Понятие о бух. документах, их классификация.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Документ — это письменное свидетельство о законности и реальности совершенной хозяйственной операции.

Под документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения на материальных носителях информации хозяйственных операций в целях контроля за ними и ведения текущего бухгалтерского учета.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

ПО НАЗНАЧЕНИЮ документы бывают распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления.

Распорядительными называются документы, в которых содержатся задания на проведение хозяйственных операций (приказ на отпуск материалов со склада, приказ на премирование персонала организации, чеки на получение наличных денег из банка, наряд на отгрузку продукции). Однако они не подтверждают факта их осуществления.

Исполнительными (оправдательными) называются документы, составляемые в момент совершения операции или же тотчас после ее совершения и служащие доказательством ее выполнения (акт о приемке основных средств, расходная накладная на отпуск материалов со склада во исполнение распорядительного документа - требования). Эти документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Комбинированные (распорядительно-исполнительные) документы имеют одновременно распоряжение на совершение операции и доказательство о проведении операции (расходный кассовый ордер - содержит в верхней части распоряжение о совершении операции («выдать»), в нижней части – отметку о выплате наличных денег из кассы («получил»)). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их общее количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтерией организации по данным оправдательных документов для учетных целей (ведомость распределения материалов, расчет о начислении заработной платы, расчет о начислении амортизации, калькуляции, учетные регистры). Они не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций.

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ различают документы внешние (поступившие из других организаций - например, счет на продукцию, отпущенную со склада какому-либо заводу) и внутренние (составленные в данной организации - приходная накладная склада готовой продукции, составленная при поступлении продукции из цеха).

ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ документы подразделяются на первичные и сводные. Первичный документ применяется для фиксации одной хозяйственной операции (акт раскроя материала, накладная на отпуск материала, кассовый ордер). Сводный документ составляется на основе нескольких первичных документов (материальный отчет склада, к которому приложены документы на поступление и расход материалов, сводная ведомость распределения заработной платы за месяц).

В соответствии с вышеуказанным требованием первичные документы ПО СПОСОБУ ИСПОЛНЕНИЯ делятся на составленные ручным способом и машинным. В данных автоматизированного бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

 ПО ПОРЯДКУ СОСТАВЛЕНИЯ документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию, например расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, наряд на сдельную работу, накладная на отпуск материалов.

Накопительные документы содержат однородные операции за определенный промежуток времени (неделю, декаду, месяц), например лимитно-заборная карта - документ, в котором сделаны отметки об отпуске в течение месяца материалов со склада