Документальное оформление

ПРИЕМА ОТ РАБОТНИКА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ:

КОММЕНТАРИЙ СПЕЦИАЛИСТА

В дополнениях и изменениях к пункту 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников (далее - Инструкция) говорится о выдаче расписки работнику в связи с получением от него трудовой книжки. Как правильно оформить расписку о приеме трудовой книжки работника нанимателем?

Расписка - письменный документ, подтверждающий какие-либо соответствующие условия. Оформляется расписка в целях доказательства принятых в организацию документов в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 638-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-раснорядительной документации. Требования к оформлению документов". В ней должны быть указаны следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (РАСПИСКА), дата, № подпись. Например:

Наименование организации Адресат

РАСПИСКА

00.00.0000 №_______

г. Минск

Текст

Наименование должности (печать) Подпись Инициалы, фамилия

Унифицированная структура текста расписки отсутствует. Как правило, в расписке указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, выдавшего расписку, наименование полученных материальных, денежных ценностей (в данном случае - трудовой книжки), цель приема. Так как расписка в получении трудовой книжки выдается работнику (адресату), то в правом верхнем углу, в соответствии с СТБ 6.38-2004, указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, от которого принята трудовая книжка. Выдаваемая расписка должна иметь реквизиты, придающие документу юридическую силу. Поэтому она должна быть зарегистрирована (в канцелярии, кадровой службе - определяет сама организация) в соответствующей регистрационной форме (журнале, книге или на карточке). При ее подписании лицом, оформляющим прием и увольнение работника, проставляется дата. Дата и регистрационный номер проставляются в заголовочной части расписки.

В расписке не допускаются какие-либо исправления.

При увольнении работника целесообразно установить порядок, согласно которому при выдаче трудовой книжки выданная ему расписка возвращается в кадровую службу, о чем работник расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, где эта расписка была зарегистрирована.

Расписка в получении трудовой книжки может быть составлена следующим образом:

Наименование организации Экономисту отдела

РАСПИСКА труда и заработной платы

00.00.0000 №_______ Ивановской А.В.

г. Минск

Я, начальник отдела кадров Сидорович С.В., приняла от экономиста отдела труда и заработной платы Ивановской Анны Васильевны трудовую книжку (серия, №, дата выдачи).

Начальник кадровой службы (печать) Подпись С.В.Сидорович

Учитывая массовый характер данного вида документа, в организации может быть подготовлен трафаретный текст расписки. При заполнении очередной расписки в него будут вноситься конкретные сведения (данные о работнике, должностном лице, принявшем трудовую книжку, и т. д.).

Основная цель составления и выдачи работнику расписки -исключение злоупотреблений со стороны нанимателя при оспаривании факта заключения трудового договора.

Необходимо отметить, что расписка оформляется кадровой службой в одном экземпляре, который выдается работнику при передаче им трудовой книжки. Так как расписка содержит реквизиты, придающие ей юридическую силу (дата и регистрационный номер), она должна быть зарегистрирована в установленном порядке. При выдаче расписок может использоваться регистрационная форма, приведенная в приложении 1.

Предложенная форма регистрации расписок может содержать и другие графы с указанием необходимых сведений. При этом включаемые в регистрационную форму графы должны отражать как установленный в организации порядок выдачи расписок работникам при передаче ими трудовых книжек, так и порядок выдачи работникам трудовых книжек при возврате ими расписок в кадровую службу.

При регистрации расписок в книге соблюдаются правила регистрации документов, установленные Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. В соответствии с нормами, установленными Примерной инструкцией, регистрация документов осуществляется в валовом порядке в течение календарного года. Следовательно, если в 2006 г. последняя расписка зарегистрирована под № 50, то с 1 января 2007 г. их регистрация начинается вновь с № 1.

Наниматель, выдавший работнику трудовую книжку при его увольнении с оформлением соответствующей расписки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, должен предусмотреть порядок возврата работником расписки. Иначе у уволенного работника, помимо полученной трудовой книжки, останется и расписка о том, что его трудовая книжка передана им в кадровую службу, где и находится на

хранении.

В реальной ситуации работник может не сохранить полученную расписку. В связи с этим в регистрационной форме целесообразно предусмотреть соответствующую графу (гр. 10 приложения 1), в которой будут проставляться отметка об утрате работником расписки с его личной подписью и указанием даты.

В данную регистрационную форму нецелесообразно включать графу, в которой будет оформляться расписка работника в получении трудовой книжки. Этот факт учитывается в графе 14 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (см. приложение 3 к Инструкции). Для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним установлен 50-летний срок хранения. Поэтому дважды фиксировать сведения о получении трудовой книжки с распиской работника в двух учетных формах нецелесообразно.

Для книги регистрации расписок в получении трудовых книжек установлен срок хранения 5 лет "после окончания ведения". Отметка "после окончания ведения" указывается в связи с тем, что книга может вестись в течение ряда лет до ее полного заполнения, то есть до тех пор, пока не будут произведены все записи в соответствующих графах книги о возврате расписок всеми работниками, сведения о которых указаны в

книге.

