Современные устройства – наши друзья

Высокие технологии, поднявшие скорость, эффективность и точность передачи информации всех типов, призваны улучшить нашу жизнь. Предполагается, что с ними мы быстрее и легче, чем раньше, сможем выполнять работу и связываться с нужными людьми. Однако привычка постоянно прибегать к помощи коммуникационных устройств быстро перерастает в зависимость от них. Люди, только проснувшись, первым делом хватаются за сотовый телефон и проверяют, не поступали ли ночью звонки или сообщения голосовой почты; мчатся к компьютеру снимать электронную почту; звонят в офис и выясняют, не произошло ли за несколько часов их отсутствия что-то, о чем им обязательно нужно знать. Каждые пять-шесть минут они открывают календарь в Microsoft Outlook, хватаются за свои коммуникаторы, дабы убедиться, что ничего не пропустили. Вам необходимо это остановить, прежде чем ситуация выйдет из-под контроля.

Верните собственное время

Один из моих клиентов, фирма которого работала с дистрибуторами в девятнадцати штатах, обнаружил, что слишком привязан к своему компьютеру и скован по рукам и ногам необходимостью ежедневно по несколько часов читать электронную почту и отвечать на нее. Чем больше часов он проводил за компьютером, тем меньше времени мог уделять другим важным делам. Объем несделанной работы нарастал лавинообразно, клиент из-за этого нервничал, плохо спал, его самочувствие ухудшилось. Мы рассказали ему о правиле «80 на 20» и о том, что оно означает в его ситуации. Восемьдесят процентов получаемых им писем не представляют никакой ценности, их не стоит даже открывать, а следует удалять немедленно. Из оставшихся двадцати в свою очередь лишь двадцать процентов, то есть четыре процента всей корреспонденции, требуют какой-либо немедленной реакции. Остальные шестнадцать можно временно проигнорировать и перенести в папку для корреспонденции, требующей менее срочной обработки.

Стандартизируйте и доверяйте

Другой мой клиент получал по триста с лишним электронных писем в день. При этом он, не считаясь с потерями времени, просматривал всю свою почту сам, поскольку был уверен, что больше никто с этим не справится. Мы предложили клиенту разобрать однажды письма вместе с секретарем, объясняя ей, какие из них важные, какие нет и как поступать с наиболее частыми вопросами и просьбами. К его удивлению, через пару часов секретарь научилась разбираться в основной массе корреспонденции. С тех пор она, приходя по утрам на работу, удаляла ненужные письма (восемьдесят процентов всей почты), а сообщения, требующие срочных действий начальника, переносила в особую папку. Если по поводу какого-то письма возникал вопрос, секретарь помещала его в другую специальную папку, которую начальник просматривал в удобное для него время. При следующей встрече клиент сказал мне, что подсчитал, сколько времени ему удалось сэкономить. Оказалось, он высвободил на своих лягушек, то есть на самые важные дела, двадцать три часа в неделю. Возложив на секретаря несложную дополнительную обязанность, бизнесмен существенно изменил к лучшему свою жизнь: снизилось напряжение, улучшилось здоровье, прибавилось сил – человек просто преобразился, он стал более спокойным и позитивно настроенным. Хочу спросить вас: как переменилась бы ваша жизнь, если в ней появилось бы двадцать три дополнительных часа в неделю для размышлений, работы, планирования, важных разговоров с коллегами или даже просто для прогулок с семьей?

Мы не рабы

Недавно в журнале Fortune была напечатана статья, в которой автор описывает свой бунт против электронной почты. Вернувшись в свой офис после двухнедельного отпуска, он обнаружил у себя в ящике более семисот писем. Чтобы разобрать накопившуюся корреспонденцию, потребовалось бы не менее недели, и в течение всего этого времени рассказчик не смог бы заняться ни одним из своих проектов. Впервые за свою трудовую жизнь он сделал глубокий вдох, нажал кнопку Delete All («Удалить все») – и семьсот писем исчезли навеки, позволив ему обратиться к задачам, действительно существенным для него самого и его компании. «Я, – пишет автор, – понял, что, если кто-то просто посылает мне письмо, это еще не дает ему права на часть моей жизни, то есть не обязывает меня ему отвечать – ни теперь, ни потом. Кроме того, мне пришло в голову, что, если письмо по-настоящему важно, отправитель пошлет его повторно». Так и случилось.

Слуга, а не хозяин

Чтобы концентрировать внимание на тех немногих вещах, которые сильнее всего влияют на ваш бизнес и личную жизнь, вы должны заставить себя относиться к техническим устройствам как к средствам – они слуги, а не хозяева вашей жизни. Они существуют, чтобы помогать, а не мешать, чтобы упрощать вам жизнь, а не создавать сложности, путаницу и нервное напряжение. Самое лучшее – «бросить» технологии, как бросают курить. Подавите в себе желание включать все устройства подряд, как только проснетесь. Пусть приемник, телевизор, сотовый телефон и компьютер остаются выключенными до тех пор, пока вы не спланируете и не организуете свой день. Намеренно создавайте в своей жизни зоны тишины, полной недосягаемости ни для кого и ни для чего. Заставляйте себя регулярно останавливаться и «слушать тишину» – это поможет вам сохранять внутреннее спокойствие. Иногда ради более высоких задач приходится отказываться от чего-то, представляющего меньшую ценность. Не переставайте себя спрашивать: что важнее? Что вам необходимо для выполнения работы? Для личной жизни? Если из двух занятий потребовалось бы выбрать одно, чем вы займетесь?