Office можно ска­чать дополнительные шаблоны.

Сохранение книги производится так же, как и сохранение доку­мен­та Word. Однако книги Excel 2007 имеют файловый формат, не­совместимый с предыдущими версиями. Если книгу плани­рует­ся открывать в Excel одной из предыдущих версий, следует выб­рать формат Книга Excel 97-2003 (Excel 97-2003 Workbook).

Ввод и редактирование данных

Чтобы ввести в ячейку данные (текст, число, формулу), доста­точ­но щелкнуть по ней и начать ввод. Чтобы завершить ввод дан­ных, следует нажать клавишу Enter (при этом фокус ввода перей­дет на ячейку ниже) или щелкнуть по любой другой ячейке. В таб­лице приводятся примеры, как типы данных определяются вводимыми данными.

Примеры ввода данных

В ячейке наберем:	Тип данного	В ячейке наберем:	Тип данного
Инженер	Текст (не число и не фор­му­ла)	1.0	Текст (не число и не фор­мула)
	Целое число (хотя, такой тип числа не выделяют)	1,0	Число с плавающей за­пя­той (вещественное число)
1e0	Число с плавающей запя­той (вещественное число)	1.e0	Текст (не число и не фор­мула)
1,e0	Число с плавающей запя­той (вещественное число)	=sin(1)	Формула (= ее признак, sin – функция, 1 – число)
=sin(1.)	Будет ошибка (аргумент не число)	=sin(1,)	Формула (= ее признак, sin – функция, 1, – число)

Отредактировать ранее введенные в ячейку данные можно дву­мя способами:

• дважды щелкнуть по ячейке. В ней появится текстовый кур­сор. Да­лее редактирование производится так же, как правка текс­та в любом текстовом редакторе;

• выделить ячейку, данные которой надо откорректировать, и произ­вести правку в строке формул.

Удалить содержимое ячейки можно, выделив ее и нажав клавишу Delete.

Одно из необходимых действий при работе с данными – выде­ле­ние. Основные приемы выделения во многих случаях унифи­ци­ро­ваны; например, они схожи с выделениями в текстовых редак­то­рах.

Вот несколько способов выделения группы ячеек.

• Установите указатель на первой ячейке выделяемой группы и, удер­живая левую кнопку мыши, переместите его в нужном направлении. Когда указатель окажется на последней ячейке выделяемой группы, отпустите кнопку мыши.

• Щелкните по нескольким ячейкам, удерживая клавишу Ctrl. Ячей­ки, по которым вы щелкнули, будут выделены, даже если они не «со­седствуют» друг с другом.

• Выделите первую ячейку группы, нажмите клавишу Shift, а затем щелкните по последней ячейке данной группы. Ячейки, по которым вы щелкнули, а также все ячейки, расположенные между ними, бу­дут выделены.

• Щелкните по заголовку строки или столбца. Будет выделена вся строка или столбец.

• Нажмите сочетание клавиш Ctrl+A. Будет выделен весь лист. Так­же лист можно выделить, щелкнув по кнопке на пересе­че­нии области заголовка строк и столбцов.

К вводу данных можно отнести операции копирования и за­пол­нения ячеек. Приемы копирования унифицированы, можно не оста­навливаться на них. А вот заполнение последовательности ячеек последовательностью данных встречается только в элек­трон­ных таблицах. Для Excel это сводится к тому, что при выде­лении ячейки или диапазона ячеек (ячейки составляют прямо­уголь­ник) в правом нижнем углу граница выделения отличается от остальной части границы (маркер заполнения). Если туда пос­та­вить указатель мыши, то указатель меняет вид и станет малень­ким перекрестием. Теперь, если нажав левую клавишу потянуть по горизонтали или вертикали, происходит интеллектуальное за­пол­нение последовательности ячеек данными, полученными из выделенной части.

Форматирование текста в ячейках

Текст в ячейках форматируется так же, как и в документах Word. На вкладке Главная расположена группа Шрифт (Font), знакомая вам по программе Word. Также при выделении текста в ячейке появляется плавающая панель, содержащая наиболее часто используемые элемен­ты управления для форматирования текста.

Инструменты выравнивания вынесены в от­дельную группу на вкладке Главная. Текст может быть выровнен как относительно левой и правой границы ячейки, так и относительно верх­ней и нижней ее границы.

Кнопка Ориентация (Orientation) служит для изменения ориен­та­ции текста в ячейке. Данная кнопка вызыва­ет меню, в котором вы можете выбрать нужную ориентацию. Текст может располагаться не толь­ко по горизонтали и вертикали, но и по диагонали в двух направ­лениях.

