Для того, щоб контроль міг виконати своє справжнє завдання, тобто забезпечити досягнення мети організації, він повинен мати деякі важливі характеристики.
1. Стратегічна спрямованість контролю.
Щоб контроль був ефективним, він повинен мати стратегічний характер, тобто відображати пріоритети організації та підтримувати їх. Коли вище керівництво вважає, що деякі види діяльності мають стратегічне значення, то в кожній такій галузі обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність важко підлягає виміру.
2. Орієнтація на результати.
Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією. Контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажаної мети і в змозі сформувати нові завдання, що забезпечать її виживання в майбутньому.
3. Відповідність справі.
Контроль буде ефективним тоді, коли відповідатиме виду діяльності, яка контролюється. Він повинен об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що справді важливо.
4. Своєчасність контролю.
Щоб контроль був ефективним, він повинен бути і своєчасним. Своєчасність контролю полягає не в тому, щоб часто й швидко його здійснювати. Потрібен певний інтервал між проведенням вимірів і оцінок, які відповідають явищу, що контролюється.
5. Гнучкість контролю.
Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.
6. Простота контролю.
Найбільш ефективний контроль — це найпростіший контроль з точки зору тих завдань, яким він підпорядкований. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють з системою контролю і реалізують її.
7. Економічність контролю.
Дуже рідко намагаються досягти за допомогою контролю повної досконалості в роботі організації. Ніколи не слід забувати, що всі затрати організації повинні приводити до збільшення її доходів і переваг. Затрати засобів повинні наближати організацію до мети.
Ефективність менеджменту.
Організаційні зміни та організаційний розвиток передбачають підвищення ефективності систем менеджменту.
Ефективність менеджменту — результативність управлінської діяльності, що визначається як відношення отриманих результатів від реалізації певних управлінських важелів в організації до витрат, які супроводжують їх одержання.
При оцінюванні системи менеджменту, яка діє в організації, слід розрізняти економічну, організаційну та соціальну ефективність.
Економічна ефективність менеджменту. Відображає економічні результати діяльності організації за конкретної системи управління. З одного боку, економічну ефективність характеризують показники, що відображають побудову та функціонування систем менеджменту. Це рівень автоматизації робочих місць управлінців, рівень розроблення інструктивного та нормативного матеріалу, загальний діапазон менеджменту, рівень технічної озброєності управлінців тощо. Водночас ефективність систем менеджменту характеризується показниками, які відображають результати виробничо-господарської діяльності організації: величина прибутку, собівартість, обсяг виготовленої продукції, обсяг реалізації продукції, рентабельність, фондомісткість, рівень ліквідності, рівень ризику, коефіцієнти автономії, фінансової стійкості, маневрування, оборотності тощо.
Організаційна ефективність менеджменту. Характеризує якість побудови організації, її системи управління, прийняття управлінських рішень, реакцію системи управління на стреси, конфлікти, організаційні зміни тощо. Її оцінюють за показниками, які відображають якість побудови організації та її системи управління: рівень централізації функцій управління, співвідношення чисельності управлінських працівників між різними рівнями управління, питома вага керівників у загальній чисельності апарату управління, коефіцієнт ланковості структури менеджменту, швидкість прийняття управлінських рішень тощо.
Соціальна ефективність менеджменту. Відображає вплив менеджменту на процеси формування професійних характеристик працівників, у тому числі керівників, формування корпоративного духу, відповідного психологічного клімату в колективі, атмосфери захищеності й причетності до цілей організації, перспектив розвитку соціальних інституцій тощо. Соціальну ефективність менеджменту можна оцінювати з двох точок зору. З одного боку, її оцінюють за показниками, що відображають соціально-культурну сферу функціонування організації: рівень трудової дисципліни, рівень стабільності кадрів, рівень розвитку соціальної інфраструктури на підприємстві, рівень умов праці тощо. З іншого — за показниками, що відображають вплив на досягнення виробничо-господарських результатів та задоволення потреб ринку: продуктивність праці, зарплатовіддача, рівень задоволення потреб споживачів тощо.
5. Влада як форма цілеспрямованого впливу. Форми влади.
