Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел оформляется следующим образом:

1) Индекс дела (номера папок)

2) Наименование дела (заголовок)

3) Количество дел в папке

4) Срок хранения

5) Примечания

Номенклатура дел

Индекс дела	Наименование дела	Количество дел в папке	Срок хранения	Примечания
01-04	Должностные инструкции работников организации	5	3 года Ст. 12.3	Менее 3 лет при замене новыми

Номер дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в разделе номенклатуры. Графа «Количество дел в папке» заполняется в конце года. В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Большинство организаций в настоящее время определяют сроки хранения документов в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 N 18380). Так, бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) должна храниться:

а) сводная годовая (консолидированная) – постоянно;

б) годовая – постоянно;

в) квартальная – 5 лет (при отсутствии годовой–постоянно);

г) месячная – 1 год (при отсутствии годовойи квартальной –постоянно);

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от порчи. В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

 

Контрольные вопросы

 

1. Что такое документация?

2. Что такое документ?

3. Что такое первичный учетный документ?

4. Что такое распорядительные документы? Приведите примеры.

5. Что такое оправдательные документы? Приведите примеры.

6. Что такое документы бухгалтерского оформления? Приведите примеры.

7. Что такое комбинированные документы?

8. Перечислите обязательные реквизиты первичных учетных документов.

9. Какие виды проверок проходят поступающие в бухгалтерию документы?

10. Что такое проверка документов по существу?

11. Что такое проверка документов по форме?

12. Что такое таксировка документов?

13. Что такое контировка документов?

14. Каким образом разрешается вносить исправления в первичные учетные документы?

15. Можно ли вносить изменения в кассовые и банковские документы?

16. Что такое документооборот?

17. Что необходимо зафиксировать в графике документооборота?

18. Каков минимальный срок хранения бухгалтерских документов?

19. Какие документы организация обязана сдать в государственный архив в случае прекращения деятельности?

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Филиппов О. «1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ» на рынке СЭД/ECM-систем // Системный администратор. 2013. № 7-8 (128-129). С. 53-59.https://elibrary.ru/item.asp?id=20606991

2. Легенчук С.Ф., Дударева К.О. Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: Анализ основных подходов // Международный бухгалтерский учет. 2013. № 1. С. 43-49.https://elibrary.ru/item.asp?id=18357083

3. Волков И.К., Королев И.Д. Формирование электронных дел в системе электронного документооборота // Естественные и математические науки в современном мире. 2017. № 1 (48). С. 36-41.https://elibrary.ru/item.asp?id=28090446