Если текст не помещается в ячейке, то при выделении другой ячей­ки он подрезается. Сам текст, конечно, целиком остается в ячейке, но вы видите только ту часть, которая в ней помещается. Чтобы в ячейке отображался весь текст, можно увеличить ширину соответствующего столбца или включить режим переноса слов. Данный режим включает­ся кнопкой Перенос текста (Wrap Text), расположенной в правой части группы Выравнивание (Alignment). Высота ячейки автоматически уве­личивается по мере формирования в ней строк текста.

Кнопка Перенос текста (а также остальные инстру­менты фор­ма­тирования) действует только на активную (выделенную) ячей­ку. Чтобы применить какой-либо инструмент форматирования к груп­пе ячеек, следует выделить их.

Итак, прежде чем применить какое-либо форматирование к ячей­кам или данным в них, надо выделить эти ячейки. Если фор­матирование применяется к фрагменту текста в ячейке, следует вы­делить формати­руемый текст. Для этого нужно дважды щел­к­нуть по ячейке так, чтобы в ней появился текстовый курсор, и произ­вести выделение как в тексто­вых редакторах.

Формат данных

В ячейках листа книги могут содержаться текст, числа и формулы. Чис­ла, в зависимости от характера документа, могут быть представлены в разных форматах. Формат представления данных вы­бирается на вклад­ке Число (Number) диалогового окна Формат ячеек. Чтобы вызвать дан­ное диалоговое окно, следует выделить диапазон ячеек, для которого вы хотите установить формат чисел, а затем щелкнуть правой кнопкой мы­ши и в появившемся контекстном меню выбрать ко­манду Формат ячеек.

Доступны следующие форматы:

• Общий (General). Числа отображаются в том виде, в котором были введены;

• Числовой (Number). Здесь можно ограничить дробную часть чис­ла (по умолчанию – до двух знаков после запятой). Если вводимое чис­ло (или результат вычисления) содержит больше знаков после запя­той, будет производиться округление. При установке флажка Разделить группы разрядов (Use 1000 Separator) разряды чисел (тысячи, миллионы, миллиарды) будут отделены друг от друга для луч­шего восприятия;

• Денежный (Currency). Дробная часть числа может быть ограничена определенным количеством знаков. Кроме того, к числу добавляет­ся обозначение денежной единицы, которая выбирается в раскрыва­ющемся списке Обозначение (Symbol);

• Финансовый (Accounting). Аналогичен формату Денежный, но чис­ла в столбце выравниваются по разделителю целой и дробной части;

• Дата (Date). При указании в ячейке даты последняя может быть представлена в разных форматах. Формат представления даты вы­бирается в списке Тип (Туре);

• Время (Time). Аналогичен формату Дата, но служит для пред­став­ления времени в ячейке;

• Процентный (Percentage). К числу в ячейке добавляется
знак %;

• Дробный (Fraction). Десятичная дробь в ячейке отображается в виде обычной дроби;

• Экспоненциальный (Scientific). Данный формат удобен при ра­боте с большими и очень малыми числами. Число пред­став­ляется в виде ХЕn, что соответствует значению X·10ⁿ, где Х – ве­щественное число, дробная часть которого должна отделять­ся запятой (точкой); n– целое число; Е – символ, указываю­щий на экспоненциальный вид. Например, число 45670000 бу­дет представлено в виде 4,57Е+07. В данном примере установ­ле­но ограничение дробной части до двух знаков, поэтому бы­ло применено округление числа;

• Текстовый (Text). Числа интерпретируются в ячейке как текст;

• Дополнительный (Special). Здесь можно выбрать маску для вво­да номера телефона, почтового индекса, табельного номера и т. д.

Для чего нужно форматирование представления чисел в ячей­ках? Во-первых, часто применяется сокращение дробной части чис­ла и ее округление. Во-вторых, если, например, создаем отчет о продажах или ведомость по зарплате, удобно, когда к числам, пред­ставляющим какие-то денежные суммы, добавляется обоз­начение денежной едини­цы. И округление здесь весьма к месту. В вычислениях или статистике редко рассматриваются тысячные доли рубля, обычно ограничиваются копейкой (а это одна сотая руб­ля), значит, и размер дробной части можно сократить до двух знаков.