Влада – це інструмент соціального управління, який дозволяє цілеспрямовано впливати на поведінку людей. Її використання в організації може сприяти виникненню певних стосунків між людьми, спричиняти їх зміну чи припинення. Влада дає право керівникові приймати рішення, наказувати, вимагати виконання, контролювати, винагороджувати і карати.
Але влада керівника не має і не може бути абсолютною, у владних стосунках мусить існувати певна межа, яку не варто переступати. Влада керівника має бути достатньою для досягнення поставлених цілей, але не уражати гідність підлеглих, не викликати у них відчуття приниження, а звідси і непокори.
Слід пам'ятати, що результати роботи керівника великою мірою залежать від того, як виконають свою частину роботи його підлеглі. Ця залежність обумовлює необхідність дотримання балансу влади. Чим вищий професійний та загальний рівень розвитку підлеглих, тим складніше керівнику впливати на їхню поведінку, використовуючи лише формальну владу. Керівники мають усвідомлювати, що ефективно впливати на сучасних працівників можна не через страх покарання, а через мотиви, що спонукають до співробітництва.
Дослідження, що проводилися для вивчення сутності явищ влади та впливу, здебільшого відзначають п'ять основних форм влади, які мають відповідні джерела:
· владу, що ґрунтується на примушуванні;
· владу, що ґрунтується на винагороді;
· законну владу;
· експертну владу;
· харизматичну владу.
Влада примушування. Джерелом її є страх. Як правило, вона базується на побоюванні виконавця втратити дещо, для нього цінне (роботу, посаду, премію, повагу, захищеність тощо). Вона не обов'язково передбачає насильство, але відчуття нестійкості становища індивіда у групі утримує його від поведінки, яка суперечить прийнятим нормам. Така влада має суттєві недоліки, основними з яких є:
- відсутність довіри у стосунках між підлеглими та керівництвом;
- значні витрати на контроль за діями підлеглих;
- орієнтація підлеглих на виконання роботи лише у межах встановленого завдання.
Така влада більш притаманна авторитарному керівникові і ефективна лише тоді, коли підлеглі дуже цінують місце своєї роботи. Однак широке її застосування гальмує розвиток організації, оскільки стримує ініціативу її працівників. Цю форму влади керівнику слід обирати тоді, коли інші застосувати неможливо, або вони не дають бажаного ефекту (наприклад, у екстремальних ситуаціях).
Влада винагороди. Владний вплив, в основі якого лежать стимули і винагороди, – один із найдавніших і часто найефективніших способів дії на інших людей. Джерелом такоївладиє прагнення людей задовольнити певні свої потреби. Керівник використовує бажання підлеглих отримати винагороду, яка дозволяє це зробити, в обмін на виконану роботу, певну поведінку тощо. Але для забезпечення дієвості цієї форми влади винагорода має бути досить цінною для виконавця. При цьому слід враховувати, що у кожної людини своє сприйняття і розуміння цінностей, отже одна і та ж винагорода може по-різному впливати на поведінку різних людей. Тому ефективною влада винагороди буде у тому разі, якщо керівник чітко встановить пріоритети у потребах своїх підлеглих і будуватиме систему винагород відповідно до них.
Законна влада. Вона передбачає вплив на підлеглих через традиції, здатні задовольнити потребу виконавця у захищеності і приналежності. Законна влада – це делеговані повноваження керівника, що набирають владних форм лише тоді, коли зовнішні щодо організації норми культури (традиції) сприяють розумінню того, що підпорядкування керівникові є бажаною поведінкою. Підлеглі за традицією готові визнавати авторитет законної влади, тобто вірять у те, що керівник має право віддавати накази, а їх обов'язок – виконувати вказівки. Отже, джерелом законної влади є соціальні норми того суспільства, у якому функціонує конкретна організація. Перевагами законної влади є те, що вона забезпечує стабільність організації, швидкість та передбачуваність впливу, оскільки виконавець при її застосуванні реагує не на певну людину (керівника), а на відповідну посаду. Суттєвий недолік законної влади – значний консерватизм, який може заважати організації бути гнучкою.
