6.1. Понятие и классификация документов
Слово "документ" происходит от латинского documentum - доказательство. Под термином "документ" следует понимать письменное доказательство, свидетельство.
Документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации.
Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, когда все записи производятся только на основании полноценных документов.
Существует понятие "классификация бухгалтерских документов"- их группировка по определенным признакам с целью изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. Группировка документов по перечисленным признакам приведена в табл. 3.
Таблица 3.
Группировка документов по признакам
| Признак | Виды документов |
| Назначение документа | Распорядительные; оправдательные; комбинированные; документы учетного оформления |
| Порядок составления | Первичные; сводные |
| Порядок отражения хозяйственных операций | Разовые; накопительные |
| Место составления | Внутренние; внешние |
| Качественные признаки | Полноценные; неполноценные |
Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения и т.п. (например, приказы на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку). Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете.
Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и проч.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы, либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу) документами. Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, т.е. разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, т.к. расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).
Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. К ним относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т.д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и проч.
Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа можно считать началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичные документы - это приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и проч.
Сводные документы составляются на основании первичных. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Их применение позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.
Разовые документы отражают одну или несколько хозяйственных операций и составляются единовременно в один прием. Они оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. К ним относятся накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.
Накопительные документы составляются постепенно в течение определенного временного периода. В них отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Их применение сокращает количество документов и учетных записей, т.к. один накопительный документ заменяет несколько разовых.
Внутренние документы составляются в данной организации.
Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и проч.).
Полноценным является документ, составленный по установленной форме, имеющий все обязательные реквизиты и правильно отражающий действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.
Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.
6.2 Требования к оформлению документов
Закон «О бухгалтерском учете» с 2013 года не содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России и публикуемым в виде альбомов унифицированных форм. Организация вправе разрабатывать документы самостоятельно и дорабатывать унифицированные формы, включать в них дополнительные сведения, изменять их внешний вид.
Организация может разработать формы самостоятельно, при этом должны быть соблюдены следующие условия:
1) форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе бухгалтерской учетной политики;
2) форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- код формы документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц;
- расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.
Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за их своевременное и качественное оформление, а также достоверность содержащихся в них данных. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими лицами).
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, которыми оформляются финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. В таком случае руководитель несет всю полноту ответственности за последствия их осуществления и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, поскольку документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться.
Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими их. Не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать "Исправлено" и указать дату внесения исправлений. Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа "Погашено" и т.п.
На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
6.3. Документооборот
По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к ее деятельности. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Документооборот в бухгалтерском учете организации включает:
1) все стадии движения первичных документов:
- создание или получение от других организаций первичных документов;
- принятие к учету первичных документов;
- обработку первичных документов;
- передачу в архив принятых к учету и обработанных документов;
2) движение учетных регистров, сформированных по первичным документам: от составления до сдачи в архив;
3) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;
4) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;
5) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.
Организация документооборота подразумевает:
- разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;
- доработку унифицированных форм (при необходимости);
- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;
- создание графика документооборота;
- определение механизма принятия документов к учету;
- выбор системы обработки документов;
- порядок хранения и уничтожения документов.
В бухгалтерской учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. Утверждает график руководитель организации.
6.4. Формы и регистры бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках или в электронном виде. Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают составившие и подписавшие их лица.
Форму ведения бухгалтерского учета организация выбирает самостоятельно и закрепляет в бухгалтерской учетной политике. Существуют следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная, автоматизированная.
При мемориально-ордерной форме учета на основании первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые регистрируются в специальном журнале и вместе с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для записей по счетам бухгалтерского учета. Итог всех сумм по регистрационному журналу должен равняться сумме всех дебетовых и всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам. На основании мемориальных ордеров производят записи по счетам синтетического учета в главной книге. Она открывается на год. Одному синтетическому счету соответствует один развернутый лист книги.
На рисунках ниже показаны примерные формы бухгалтерских отчетных документов.
Примерная форма мемориального ордера представлена на рисунке 7.
Мемориальный ордер N 1
записать за _______ 20__ г.
| Содержание операции, документ, дата, N | По дебету счета | По кредиту счета | Сумма |
"__" ________ 20__ г.
Главный бухгалтер _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Рис. 7 Образец мемориального ордера.
