Механизм проектирования организационных систем

Лекция 3. Проектирование систем

Организационного типа

(2 часа)

Вопросы:

2.1. Механизм проектирования организационных систем

2.2. Методы моделирования организационных систем

2.3. Особенности регистрации компаний в Российской Федерации

Механизм проектирования организационных систем

Бизнес-процессы представляют собой практические мероприятия и ресурсы, направленные на создание, реструктуризацию и реформирование организаций с целью улучшения их деятельности: повышения прибыли, улучшения качества продукции, достижения экологических стандартов и т.д. В состав этих мероприятий входят организационные, технологические, экономические, финансовые, правовые и другие действия. Таким образом, бизнес-процессы — это связанные цепочки хозяйственных операций (рис. 95.1). Например, процесс производства, осуществление материально-технического снабжения, технология заключения и исполнения договоров на реализацию продукции, процесс бухгалтерского учета затрат и результатов производственной деятельности. Они могут осуществляться по различным схемам, которые в свою очередь могут ветвиться на несколько более мелких бизнес-процессов. Так, бизнес-процесс: «Технология заключения и исполнения договоров на реализацию продукции» для крупных организаций целесообразно разделить на два: «Технология заключения договоров на реализацию продукции (Подготовки к сбыту)» и «Технология исполнения договоров на реализацию про, дукции (Сбыт)».

Бизнес-процесс может быть представлен в виде иерархической системы взаимосвязанных задач, функций, операций и соответствующих им ресурсов. Наша задача — рассмотреть организационную составляющую бизнес-процессов.

Реализация бизнес-процессов происходит на основании бизнес-правил, в рамках которых необходимо выполнять хозяйственные операции. Это — законодательство, договора, соглашения,
контракты. Современные программы бизнес-процессов основаны
на архитектуре «клиент-сервер», которая обеспечивает:

• определенный порядок доступа работников к данным для
защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа;

• возможность коллективной работы с необходимыми набора ми информации;

• информированность работника в зависимости от его полномочий, а не от его рабочего места;

• возможность изменения баз данных.

 

                       ......

      ----- ------ ----------------------------

 

 

Рис. 2.1. Место бизнес-процессов в общей системе
деятельности компании

 

Организационная система (ОС) представляет собой совокупность двух частей: механизма внутреннего функционирования и механизма отношений с внешней средой (рис. 96.2).

Механизм внутреннего функционирования включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности: функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота.

Механизм отношений с внешней средой включает элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних отношений компании — законодательные акты, договоренности,
контракты, соглашения и т.п. ОС можно представить как работающую компанию, гармонично вписавшуюся во внешнюю среду. Примером большой организационной системы может послужить АМО «ЗИЛ» с обширной социальной инфраструктурой и наличием многочисленных смежников, потребителей, дилеров. В практической деятельности применяются два принципа использования указанных выше механизмов: принцип последовательности и принцип параллельности.

 

 

Рис. 2.2. Состав организационной системы

Принцип последовательности. «Для действующих компаний кор ректировка механизма внутреннего функционирования должна осу ществляться после определения тенденций изменения механизма от ношений с внешней средой».

Изменение механизма отношений компании с внешней средой может носить устойчивый и неустойчивый характер. При установлении тенденций устойчивых изменений, механизм внутреннего функционирования компании следует оперативно корректировать в допустимом диапазоне изменений. В случае неустойчивого характера изменений параметров внешней среды, необходимо либо подождать некоторое время, либо использовать экономике-математические методы для их анализа, например, методы аппроксимации, массового обслуживания и др.

Принцип параллельности. «Для новых компаний необходимо проектировать механизм внутреннего функционирования и механизм
отношении с внешней средой одновременно».

Создание компаний может носить разрешительный или заявительный характер. При разрешительном характере главную роль играет государственный орган регистрации товариществ или обществ. Он осуществляет строгий контроль за соблюдением законодательно установленных правил, ограничений, сроков.

При заявительном характере главную роль играет желание гражданина или организации создать новую компанию или реорганизовать старую. Регистрационный государственный орган лишь фиксирует определенный набор документов. В РФ действует разрешительный характер создания компаний. Существуют государственная и муниципальные регистрационные Палаты. Успешная регистрация компании еще не гарантирует успешной деятельности, трудности начинаются с первого же дня ее деятельности. Необходимо предварительно задуматься и рассчитать основные параметры будущей организации, определить ее место в местном, региональном или мировом разделении труда. Это нужно для того, чтобы
впоследствии не пришлось тратить много времени и денег на исправление допущенных ошибок. Поэтому задача проектирование организационной системы является весьма важной для компании. Разработка ОС — это многоплановый процесс с участием различных специалистов (по управленческим технологическим вопросам, по системотехнике и информации, по финансам и экономике, по юридическим вопросам, маркетингу).

Процесс создания ОС включает три стадии:

Предпроектная. Проведение научно-исследовательских работ (НИР), разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС;

Проектирование. Разработка технического и рабочего проектов с включением современных информационных технологий;

Ввод в эксплуатацию. Выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приемо-сдаточные испытания ОС.

Перечисленные стадии включают набор конкретных работ
(табл. 97.1)

Учитывая, что результаты всех управленческих и экономнее
ких процессов имеют тенденцию к запаздыванию, необходимо заранее согласовывать потребности внешней среды с возможное
тями компании.