Експертна влада. В її основі лежить вплив через розумну віру. Така віра виникає у підлеглого тоді, коли він переконаний, що керівник має ґрунтовні знання з питання, що вирішується. Отже, джерелом експертної влади є знання. Підлеглий не піддає сумніву рішення керівника та шляхи його виконання. Підпорядкованість у даному випадку базується на усвідомленні і логіці, які притаманні більшості людей. Чим значніші досягнення експерта (керівника), тим більше у підлеглих віри в те, що його рішення є завжди правильними. Це посилює вплив експерта на оточення.
Недоліком експертної влади є те, що здобувається вона нелегко, а втрачається дуже швидко. Достатньо прийняти помилкове рішення і віра підлеглих у непогрішимість знань експерта похитнеться; його авторитет, а значить і влада зменшиться.
Різновидом експертної влади є влада інформації. Особливість її полягає в тому, що вона дозволяє доповнити картину, яку дають знання у певній сфері діяльності, своєчасною інформацією щодо змін у цій сфері. Вона ґрунтується на можливостях і спроможності керівника з'єднувати на своєму рівні кінці інформаційних потоків, що надходять як з внутрішнього, так і зовнішнього середовища організації. Джерелом цієї влади є мережа комунікаційних каналів, за якою надходить потрібна інформація.
Коли інформаційні канали є недоступними іншим, керівник оперативніше відреагує на потенційні загрози або зуміє використати можливості, про які інші ще не знають. У такому разі говорять про владу зв'язків. Ефективне використання її дозволяє підтримувати позиції організації на потрібному рівні без її кількісного зростання.
Великою перевагою експертної влади у всіх її різновидах є те, що вона поширюється не лише на підлеглих, а і на інших людей із оточення менеджера, які можуть бути з ним на одному рівні чи навіть вищому. Тому її цінність для керівника значно перевищує цінність інших видів влади. Але вона може бути досить небезпечною для того, хто її завоював, у випадку, коли являтиме загрозу для інших. У своєму негативному прояві влада інформації є підставою для збільшення залежності від її носія і шантажування.
Еталонна влада. Вона формується на засадах харизми, тобто на силі особистих якостей або професійних здібностей людини, яка у даному разі визнається лідером не лише формально. Такими харизматичними якостями можуть бути: позитивна енергетика, яку "випромінює” людина, її незалежність, впевненість, гідність, неординарна і вражаюча зовнішність, гарні риторичні здібності, сприйняття похвал своєї особи без марнославства, пихатості, зарозумілості.
Важливими професійними рисами менеджера, що також мають харизматичний вплив, є: вміння бути управлінцем, а не "погоничем”; впевненість у собі; вимогливість та позитивний критицизм у ставленні до підлеглих; об'єктивність у заохоченні й покаранні; ввічливість і доброзичливість; почуття гумору, нормальне сприйняття дотепів і жартів; прояв зацікавленості особистими проблемами підлеглих.
Керівник, що має харизму, викликає у підлеглих симпатії і обожнювання; сприймається ними як взірець; його дії і вчинки знаходять безумовну і беззастережну підтримку у тих, хто знаходиться у колі його впливу. Отже, джерелом харизматичної влади є наявність послідовників, тих, хто готовий йти вслід за лідером "у вогонь і воду”. Віра в ідеальність лідера є досить сильною підставою для його влади над послідовниками, але для цього йому необхідно "знайти” тих, хто б захоплювався ним. Недоліком такої влади є те, що харизма може бути використана і для негативного впливу на людей.
6. Керівництво як процес здійснення влади. Стилі керівництва, їх сильні і слабкі сторони.
Центральною фігурою в менеджменті будь-якої організації є менеджер-керівник, який керує нею або окремим її підрозділом. Процес керівництва є неодмінною умовою функціонування організації.
Керівництво - це цілеспрямований вплив осіб, наділених функціями й компетенцією керівників, на колективи, тобто взаємодія керівників і виконавців. Керівництво - не лише неодмінний, а й основний елемент процесу керування, зміст якого розкривається через його функції: планування, організацію, контроль, мотивацію й виховання. Перші чотири розкривають зміст процесу керівництва в системі "керівник - виробництво", а остання - одну з найважливіших аспектів керівництва - формування особистості у сфері трудової діяльності.