Например,книга регистрации расписок в получении трудовых книжек будет вестись в течение 2006-2009 гг.Следовательно, согласно сроку ее хранения - 5 лет "после окончания ведения", она может быть включена в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2015 г. При заполнении номенклатуры дел кадровой службы при этом в графе 5 "Примечание"по окончании делопроизводственного года делается отметка "переходящее".В этом случае книга будет включаться в номенклатуру дел каждого предстоящего года. Следует учесть, что переходящие дела включаются в номенклатуру дел каждого делопроизводственного года с одними тем же индексом.

Может быть вариант, когда кадровой службой выдаются расписки большому количеству работников и в течение года в организации будет заполнено несколько книг. В этом случае в графе 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов, частей)" по окончании календарного года будет указано количество заведенных книг, например "2", "3" и т. д. (см. приложение 2).

Книга регистрации является документом временного срока хранения и, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, как правило, в архив организации не передается. Полностью заполненная книга в течение 5 лет хранится в кадровой службе, а затем уничтожается в установленном порядке. Если по согласованию с руководителем организации дела временного (до 10 лет) срока хранения передаются в архив организации, такая передача осуществляется по номенклатуре дел, в графе 5 которой делается отметка "Сдано в архив". Факт передачи удостоверяется подписями работников, передавшего и принявшего дела. Например:

Передал 3 (три) книги регистрации расписок в получении трудовых книжек работников.

Инспектор отдела кадров Подпись Е.Л.Тарасова

Дата

Принял 3 (три) книги регистрации расписок в получении трудовых книжек работников.

Заведующий архивом Подпись Н.М.Дьяченко

Дата

В случае передачи книги в архив организации, согласно требованиям нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, листы ее. как учетного документа, обязательно должны быть пронумерованы (номера листов проставляются в правом верхнем углу черным графитным карандашом), а сведения о количестве листов -внесены в заверительную надпись в конце дела (лист-заверитель).

Например:

В деле подшито и пронумеровано 60 (шестьдесят) листов.

Инспектор отдела кадров Подпись Н.М.Дьяченко

Дата

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76предусмотрена лишь выдача расписок работникам в получении трудовых книжек и не оговариваются особенности их учета и порядок оформления учетных документов. Иные нормативные правовые акты также не оговаривают дополнительные условия заверения книги в процессе ее ведения и в случае передачи в архив организации, поэтому шнурование книги, подписание ее руководителем и скрепление печатью являются необязательными1.

При подготовке в организации номенклатуры дел книга регистрации расписок включается в нее под самостоятельным индексом в соответствии с установленным порядком систематизации дел.

В связи с тем, что постановлением Министерства труда и социальной защиты от 29 июня 2006 г. № 76 обязанности по выдаче расписок работникам в приеме трудовых книжек установлены с середины года, в номенклатуру дел на 2006 г. книга должна быть включена под соответствующим резервным номером, который устанавливается для дел, не предусмотренных при разработке номенклатуры на данный год (см. приложение 2).

¹ В отличие, например, от книги предписаний на проведение проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности, которая в соответствии с Положением о порядке учета контролирующим органом предписаний на проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 мая 2006 г. № 618. должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и скреплена печатью контролирующего органа Эмма Давыдова начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Приложение 1

 

Книга регистрации расписок в получении кадровой службой трудовых книжке работников

 

п/п	Дата регистрации расписки	ФИО, должность работника кадровой службы, выдавшего расписку в получении трудовой книжки	Серия и номер прудовой книжки	Подпись работника кадровой службы о выдаче расписки, дата выдачи расписки	ФИО работника организации, получившего расписку о передаче в кадровую службу трудовой книжки	Подпись работника о получении расписки, дата получения расписки	ФИО, должность работника организации, возвратившего расписку, подпись, дата	ФИО, работника кадровой службы, получившего расписку от уволенного работника, подпись, дата	Примечание
1*	2
									Делается отметка об утрате работником выданной расписки о приеме трудовой книжки. Подпись работника, утерявшего расписку, дата

*Примечание. Сведения граф 1,2 проставляются в заголовочной части расписки.

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №

г. Минск

на 2006 год

Приложение 2 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

 

Индекс	Наименование раздела,	Кол-во	Сроки	Примечание
дела	заголовка дела (тома, части)	дел (томов, частей)	хранения дела (тома, части) и № статей по перечню
	1. Канцелярия
1-1	Положение о канцелярии. Копия		З г. ст. 10
1-2	Должностные инструкции		З г.	После замены
	работникам канцелярии		ст. 123	новыми
1-15	Номенклатура дел организации 2. Отдел кадров		Пост, ст. 930.1
2-1	Положение об отделе кадров. Копия		З г. ст. 10
2-2	Должностные инструкции работникам отдела кадров. Копии		З г. ст. 12.3
2-3	Приказы руководителя организации по основным вопросам деятельности. Копии		З г. ст. 16.1
2-4	Приказы руководителя организации по личному составу (прием, перевод, увольнение)		75 л. ст. 16.4
2-16	Номенклатура дел кадровой службы		5 л. ст. 930.2
2-17	Книга регистрации		5 л.	После
	расписок в получении трудовых книжек работников		ст. 228	окончания ведения
2-18			-