 

 

Таблица 2.1

Основные виды работ при создании ОС

Перечень работ

Основное содержание

Формулирование цели создания ОС Описание конкретной ситуации Постановка проблемы   Заключение договора на проведение НИР   Формирование экспертного совета   Формализация проблемы   Проведение исследования проблемы   Определение границ проблемного объекта   Выбор границ объекта управления   Проведение обследования ОУ Заключение договора на создание ОС Разработка ТЗ на создание ОС Техническое проектирование ОС   Рабочее проектирование ОС   Формирование аппарата управления и структурных подразделений ОС Приобретение, монтаж и наладка КТС Обучение аппарата управления работе в условиях функционирования системы Проведение опытной эксплуатации ОС   Ввод ОС в эксплуатацию Патронажное обслуживание ОС

Составление общей и конкретных целей создания ОС Составление отчета о текущей ситуации Составление описания проблемы   Разработка плана работ. Подготовка и заключение договора Подготовка и издание приказа о создании экспертного совета и его функциях. Выбор объекта исследования. Определение его исходного и желаемого состояния Формирование модели «дерева факторов» и модели объекта исследования Составление схемы «фактор-деятельность-ОС». Определение границ объекта Выбор организаций (подразделений) в состав объекта управления Сбор и анализ материалов по ОУ Подготовка и подписание договора Выбор ОСУ и средств обеспечения ОС Выбор и обоснование основных проектных решений Подготовка эксплуатационной документации Подготовка штатного расписания и издание приказа об образовании нового структурного подразделения Покупка и установка комплекса технических средств (КГС) Инструктаж административного персонала Доводка ОС в процессе ее функционирования Издание приказа о начале эксплуатации Подписание договора о консультационном обслуживании

 

Для бизнес-процессов, связанных с международными операциями, формируют различные варианты комбинированных организационных структур компании. Внешнеэкономическая деятельность требует включения новых подразделений или расширения функций уже существующих.В качестве новых подразделений включают следующие:

• валютно-финансовый отдел,

• экспортно-импортны и отдел,

• отдел конъюнктуры и цен,

• отдел загранкомандировок,

• протокольный отдел,

• отдел совместных организаций,

• отдел технического обслуживания и запчастей, в том числе послепродажного,

• отдел патентов и лицензий,

• отдел развития,

• отдел рекламы и выставок,

• транспортный отдел.

• Механизм внешних отношений реализуется посредством выполнения представительских функций руководителем компании, работы с контрагентами, поставщиками и потребителями. Чтобы найти контрагентов на мировом рынке можно использовать множество источников информации:

• собственные базы данных;

• периодические издания (газеты, журналы, телевизионные передачи и др.);

• специальные публикации, деловые предложения;

•  личное знакомство с руководителями и представителями фирм;

•  данные обследования фирм (системный аудит организации);

 систематическое наблюдение за производственной и коммерческой деятельностью, просмотр отчетов (в том числе финансовых);

Таблица 2.2

Этапы создания компании

№ этапа и его наименование	Результат выполнения этапа	Комментарии
1	2	3
1. Формирование состава учредителей   2. Разработка и оформление Учредительных документов	Протокол учредительного собрания с подписями всех учредителей, а также паспортные данные для физических лиц и адресно- банковские реквизиты и печать для юридических лиц Устав компании. Учреди- тельный договор	Если учредитель один, то этот этап упрощается, а результатом будет «Решение учредителя» с соответст- вующими данными об учредителе или организации. В протоколе или решении должен быть указан конкрет- ый взнос каждого учредителя в уставный капитал будущей компании. Там же указывается согласованное месторасположение (юридический адрес) организации и распределение высших должностей Устав компании отражает отношения между работниками будущей компании, а учредителььный договор - отношения между учредителями данной компании. Учредительные документы подписываются всеми учредителями
3. Подача доку- ментов в Реги- страционную Палату и их согласование   4. Проверка документов в МРП и вынесение решения 5. Копирование и заверение документов     6. Оформление официальных атрибутов оганизации 7. Постановка на учет   8. Подача комплекта документов в МРП 9. Проверка документов в МРП и вынесение решения 10. Подтвержде- ние постоянной регистрации	Регистрационная Палата выдает документ о при- нятии учредительных документов     Получение временного сви- детельства о регистрации     Набор необходимой документации для оформления официальных атрибутов компании   Печать, штампы, бланки, коды ОКНО, счет в банке ит.д   Справки о постановке на учет в налоговой инспекции, Пенсионном Фонде, фонде занятости, Фонде медицинского страхования и др.   Регистрационная Палата выдает документ о приня- тии комплекта документов   Получение постоянного свидетельства о регистра- ции     Подтверждения обслужива- ющих органов, что ими получены копии постоян- ного свидетельства	При подаче документов на всех физических лиц - учредителей должны быть паспорта или заменяющие их документы. Представи- тели юридических лиц должны иметь доверенность на ведение дел по созданию компании Свидетельство выдается на срок от 30 до 45 дней     Временное свидетельство и все зарегистри- рованные в Палате документы копируются в 6-7 экземплярах, два из них заверяются в нотариальной конторе, а остальные в той же Палате. Ответственный за выполнение технической процедуры регистрации заказывает печати, штампы, коды ОКПО и т.д.   Директор компании в территориальном районе местоположения компании оформляет постановку на учет в налоговой инспекции, Пенсионном Фонде, Фонде занятости, Фонде медицинского страхования и др.     В комплект входят: справка из банка, отметка налоговой инспекции, коды ОКПО, отметка Пенсионного фонда и Фонда занятости, уставные документы Необходимо сделать не менее 5 копий со свидетельства о постоянной регистрации.   Данное свидетельство необходимо для налоговой инспекции, банка, фондов