Работа с формулами

Рассмотрим самую важную возможность программы Excel. Она способна производить различные вычисления на основе дан­ных, содержащихся в ячейках документа. Результат вычислениявоз­вращается в ячейку с формулой. Чтобы понять теорию создания фор­мул в документе Excel, про­сто рассмотрим несколько приме­ров, и все станет ясно.

Пример 1. Несколько ячеек документа содержат числовые зна­чения и расположены в одном столбце. Пусть это будет диапа­зон ячеек R1C1:R3C1. В ячейку R4C1 поместим формулу, кото­рая вернет сумму всех чиселв вышерасположенных ячейках.

1. Щелкните по ячейке R4C1.

2. Нажмите клавишу со знаком равенства.

3. Щелкните по ячейке R1C1.

4. Нажмите клавишу со знаком «плюс». В строке формул отобразится выражение = R[-3]C+.

5. Щелкните по ячейке R2C1 и нажмите клавишу со знаком «плюс». Выражение в строке формул примет вид =R[-3]C+R[-2]C+.

6. Щелкните по ячейке R3C1 и нажмите клавишу Enter. В ячейке R4C1 отобразится результат вычисления, а в строке формул — выражение =R[-3]C+R[-2]C+R[-1]C.

Итак, в ячейку R4C1 мы ввели формулу =R[-3]C+R[-2]C+R[-1]C. В формуле присутствуют не числа, а переменные, которыми являются адреса трех вышерасположенных ячеек. В данном случае мы не вводи­ли адреса вручную, а указывали их с помощью мыши. Адреса ячеек в формуле выглядят необычно. Дело в том, что при таком способе указа­ния ячеек используются относительные адреса. Например, адрес R[-3]C указывает на ячейку в том же столбце, но тремя строками выше (смеще­ние прописывается в квадратных скобках). Адрес R[-2]C[6] ссылался бы на ячейку, расположенную на две строки выше и шесть столбцов пра­вее. Отрицательное значение в квадратных скобках говорит о смещении вверх (для строк) или влево (для столбцов). Такая адресация позволя­ет переносить формулы в другие ячейки документа Excel, не разрывая связь с ячейками, выступающими в качестве переменных.

Пример 2. Относительные адреса позволя­ют переносить форму­лы в другие ячейки документа Excel, не разрывая связь с ячейками, вы­сту­пающими в качестве переменных. Чтобы проверить это, переместим со­держимое ячейки R4C1в ячей­ку R5C5.

1. Убедитесь, что ячейка R4C1 выделена.

2. Установите указатель на рамку выделения ячейки так, чтобы он при­нял вид четырех разнонаправленных стрелок.

3. Удерживая левую кнопку мыши, переместите указатель в ячейку R5C5, после чего отпустите кнопку мыши. Результат вычисления оста­нется неизменным, но теперь будет отображаться в ячейке R5C5.

Теперь рассмотрим содержимое строки формул. Там отображается формула =R[-4]C[-4]+R[-3]C[-4]+R[-2]C[-4]. В ней изме­нился вид ссылок на адреса участвующих в формуле ячеек. Например, ячейка R[-4]C[-4] находится на четыре столбца левее и четыре строки выше ячейки с формулой. Действительно, это ячейка R1C1.

Другой способ – указание абсолютного адреса в виде конкретного но­мера строки и столбца. Чтобы менять абсолютный адрес на отно­си­тель­ный или наоборот, во время правки на ссылке адреса ячейки нужно на­жимать на клавишу F4. Проделайте эти действия.

Вышеописанный пример достаточно прост. Формула со­стоит из ад­ре­сов ячеек и математических знаков между ними. Также в ней могут при­сутствовать константы и функции. Если мы изменим зна­чение в лю­бой из ячеек диапазона R1C1:R3C1, мгновенно изменится и результат вычисления.

Пример 3. Сложить числа в ячейках R1C1 и R2C1, затем получен­ный результат умножить на значение в ячейке R3C1 и разделить на 1000. Результат вычисления вывести в ячейку R6C5.

На ум сразу приходит такое решение.

1. Выделить ячейку R6C5.

2. Ввести знак равенства.

3. Щелкнуть по ячейке R1C1.

4. Ввести знак «плюс».

5. Щелкнуть по ячейке R2C1.

6. Ввести знак умножения (*).

7. Щелкнуть по ячейке R3C1.

8. Ввести знак деления (/).

9. Ввести число 1000 и нажать клавишу Enter. Формула примет вид =R[-5]C[-4]+R[-4]C[-4]*R[-3]C[-4]/1000.

