Контроль и учет поступления товаров от поставщиков
С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, предпочтительно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары как у поставщиков-изготовителей на стабильной договорной основе, так и у оптовых посредников при экономической и организационной выгодности этих закупок.
Основной формой хозяйственных связей с поставщиками товаров является, как отмечалось, договор поставки товаров. Порядок его заключения, исполнения, расторжения, а также его содержание рассмотрены в гл. 4. Закупка сельскохозяйственной продукции у ее изготовителей может осуществляться на основе договора контрактации. В системе хозяйственных взаимоотношений с поставщиками могут также использоваться заявки и заказы покупателей.
При эпизодических поставках товаров или разовых закупках единовременных партий товаров закупки могут осуществляться путем выдвижения оферты, ее акцепта и оформления товарно-транспортных документов без составления единого письменного договора поставки.
Организация учета и контроля за оптовыми закупками — важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневные данные о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту. Поэтому актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной компьютерной техники.
Рабочие места коммерческих работников следует оснащать персональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок.
Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроков заключения договоров, согласование и уточнение спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.
Претензионная работа
В ходе реализации договоров поставки нередко стороны по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.
Претензия — письменное требование о добровольном устранении нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого и полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.
В претензионной работе с поставщиками покупателям целесообразно:
● в максимальной степени защищать свои коммерческие интересы, подписывая договора поставки товаров;
● стремиться к устранению возникших противоречий с поставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешение до судебных (арбитражных) органов, если такое возможно без ущерба интересам той или другой стороны;
● всегда тщательно документально оформлять претензию, имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде.
Претензии направляются поставщикам заказными либо ценными письмами или же могут быть вручены под расписку. Претензии к поставщикам о нарушении условий договора (о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке и др.) направляются в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.
В претензии указываются:
● наименование предприятия, организации, предъявивших претензию, а также наименование предприятия, организации, к которым предъявляются претензии, их адреса, номер претензии; дата предъявления;
● обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; сумма требований заявителя и расчет этих требований;
● ссылки на нормативные акты, договор или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.
К претензии должны быть приложены все необходимые подлинные документы или надлежаще заверенные копии этих документов, перечень которых указывается в приложении.
Претензия должна быть подписана руководителем либо заместителем руководителя предприятия (организации) или гражданином-предпринимателем.
Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия, организации или гражданином-предпринимателем.
В ответе на претензию указывается: при полном или частичном удовлетворении претензии — признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке; при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии — мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ; перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.
При удовлетворении претензии, имеющей денежную оценку, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.
Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.
Форма претензионного письма об уплате неустойки за недопоставку (просрочку поставки) товаров приведена ниже.
В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию покупатель — сторона по договору вправе обратиться с исковым заявлением (иском) в арбитражный суд с требованием о защите нарушенного права покупателя (истца).
Исковое заявление — требование к компетентному органу о защите нарушенного права предприятия (организации). Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной.
Дата Руководителю
№ Адрес
Претензия
об уплате неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) ______________ товаров
Сумма______________ руб.
В соответствии с заключенным договором №______от “____”_______ ________ 200____г. Ваше предприятие обязано было поставить нам в ______________ 200__г.
(квартал, месяц)
__________________________________________________________
(наименование товара)
в количестве_________________ на сумму ________ руб.
Фактически за указанный период поставлено__________________на
(наименование товара)
сумму ______________ руб.
Таким образом, Вами недопоставлено в указанный в договоре срок
__________________________________________________________
(наименование товара)
в количестве __________________на сумму _________________ руб.
В соответствии с изложенным и руководствуясь_________________
__________________________________________________________,
(ссылка на пункт (пункты) договора или статью ГК РФ)
прошу произвести допоставку продукции и перечислить на наш
расчетный счет №_________ в______________________________
(наименование банка)
г. ____________________ неустойку в размере__________ процентов
(город, населенный пункт)
от стоимости недопоставленных товаров, что составляет ______ руб.
Приложение:
1. Копия договора № ________от “_____”___________200___ г.
2. Реестр счетов на отгруженный товар.
3. Расчет неустойки.
Руководитель предприятия__________________ (подпись)
(или его заместитель) Ф.И.О.
М. П.
Исковое заявление направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика-предприятия (организации), которое нарушило права или законные интересы истца.
Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.
Ниже приводится образец искового заявления.
Дата В областной арбитражный суд
№ Адрес:
Истец:
(наименование предприятия (организации)
Адрес:
Банковские реквизиты
Ответчик
(наименование предприятия (организации)
Адрес:
Банковские реквизиты
Исковое заявление
о взыскании неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) _______________ товаров
Сумма_________________ руб.
В соответствии с договором №_________ от “___” ________200__ г.
ответчик должен был поставить нам в ________________________
(квартал, месяц)
200 ___ г.
(наименование товара)
в количестве _____________ на сумму_______________ руб.
Свои обязательства по договору ответчик не выполнил.
Фактически за указанный период ответчик поставил _______________
(наименование товара)
в количестве _________________ на сумму руб.
недопоставив
(количество, на сумму товаров)
За недопоставку товаров согласно п. ______ договора ответчик обязан уплатить неустойку в сумме_________ руб. (см. прилагаемый расчет).
Предъявленную нами претензию № ____от “___”_______200___г. об уплате неустойки в сумме __________ руб. за недопоставку товаров ответчик оставил без удовлетворения (ответа) по следующим мотивам:
Отказ ответчика от удовлетворения претензии считаем необоснован-
ным
(указать причины)
Учитывая изложенное, просим арбитражный суд за недопоставку товаров взыскать с ответчика неустойку в сумме _____руб. и расходы по госпошлине _____руб.
Приложение:
1. Копия претензии и доказательство отсылки ее ответчику.
2. Копия ответа на претензию (если имеется).
3. Копия договора.
4. Выписка из спецификации.
5. Расчет неустойки.
6. Почтовая квитанция на отсылку копии искового заявления ответчику.
7. Поручение о перечислении госпошлины.
Руководитель предприятия
(или его заместитель) Ф.И.О. (подпись)
М. П.ис. 7.1 п
