Перш за все, це тривалий процес нагромадження (збирання) інформації із чітким окресленням кола тем, проблем, зацікавлень на найближчий період і перспективних.
Під час опрацювання матеріалу слід навчитися зафіксовувати інформацію для виступу за належним порядком (положення, постулати, гіпотези, хід міркування, аргументація, приклади, порівняння, ілюстративний матеріал, цифрові дані, висновки).
Роблячи виписки із цитатами, іменами, цифрами, відповідними поясненнями, схемами, таблицями, доцільніше користуватися картками однакового формату. На них зазначають розділ науки чи тему, стосовно якої можна використати зафіксований матеріал.
Опрацьовуючи наукові джерела, які безпосередньо не стосуються обраного дослідження, але з якими варто ознайомитися для загального уявлення про стан вивчення проблеми, пишуть анотацію. Вона складається з опису бібліографічних ознак книги, короткого викладу змісту, вказівок, кому адресоване це видання. Можна скористатися й готовою анотацією, якщо вона є в книзі.
Стисло викладати інформацію можна в тезах. Вони являють собою коротко сформульовані головні положення тексту, авторські висновки й обґрунтування. Тезувати можна основні положення тексту, ідучи за розвитком авторської думки, цитуючи ключові фрагменти. А можна викладати основні положення твору власними словами, уникаючи громіздких цитат. Останній спосіб доцільніший, бо активізує індивідуальне сприймання читача.
Більш розгорнутою формою тез є конспект, у якому стисло викладають найістотніше в змісті джерела чи його фрагмента. Але цей вид роботи потребує попереднього укладання плану й тез опрацьовуваного твору. Як і тези, конспект можна укладати двома способами, але слід пам’ятати, що в тезах лише формулюється думка, ідея чи теорія, тоді як у конспекті треба відбити її розвиток.
Уміння раціонально зафіксувати й упорядкувати одержану інформацію сприяє її глибокому засвоєнню і свідчить про високу культуру розумової праці.
Найпоширенішою формою спілкування є бесіда.
Бесіда – це форма спілкування з метою обміну думками, інформацією, почуттями тощо. Бесіда сприяє також активізації зусиль партнерів для забезпечення співпраці та впливу одне на одного.
Основними функціями бесіди є:
1. обмін інформацією;
2. формування перспективних заходів і процесів;
3. контроль і координація вже розпочатих дій;
4. взаємне спілкування людей під час виконання виробничих завдань;
5. підтримка ділових контактів на рівні підрозділів, регіонів, держав;
6. пошук, висунення й оперативна розробка робочих ідей;
7. стимулювання думки співрозмовників у новому напрямку;
8. вирішення етичних проблем, що виникли в процесі спілкування.
Існують різні види бесід. Якщо за основу взяти мету спілкування та зміст бесіди, то можна виокремити бесіди ритуальні, глибинно-особистісні та ділові.
Під час ритуальних бесід люди спілкуються, дотримуючись певного мовленнєвого етикету. Як правило, ці бесіди характерні для обрядів, звичаїв будь-якої спільноти людей. Людина, яка звикла до цього, почувається під час виконання обряду спокійно і впевнено. Вона знає, що і як їй потрібно говорити в різних ситуаціях і чого варто сподіватися від інших. Уміння людини підтримувати ритуальні бесіди свідчить про те, що вона опанувала перший рівень культури спілкування.
Глибинно-особистісні бесіди відіграють у нашому житті велику роль. Вони, як правило, характерні у спілкуванні між близькими людьми – рідними, коханими, дітьми, друзями тощо. Основна особливість цих бесід полягає в тому, що саме в них найповніше проявляються й реалізуються наші гуманістичні комунікативні установки та моральні норми. Вступаючи в контакт із близькими, людина сподівається на те, що її не лише зрозуміють, а й сприймуть такою, якою вона є, захистять і нададуть допомогу.
Ділова бесіда може мати різні форми, проте її учасники, спираючись на загальний підхід до ділового спілкування, керуються спільними для таких стосунків правилами. В ділових взаєминах вирішальну роль відіграють увага до співрозмовника, тактовність і вміння не лише говорити, а терпляче й уважно слухати. За підрахунками науковців, саме процес слухання – істотний складник трудової діяльності загальностатистичного працівника невиробничої сфери, він складає 45% робочого часу, тоді як говоріння – 30%, читання – 16%, писання – 9% (хоча це й доволі усереднені дані).
Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умови уважного сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів партнера, висловлених по суті, із відповідною тактовною реакцією щодо отриманої інформації.
Ураховуючи проблематику, що буде порушуватись під час розмови, мету зустрічі, вік, стать, а також поведінку та характер взаємин учасників, можна вичленувати такі основні фази ділової бесіди:
1. визначення часу й місця зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій території);
2. спосіб вступу в контакт, початок розмови (на своїй території ініціатива належить господареві, він же й диктує правила гри; на нейтральній – ініціатива належить тому, хто прийшов першим: це вітання, початкові жести та фрази для мобілізації уваги);
3. формулювання конкретної мети зустрічі (у формі проблеми чи завдання);
4. обмін предметними пропозиціями й випрацювання рішень (оцінка пропозицій та ухвалення або не ухвалення рішення за кожним пунктом порушеного питання);
5. фіксування остаточної домовленості й вихід із контакту, закінчення розмови (підбиття підсумків ділової бесіди, фіксування (у писемній чи усній формі) взаємних зобов’язань і розподіл функцій щодо реалізації рішень).