Такая последовательность действий, хоть и кажется логичной, при­ведет к неверному результату. Дело в том, что формула в Excel подчи­няется элементарным математическим законам, где опе­рации умноже­ния и деления выполняются раньше операций сло­жения и вычитания. Чтобы формула была верной, следует по­ставить круглую открывающую скобку после знака равенства и за­крыть скобку перед знаком умноже­ния, то есть вид формулы должен быть следующим =(R[-5]C[-4]+R[-4] C[-4])*R[-3]C[-4]/1000. В этом случае в первую очередь будет выпол­нено сло­же­ние, поскольку математически операции в скобках выполня­ются в пер­вую очередь, а уже затем – умножение и деление, что соот­вет­ствует нашим условиям.

Ниже приведен список некоторых знаков, используемых для соз­да­ния формул:

• + (плюс) – сложение;

• - (минус) – вычитание;

• * (звездочка) – умножение;

• / («слэш») – деление;

• ^ (в английской раскладке сочетание клавиш Shift+6) – возве­де­ние в степень. Пример использования – 2^3 (два в третьей сте­пени).

Также в формулах используются операции отношений (= рав­но, <> не равно, < меньше и > больше).

При создании формулы стоит учитывать, что в качестве пере­мен­ной в ней может использоваться не только ячейка с кон­стан­той, но и ячейка с формулой. Причем в конечной формуле будет учас­твовать не фор­мула ячейки-переменной, а результат вычис­ле­ния. Например, мы мо­жем в ячейке R7C5 создать формулу =R[-2]C+R[-1]C. To есть в ячей­ке R7C5 будет возвращаться ре­зуль­тат сложения ячеек R5C5 и R6C5. А мы знаем, что данные ячей­ки содержат формулы. Теперь, если мы изменим значение в лю­бой ячейке диапазона R1C1:R3C1, ячейка R7C5 возвратит но­вый результат, поскольку изменятся значе­ния в ячейках R5C5 и R6C5. Только старайтесь не создавать формулы, содержащие мно­го­уровневые переменные, то есть не «нанизывайте» формулы друг на друга. Во-первых, очень легко запутаться. Во-вторых, лег­ко потерять связь между исходным значением и конечным ре­зуль­татом. Любая ошибка приведет к абсолютно неверному ре­зультату по всей цепочке.

В документе Excel можно просмотреть ссылки на влияющие и зависимые ячейки. Для ячейки R7C5 все ячейки (R1C1:R1C3, R5C5 и R6C6) являются влияющими, поскольку изменение значения в любой из них приводит к изменению результата в R7C5. Если выделить ячейку R7C5 и щелкнуть по кнопке Влияющие ячейки (Trace Precedents) на вкладке Формулы, в документе появятся стрелки, соединяющие ячейку R7C5 с ячейками R5C5 и R6C5. Если еще раз щелкнуть по данной кноп­ке, отобразятся связи с ячейками R1C1, R2C1 и R3C1.

Зависимые ячейки – это ячейки, результат которых зависит от дру­гих ячеек. Если мы выделим одну из ячеек диапазона R1C1:R1C3 и щелкнем по кнопке Зависимые ячейки (Trace Dependents), то уви­дим стрелки, связывающие выделенную ячейку с ячейками R5C5 и R6C5, поскольку результат последних напрямую зависит от значений в ячей­ках R1C1:R1C3. Чтобы скрыть стрелки, следует щелкнуть по кноп­ке Убрать стрелки (Remove Arrows).

Формула создается достаточно просто: в строку формул записы­вает­ся математическое выражение, где вместо переменных указываются ад­реса ячеек. Также можно указывать в формуле реальные, а не относи­тель­ные адреса ячеек. Но в этом случае, если вы пере­несете форму­лу в другую ячейку, связь с переменными будет разорвана.

В ячейке, содержащей формулу, в некоторых случаях может возвра­щаться информация об ошибке:

• ##### – данное выражение не говорит об ошибке. Ширина ячей­ки слишком мала, чтобы отобразить результат вычисле­ния. Следует увеличить ширину столбца или уменьшить раз­мер шрифта в ячейке;

• #ДЕЛ/0! – возвращается при делении на ноль. Деление может про­изводиться не непосредственно на ноль, а на ячейку с фор­му­лой, если при определенных значениях переменных эта ячей­ка возвра­щает нулевое значение;

• #ЗНАЧ! – возникает при ошибке использования переменных или операторов;

• #ИМЯ? – ошибка распознавания текста в формуле;

• #ССЫЛКА! – разорвана связь с ячейками, используемыми в фор­муле.

