Требования к бланкам служебных документов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а белизна — не менее 90 %) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями п. 4.1 ГОСТ Р6.30-2003 должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной  информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).

Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Несмотря на то что из содержания ГОСТ Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой связи напомнить уважаемым читателям о наиболее важных из них.

Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением.

Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.

Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков.

Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;

2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Хранение бланков организации следует производить в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи).

В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.