Хранение документов
С помощью архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.
Создание документов
Документы в архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере архива в фоновом режиме.
Учет документов
На каждый документ в архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.
Взаимодействие пользователей
В архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.
Работа с документами
Для просмотра и редактирования документов архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно, не переключаясь в другое приложение.
Регистрация корреспонденции
В архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.
Коллективный доступ
Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.
Версионирование
При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.
Доступ через Web
Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.
Поиск
Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).
Права доступа
Каждому объекту архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.
Интеграция с внешними приложениями.
В состав архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:
· добавить к уже существующим системам функциональность архива;
· разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
· создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в архиве;
· разрабатывать Интернет-решения для доступа к документальным базам данных.
Основные отличия архива от файл-сервера:
· однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
· автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
· поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
· эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
· надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
· эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей.