Чтобы проверить лист на предмет ошибок в формулах, следует щел­кнуть по кнопке Проверка наличия ошибок. На экране появится диа­логовое окно с перечнем ошибок в формулах.

Использование функций

Функция чем-то похожа на формулу, но все необходимые опе­ра­то­ры и операнды в ней уже содержатся. Функция выполняет опре­деленные вычисления (либо другие операции), заранее зало­жен­ные в ней и пред­назначенные для каких-либо конкретных целей.

Программа Excel содержит огромное количество встроенных функ­ций. Все они разбиты по категориям. Совсем необязательно знать и уметь пользоваться всеми функциями. Большинству поль­зователей это ни к чему. Зачем менеджеру знать инженерные или бух­галтерские функции?

Рассмотрим несколько функций на примере. Наиболее часто ис­пользуемая функция – это СУММ (SUM). В первом при­мере мы создали формулу, в которой вычислялась сумма значений в трех ячейках. Мы использовали знак «плюс», чтобы сложить зна­че­ния. А если требуется узнать сумму сотни ячеек? Такую фор­му­лу можно создавать очень долго. Вот здесь на помощь при­хо­дит функ­ция СУММ.

Пример 4. Поместить сумму чисел из диапазона ячеек R1C1:R3C1 в ячейку R8C5.

1. Выделите ячейку R8C5. В нее мы добавим функцию.

2. Перейдите на вкладку Формулы (Formulas) ленты.

3. На вкладке Формулыщелкните по кнопке Автосумма (Auto­Sum).

4. Установите указатель на ячейке R1C1.

5. Удерживая левую кнопку мыши, переместите указатель вниз, пока он не окажется над ячейкой R3C1, после чего отпустите кнопку мыши. Диапазон ячеек R1C1:R3C1 будет выделен.

6. Нажмите клавишу Enter. В ячейке R8C5 появится результат сумми­рования значений ячеек R1C1:R3C1.

В ячейках R5C5 и R8C5 отображается одно и то же значение: сум­ма значения ячеек R1C1, R2C1 и R3C1. Выделите ячейку R8C5. В строке формул увидите выражение =CУМM(R[-7]C[-4]:R[-5]C[-4]). Кста­ти, заметим, что при работе с функциями знак равенства в начале выражения ставить не надо: он проставляется ав­томатически. Но вернемся к нашему выражению. СУММ – это наи­менование функ­ции. В скобках указываются ее аргументы, в данном случае – диапазон ячеек (здесь также используются отно­си­тельные адреса, хотя вы можете прописать фиксированные ад­ре­са вручную).

П Р И М Е Ч А Н И Е. Диапазон ячеек – это несколько ячеек, рас­по­ло­женных рядом друг с другом. Диапазон ячеек определяется ад­ре­сами первой и послед­ней ячейки, разделенными двоеточиями. На­пример, R2C2:R7C7 означает диапазон.

Функция СУММ содержит всего один аргумент: диапазон ячеек (либо набор разрозненных ячеек). Но большинство фун­к­ций имеют не­сколько аргументов.

Функции объединены в группы по своему назначению. В группе Библиотека функций (Function Library) вкладки Фор­му­лы находятся кнопки, открывающие меню с наборами функ­ций. При щелчке по кноп­ке Математические (Math & Trig) от­крывается меню для выбора мате­матической функции. Меню кноп­ки Финансовые (Financial) содержит функции для работы с фи­нансовыми и бухгалтерскими вычисления­ми. Меню кнопки Текстовые (Text) содержит функции для работы с текстом и т. д. С помощью этих кнопок можно быстро найти нужную функцию. Но есть и другой способ вставки функции, унаследованный из пре­дыдущих версий Excel.

Пример 5.Добавить логическую функцию, которая будет возвра­щать в ячейку разные значения при выполнении или невыполнении ка­кого-либо условия. Выяснить, положительное или отрица­тельное чис­ло находится в определенной ячейке. Если число положительное, в ячей­ке будет выводиться текст Положительное.Если же число от­ри­цательное, в ячейке будет отображаться текст Отрица­тельное.

1. Очистите таблицу или перейдите на другой лист книги.

2. Выделите ячейку R1C2. В нее мы добавим функцию.

3. Щелкните по кнопке Вставить функцию (Insert Function) на вклад­ке Формулы. На экране появится диалоговое окно мастера вставки функции.

