В соответствии с требованиями железных дорог России на транспортируемые скоропортящиеся продукты должны быть оформлены накладная, дорожная ведомость, квитанция о приеме груза, ветеринарное свидетельство, качественное удостоверение, коммерческий акт и другие документы. Накладная является основным перевозочным документом. В накладной указывают вид продукта, количество, адрес грузополучателя. Накладная вместе с дорожной ведомостью следует с грузом до станции назначения и выдается грузополучателю (после расписки в дорожной ведомости). Квитанция о приеме груза к перевозке выдается на станции отправления грузоотправителю.
Грузоотправитель обязан вместе с накладной представить станции удостоверение о качестве скоропортящегося продукта груза, датированное днем погрузки в вагон. При наличии на станции отправления Государственного инспектора по качеству состояние скоропортящегося груза может быть проверено этим инспектором с выдачей сертификата, который прилагается к накладной взамен удостоверения о качестве.
В удостоверении о качестве и сертификате должно быть указано точное наименование, качественное состояние и транспортабельность груза (в сутках), кроме того, для охлажденных и мороженых грузов — температура продукта при погрузке в вагоны, а для охлажденного и остывшего — дополнительно дата убоя животных.
Удостоверение о качестве заверяется печатью грузоотправителя, а сертификат печатью Государственной инспекции по качеству.
На мясо и мясопродукты, молоко и молочные продукты, яйца куриные и яичный меланж, живую рыбу оформляются ветеринарные свидетельства по установленным формам. Ветеринарное свидетельство выписывает ветеринарный врач грузоотправителя. Этот документ действителен на станции погрузки в течение 5 дней со дня выдачи. В ветеринарном свидетельстве указывают наименование груза, характер обработки, вес и количество мест, удостоверяется доброкачественность продукта и то, что продукт выходит из местности, благополучной по инфекционным заболеваниям животных. Номер и дата выдачи ветеринарного свидетельства указывается в накладной.
В случае истечения срока действия ветеринарного свидетельства вопрос о возможности приема скоропортящихся продуктов к перевозке может быть решен транспортным Госветсаннадзором.
Коммерческий акт составляют в случае порчи груза, расхождения фактического веса с указанным в накладной, а также при утере документов.
В качестве других документов могут быть представлены акты экспертиз, химические и бактериологические анализы, а также документы, необходимые для соблюдения таможенного режима. Эти документы также прилагаются к накладной. Во всех документах не допускаются исправления и помарки. Документы без подписи и печати считаются недействительными.