Кожна із цих фаз має основний принцип, відповідно до якого треба діяти співрозмовникові, щоб домогтися позитивного результату.
Обидві сторони ділової бесіди повинні бути ввічливими, привітними, доброзичливими, виявляти щирий інтерес і повагу до співрозмовника, чемність та емоційну стриманість у полеміці, тактовність і здатність до співчуття та розуміння проблем одне одного. Розмовляючи, слід дивитися на співрозмовника, щоб відповідно скоригувати подальший хід ділової бесіди у разі втрати інтересу до теми. Для досягнення повнішого взаєморозуміння слід оволодіти не лише вмінням переконливо говорити, а й уважно слухати співрозмовника.
Ефект ділової бесіди залежить від того, як учасники готуються до неї, чи знають, якими принципами слід керуватися на окремих її стадіях, чи вміють контролювати свою поведінку під час розмови, чи можуть перетворити розмову на плідний діалог, чи враховують особливості психології партнера.
Залежно від кількості учасників бесіди поділяються на індивідуальні та групові.
Індивідуальна бесіда – це діалог двох співрозмовників, які є значущими одне для одного і прагнуть досягти певної мети. Індивідуальна бесіда сприяє зближенню поглядів співрозмовників, встановленню між ними контакту, довіри та взаєморозуміння. Відомо, що людина один на один поводиться інакше, ніж в оточенні багатьох людей. У присутності інших вона використовує різні ролі, хоче здаватися цікавішою, привабливішою, зберегти почуття власної гідності. Тому часто лише зустрівшись віч-на-віч із людиною, можна визначити її позицію та знайти пояснення її діям. Людина, знаючи й пам’ятаючи про це, завжди намагатиметься надавати право партнерові по спілкуванню залишатися самим собою. Вона не маніпулюватиме іншим, а розгортатиме процес бесіди спільно з партнером.
Етапи індивідуальної бесіди: підготовка до бесіди, встановлення контакту (початок, орієнтування в ситуації та в людях), обговорення питання (передавання інформації, аргументування, спростування доказів співрозмовника) й ухвалення рішення, вихід із контакту.
Особливості бесіди по телефону. У напруженому житті ділових людей спілкування по телефону є незамінною можливістю для швидкого вирішення проблем. Не завжди є час для зустрічі віч-на-віч. А протягом кількох хвилин, уміло спілкуючись по телефону, можна вирішити будь-яке питання.
Однак перш ніж телефонувати у важливій справі, особливо до людини, статус якої вищий, а її рішення матиме важливе значення, треба спочатку добре обміркувати можливий перебіг майбутньої розмови. Для цього треба уявити собі людину, з якою доведеться розмовляти, і будувати розмову, враховуючи її особливості. До того ж, треба зважати на те, що в неї обмаль часу і не вона є ініціатором бесіди.
Звичайно, телефонну розмову спланувати досить важко, особливо з незнайомим абонентом. Ми не бачимо співрозмовника, нам не відомі його жести, міміка тощо. Ми лише чуємо його голос, орієнтуємось на інтонацію й паузи. До того ж, розмова обмежена в часі (3-5 хвилин).
Але й ця бесіда має відбуватися поетапно: взаємне представлення, введення співрозмовника в курс справи, обговорення проблеми, заключні слова. Викладаючи проблему по телефону, слід дотримуватись максимальної лаконічності фраз, точності формулювань, однозначності висловлювань, чіткості дикції.
Бесіда в усіх її видах (ритуальна, глибинно-особистісна й ділова) є унікальною формою встановлення контакту між людьми, їх взаєморозуміння та взаємодії.
Поширеною помилкою, що призводить до невдачі під час бесіди, є чітка орієнтація на остаточний результат і тиск на партнера.
Перш ніж розпочинати бесіду, треба добре обміркувати свою поведінку на всіх її етапах: під час установлення контакту, орієнтації, обговорення проблеми, ухвалення рішення й завершення контакту.
Час, витрачений на засвоєння правил і прийомів ведення індивідуальної бесіди, обов’язково буде корисним у вирішенні багатьох проблем.
Успіх індивідуальної бесіди залежить від рівня моральної та психологічної культури спілкування кожного співрозмовника.
Отже, успішне використання різних видів бесіди підвищує моральну культуру людини, її психологічний рівень, сприяє досягненню успіху в особистому й діловому житті.
Питання та завдання для самоконтролю
1.У чому полягає своєрідність публічного мовлення?
2. Назвіть якості розмовного аспекту публічного мовлення.
3. Назвіть основні жанри публічних виступів.
4. З’ясуйте відмінності між різними видами промов.
5. Які існують різновиди лекцій?
6. У чому полягає підготовка до виступу?
7. Дайте визначення поняття «бесіда» й назвіть її різновиди.
8. Назвіть основні функції бесіди.
9. Які етапи має бесіда?
10. Схарактеризуйте особливості бесіди по телефону.