4. В раскрывающемся списке Категория (Or select a category) откры­в­шегося диалогового окна выберите пункт Логические (Logical).

5. В списке, расположенном ниже, активируйте пункт ЕСЛИ (IF).

6. Щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments). В открывшемся диалоговом ок­не указывается аргумент функции (вданном случае – логическое вы­ражение, правильность которого будетпроверяться), а также воз­вращаемые ячейкой с функцией значения.

7. В поле Лог_выражение (Logical_test) введите выражение R1C1<0. Именно это логическое выражение будет проверяться. Результат про­верки вышеуказанного выражения может иметь все­го два ва­рианта ответа («да, это правда» или «нет, это ложь»). В логи­ческих вы­ражениях принято эти варианты называть Истина (True) и Ложь (False). Если выражение подтверждается, оно возвращает ре­зуль­тат Истина. В противном случае возвращается результат Ложь. Но в ячейку может быть выведен любой вариант, в зависимости от то­го, ка­кой результат возвращен функцией.

8. В поле Значение_если_истина (Value_jf_true) введите текст «От­рицательное».

9. В поле Значение_если_ложь (Value_if_false) введите текст «Поло­жительное».

10. Щелкните по кнопке ОК, чтобы применить изменения.

Даже если ячейка R1C1 пуста, в расположенной справа ячейке ото­бразится текст «Положительное». Отсутствие значения в ячейке рас­познается как ноль, а ноль не может быть меньше самого себя, поэтому условие выражения не выполняется. Если в ячейку R1C1 ввести любое отрицательное значение, то функция возвратит текст «Отрицательное», поскольку условие выражения будет выполнено, что приведет к резуль­тату Истина.

Текст в качестве возвращенного ячейкой результата используется редко. Гораздо чаще применяются различные формулы. Например, при положительном числе может выполняться одна фор­мула, прописан­ная в поле Значение_если_ложь (Value_ if_false), а при отрицатель­ном – другая. Таким образом, благодаря логическим функ­циям можно соз­давать достаточно сложные вычисления или сравнения.

Остальные функции описывать не будем. Во-первых, их очень мно­го, да и незачем. Во-вторых, при выделении функции в диалоговом окне мастера вставки функций появляется ее описание (в большинстве слу­чаев весьма понят­ное). Также подробное описание функций (даже с примерами использо­вания) можно найти в справочной системе про­грам­мы Excel.

Форматирование таблицы

Лист книги состоит из ячеек. Строки и столбцы разграничены ли­ниями, и вы видите эти линии в области документа. Но на самом деле дан­ные линии (границы строк и столбцов) видимы только на экра­не. При печати документа они не отображаются. Однако вы можете за­дать границы ячеек самостоятельно, выбрав тип, толщину и цвет линии.

Сначала следует выделить диапазон ячеек, для которых вы хотите соз­дать печатаемые границы. Затем нужно щелкнуть по правой части кнопки Границы (Borders) на вкладке Главная. При щелчке по правой части кноп­ки Границы появляется меню, в котором нужно выбрать тип линии, а также расположение границ.

Например, если в меню кнопки Границы отметить пункт Толстая внешняя граница (Thick Box Border), выделенная группа ячеек будет об­рамлена жирной границей по внешнему периметру, но ячейки внутри группы не будут иметь видимых границ.

При выборе пункта Границы рисунка (Draw Border) в меню кноп­ки Границы указатель принимает вид карандаша, и вы можете рисовать нужные границы с помощью мыши. При этом используется вид и цвет линии, ранее выбранный в этом же меню.

Полный набор инструментов для оформления границ ячеек содер­жится в диалоговом окне Формат ячеек(Format Cells), вызываемом с помощью команды Другие границы (More Borders) в меню кнопки Гра­ницы.

На вкладке Граница (Border) диалогового окна Формат ячеек на­хо­дятся следующие элементы управления.

• Список Тип линии (Line) – выбирается тип линии создаваемой гра­ницы.

• Цвет (Color) – выбирается цвет линии границы. Если в данном рас­крывающемся списке нет образца нужного цвета, выберите команду Другие цвета (More Colors). Откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать любой цвет в режиме RGB.

• Кнопки Нет (None), Внешние (Outline) и Внутренние (Inside). При щелчке по кнопке Нет все границы для выделенного диапазона ста­новятся прозрачными, то есть непечатаемыми. Кнопка Внешние создает видимую границу по периметру выделенной группы ячеек. Внутренние границы остаются прозрачными. Кнопка Внутренние, наоборот, делает видимыми внутренние границы ячеек, оставляя прозрачной границу по периметру выделенной группы.