Примерная форма регистрационного журнала представлена на рисунке 8.
Регистрационный журнал
за _______ 20__ г.
| Порядковый номер мемориального ордера | Дата ордера | Сумма по мемориальному ордеру, руб. |
Рис. 8 Образец регистрационного журнала.
Примерная форма главной книги представлена на рисунке 9.
Главная книга
Счет ______
| Д-т | К-т | ||||||||||
| Дата | Номер мемориального ордера | Кредит | Итого | Дата | Номер мемориального ордера | Дебет | Итого | ||||
Рис. 9 Образец главной книги
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет имущества, обязательств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится за отчетный месяц в учетных регистрах: журналах-ордерах (ведутся по кредитовому признаку), вспомогательных (накопительных) ведомостях, разработочных таблицах. Обычно в одном регистре совмещаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического учета ведутся по некоторым объектам, основным средствам, расчетам по оплате труда, материалам. Данные учетных регистров переносятся в главную книгу - учетный регистр, предназначенный для синтетического учета в течение года. В ней открываются все счета синтетического учета, применяемые организацией. На счетах записывается сальдо на 1 января и ежемесячно производится запись итоговых данных журналов-ордеров, выводятся обороты за месяц и сальдо на конец отчетного месяца.
Ниже на рисунках представлены формы бухгалтерских отчетных документов.
Примерная форма журнала-ордера представлена на рисунке 10.
Журнал-ордер N 1 по счету 50 "Касса"
| N строки | Дата | С кредита счета 50 в дебет счетов | Итого | ||||
| 51 | 62 | 70 | 71 | И т.д. | |||
Рис. 10 Образец журнала-ордера.
Примерная форма ведомости представлена на рисунке 11.
Ведомость N 1 по счету 50 "Касса"
| N строки | Дата | В дебет счета 50 с кредита счетов | Итого | ||||
| 51 | 60 | 71 | 73 | И т.д. | |||
Рис. 11 Образец ведомости.
Примерная форма оборотно-сальдовой ведомости представлена на рисунке 12.
Оборотно-сальдовая ведомость
| Номер счета | Сальдо на начало месяца | Оборот за месяц | Сальдо на конец месяца | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | ||||||
| 02 | ||||||
| И т.д. | ||||||
Рис. 12 Образец оборотно-сальдовой ведомости.
Примерная форма главной книги представлена на рисунке 13.
Главная книга
Счет 50 "Касса"
| Месяц | Обороты по дебету с кредита счетов | Оборот по кредиту | Сальдо | |||||
| 51 | 62 | 71 | 76 | И т.д. | Д-т | К-т | ||
| На 1 января | ||||||||
| Январь | ||||||||
| Февраль | ||||||||
| И т.д. | ||||||||
Рис. 13 Образец главной книги.
Принципы журнально-ордерной формы учета изложены в Письмах Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 "Об Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства" и от 06.06.1960 № 176 "Об Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций".
Упрощенную форму учета могут применять только малые предприятия. Согласно п. 21 Типовых рекомендаций, утв. Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н, такой учет можно вести:
- по простой форме (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);
- по форме с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Бухгалтерский учет по простой форме ведут малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц), не осуществляющие производство продукции и работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае достаточно регистрировать все хозяйственные операции только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности.
Остальные малые предприятия могут выбрать форму ведения бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия, формы которых приведены в Приложениях к Типовым рекомендациям.
Автоматизированная форма учета предполагает использование компьютерной программы для ведения бухгалтерского учета. Организация может сама разработать или приобрести лицензионную программу. Выбор программы зависит от величины организации, объема хозяйственных операций, потребностей в раздельном учете и т.д. При автоматизированной форме учета, так же как и при ручных формах, работа бухгалтера заключается в обработке первичных оправдательных документов и бухгалтерских справок. Каждый документ, соответствующий хозяйственной операции, записывается машинным способом с помощью бухгалтерских проводок. Многие первичные документы формируются непосредственно в программе, и на их основе создаются бухгалтерские записи. Выходными формами являются как традиционные учетные регистры, так и регистры, предлагаемые бухгалтерской программой (карточка счета, оборотно-сальдовые ведомости общие, по счетам и субсчетам, анализ счета и др.). На основании этих регистров программным способом формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.