Цікавим є розподіл затрат робочого часу лінійними керівниками різних рівнів управління на основні функції керівництва. Затрати часу на розробку планів зменшуються зі зниженням рівня управління. Функція організації вимагає порівняно однакової уваги з боку керівників усіх рівнів. Основне навантаження щодо реалізації функції контролю припадає на вищу та середню ланку. Реалізація функції стимулювання здійснюється на низових рівнях, як і функції виховання.
Процес керівництва колективом можна поділити на три стадії:
· визначення цілей, які мають бути досягнуті за певний відрізок часу;
· інформування колективу про завдання, методи їх виконання, ресурси тощо;
· проведення аналітичної роботи з метою вивчення резервів підвищення ефективності трудової діяльності колективу.
Таким чином, враховуючи зміст основних стадій керівництва, можна дійти висновку, що керівництво - це процес неперервного обміну інформацією між його суб'єктом та об'єктом з метою впливу один на одного.
Особливості взаємодії членів колективу з приводу прийняття й реалізації рішень формують стиль керівництва. Він обумовлюється особливостями розпоряджувально-владних взаємин у колективі, в залежності від співвідношення яких він може бути директивним (авторитарним), демократичним і анархічним.
Для директивного стилю керівництва характерне усунення підлеглих від участі у виробленні та прийнятті рішень, відсутності у них можливості проявляти власну ініціативу та самостійність. Він базується на тому, що авторитарний керівник має достатньо влади, щоб нав'язати свою волю виконавцям. Цей стиль керівництва більше влаштовує "людину X", згідно з теорією Мак-Грегора. Автократ централізує повноваження, структурує роботу підлеглих, здійснює психологічний тиск на них, застосовує погрози. Якщо він використовує винагороди, то його називають доброзичливим автократом.
Для демократичного стилю керівництва характерна участь членів колективу в обговоренні важливих питань його життєдіяльності, існує інтерес керівника до думки підлеглих. Демократичний керівник вміє залучати до прийняття рішень членів колективу та інтегрувати їхні думки. Демократичне керівництво апелює до "людини Y", згідно з теорією Мак-Грегора. Цей стиль характеризується високим рівнем децентралізації повноважень, вільним прийняттям рішень, оцінкою роботи після її завершення.
Різновидом демократичного стилю є ліберальне керівництво, яке базується на майже повній свободі у визначенні своїх цілей і контролі власної роботи. Цей стиль необхідний там, де колектив знаходиться на високому рівні зрілості, де встановилися порядок і дисципліна.
Анархічний стиль керівництва має місце тоді, коли керівник самовідмежовується від процесу керівництва. Цей стиль може бути доречним у тому випадку, якщо колектив "доріс" у своєму розвитку до того, що може ефективно діяти на засадах самоуправління.
Вибір стилю керівництва обумовлюється дією різноманітних факторів, серед яких головну роль відіграє ситуація. Частота застосування відзначених стилів керівництва різна. Найбільш розповсюдженим вважається демократичний стиль. Менеджер повинен відчувати ситуацію і вибирати такий стиль у своїй діяльності, потребу в якому відчувають його підлеглі.
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ:
1. Що таке мотивація? Які мотиваційні засоби існують?
2. Дайте визначення поняттям «потреба», «мотив», «стимул».
3. Поясніть суть «закону результату».
4. Які ви знаєте первинні теорії мотивації?
5. Назвіть найбільш відомі змістовні теоріями мотивації.
6. Поясніть теорію потреб А. Маслоу. Як її можна проілюструвати?
7. Що вважається контролем в менеджменті, які його цілі і завдання?
8. Які види контролю виділяють за часовим характером?
9. Які існують характеристики ефективного контролю?
10. Чим вимірюється ефективність менеджменту?
11. Навіть відомі вам форми влади. Охарактеризуйте їх переваги і недоліки.
12. Що таке керівництво в менеджменті?
13. Які виділять стилі керівництва?