• Элемент управления Отдельные (Border) состоит из поля, в ко­то­ром схематично представлена группа из четырех ячеек (неза­ви­си­мо от того, сколько ячеек выделено на самом деле) и восьми кно­пок. С помощью кнопок можно задать отдельные границы. Напри­мер, щелкнув по левой верхней кнопке, вы сделаете видимыми толь­ко верхние границы выделенных ячеек.

Быстро отформатировать ячейки можно, применив к ним опреде­лен­ный стиль. Стиль ячейки включает в себя используемый в ней шрифт, тип выравнивания, заливку и границы. Галерея стилей открыва­ет­ся при щелчке по кнопке Стили ячеек (Cell Styles) на вкладке Главная.

Форматирование ячеек может автоматически меняться при выпол­не­нии определенных условий. Например, при наличии столбца с числа­ми можно установить для него условное форматирование, при котором ячей­ки, содержащие число меньше или больше определенного значе­ния, будут окрашиваться в заданный цвет. Также в качестве условия для форматирования ячеек может использоваться наличие в них определен­но­го текста, даты и т. д. Условие форматирования выбирается в меню кнопки Условное форматирование (Conditional Formatting) на вклад­ке Главная. При выборе условия открывается окно, в котором задаются па­раметры условия и форматирования. В качестве аргумента для усло­вия может быть как фиксированное значение, так и результат, возвра­щен­ный формулой или функцией.

Пример 6. Создать таблицу (вставьте свои данные).

Годовой прожиточный минимум студента ЛПФ Алексеева А.А.
Суточная потребность в 2013 году в рублях	100,00р.	Стипен дия	SOS
№ п/п	Месяц	Количество дней	Расходы за месяц
	Январь		3100,00р.	1000,00р.	2100,00р.
	Февраль		2800,00р.	1000,00р.	1800,00р.
	Март		3100,00р.	1000,00р.	2100,00р.
	Апрель		3000,00р.	1000,00р.	2000,00р.
	Май		3100,00р.	1000,00р.	2100,00р.
	Июнь		3000,00р.	1000,00р.	2000,00р.
	Июль		3100,00р.	1000,00р.	2100,00р.
	Август		3100,00р.	1000,00р.	2100,00р.
	Сентябрь		3000,00р.	1000,00р.	2000,00р.
	Октябрь		3100,00р.	1000,00р.	2100,00р.
	Ноябрь		3000,00р.	1000,00р.	2000,00р.
	Декабрь		3100,00р.	1000,00р.	2100,00р.
Всего		36500,00р.	1000,00р.	35500,00р.

1. Введите в ячейку R1C1 текст первой строки. Объединяйте ячей­ки R1C1 и R1C6.

2. Введите в ячейку R2C1 текст 1-й клетки 2-й строки. Объ­еди­няй­те ячейки R2C1: R2C3. Укажите режим переноса текста на сле­дующую строку.

3. Введите в ячейку число 100. Укажите числовой формат Денежный.

4. В четыре ячейки 3-й последовательно введите тексты 3-й стро­ки таблицы. Укажите для них режим переноса текста на сле­дую­щую строку.

5. В ячейку R2C5 введите текст «Стипендия». Объединяйте ячей­ки R2C5:R3C5. Укажите ориентацию «снизу вверх».

6. В ячейку R2C6 введите текст «SOS». Объединяйте ячейки R2C6:R3C6. Укажите ориентацию «снизу вверх».

7. Введите данные в ячейки четвертой строке: 1-я ячейка число 1; 2-я ячейка текст «Январь»; 3-я ячейка число 31: 4-я ячейка формула =RC[-1]*R2C4; 5-я ячейка число 1000; 6-я ячейка формула =RC[-2]-RC[-1].

8. Выделите заполненные ячейки 4-й строки. Используя маркер заполнения, протащите выделенный диапазон вниз на 12 строк.

9. Доработайте остальную часть таблицы.

Контрольные вопросы

1. Перечислите элементы структуры документа Excel

2. В чем отличие стилей ссылок адресов ячеек?

3. Как вводить данные в документ и как их исправлять?

4. С какими типами данных работает Excel?

5. В чем отличие выделения в Excel от выделения в текстовых редакторах?

6. Как форматируется текст в ячейке?

7. Какие виды форматов числовых данных запомнили?

8. Как формируется формула в ячейке?

9. В чем отличие относительного и абсолютного адресов в формуле?

10. Что значит влияющие и зависимые ячейки?

11. Как используются функции?

12. Как можно форматировать ячейки?

Самостоятельная работа

	Запустите Excel 2007. Используя кнопкуOffice,сохранитекнигу под именем «Опыты <Ваша фамилия> по электрон­ной таблице». Укажите интерфейсную ленту [Снимок экрана].
	Добавьте в книгу еще пару листов. Дайте листам свои названия. В одном из них должна быть Ваша фамилия [Снимок экрана].
	Укажите поле называемое Имя(Name Box).
	Определите стиль ссылок (способ указания клеток) R1C1 или A1 (название связано с указанием верхней левой клетки) [Снимок экрана].
	Измените стиль ссылок [Снимок экрана].
	Для дальнейшей работы установите Стиль ссылок R1C1(R1C1 reference style)
	Показывайте способ изменения высоту строк и ширину столбцов [Снимок экрана].
	В клетку R7C3 введите текст «=SIN(1,5)» (кавычки не введите) и нажмите Enter [Снимок экрана].
	Снова выделите ячейку R7C3. Укажите строка формул[Снимок экрана]
	Укажите кнопку вызова диалогового окна мастера функций[Снимок экрана].
	Сохраните книгу с именем отражающем элемент вашей фамилии в формате Книга Excel 97-2003(Excel 97-2003 Workbook).
	Введите в нескольких клетках данные типа текст, число, формула [Снимок экрана]. Выделите и удалите.
	Введите в соседние клетки ваши фамилию, имя, отчество. Выделите эти клетки и, используя маркер заполнения, заполняйте соседние клетки по горизонтали и вертикали, влево и вправо [Снимок экрана]. Выделите и удалите.
	Введите в соседние клетки числа 3 и 5. Выделите эти клетки и, используя маркер заполнения, заполняйте соседние клетки по горизонтали и вертикали, влево и вправо [Снимок экрана]. Выделите и удалите.
	Введите имя месяца – май. Выделите эту клетку и, используя маркер заполнения, заполняйте соседние клетки по горизонтали и вертикали, влево и вправо [Снимок экрана]. Выделите и удалите.
	Укажите кнопку Выравнивать по середине [Снимок экрана].
	Укажите кнопку Ориентация(Orientation) [Снимок экрана].
	Укажите кнопку Перенос текста(Wrap Text), [Снимок экрана].
	Введите текст в виде вашей фамилий, имени, отчества. Заполните этим текстом диапазон ячеек 5 на 5. Примените к этим ячейки различные виды команд: Выравнивание, Шрифт(Font),Ориентация(Orientation), Перенос текста(Wrap Text). [Снимок экрана]. Выделите и удалите.
	Введите числовые данные в ячейки в форматах: Общий(General), Числовой(Number), Денежный(Currency), Дата(Date), Время(Time), Процентный(Percentage), Дробный(Fraction), Экспоненциальный (Scientific), Текстовый (Text), Дополнительный (Special). [Снимок экрана]. Выделите и удалите.
	Создайте формулу для примера 1 [Снимок экрана].
	Поменяйте значения в ячейках диапазона R1C1:R1C3 для полученной формулы [Снимок экрана].
	Выполните действия примера 2 [Снимок экрана].
	В предыдущей формуле поменяйте относительные адреса на абсолютные [Снимок экрана].
	Поменяйте стиль ссылок. [Снимок экрана]. Вернитесь на стиль ссылок R1C1.
	Приведите правильную формулу для примера 3 [Снимок экрана].
	Укажите влияющие ячейки R7C5 [Снимок экрана]. Уберите стрелки.
	Укажите зависимые ячейки R1C1 [Снимок экрана]. Уберите стрелки.
	Выполните действия, предлагаемые в примере 4. Выделите ячейку R8C5 [Снимок экрана].
	Выполните действия, предлагаемые в примере 5. Выделите ячейку R1C2 [Снимок экрана].
	Введите положительное число в ячейку R1C1 [Снимок экрана].
	Введите отрицательное число в ячейку R1C1 [Снимок экрана].
	Создайте таблицу похожую таблице 1 с вашими данными [Снимок экрана]. (Эту таблицу сохраните для следующей лабораторной работы)
	Копируйте вашу таблицу на другой лист.
	Копию таблицы оформляйте разными способами. Меняйте типы внутренних линии и линии границ. Для интересных видов делайте снимки экрана. Хотя бы было 5 разных снимков.