Для удобства контроля за счетами и составления баланса и отчетности в бухгалтерском учете применяются оборотные ведомости.
Оборотная ведомость является способом обобщения показателей счетов — она регистрирует обороты и остатки по всем хозяйственным средствам и их источникам. Существует два вида оборотных ведомостей: по синтетическим счетам и по аналитическим счетам.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам составляется на основании синтетических счетов за месяц.
В нее записывают наименование счетов, остатки на начало месяца, обороты за месяц и остатки на конец месяца. В графах «Остаток на начало месяца» и «Остаток на конец месяца» по активным счетам сумма указывается по дебету, по пассивным — по кредиту, по активно-пассивным — и по дебету, и по кредиту одновременно.
Обороты за месяц (суммы всех операций отдельно по дебету и по кредиту счетов) заносятся в колонки и по дебету, и по кредиту. После составления оборотной ведомости подсчитываются итоги по каждой колонке. Главная особенность правильно составленной оборотной ведомости — три пары равных итогов:
1. Итог начальных остатков по дебету должен быть равен итогу начальных остатков по кредиту.
2. Итог оборотов по дебету равен итогу оборотов по кредиту.
3. Итог конечных остатков по дебету равен итогу конечных остатков по кредиту, как актива и пассива баланса.
Если такого равенства нет, значит, допущены ошибки, которые необходимо исправить. Бывают случаи, когда могут быть допущены ошибки даже при наличии трех пар равенств:
1. Операция отражена в правильной корреспонденции счетов, но в меньшей или большей сумме.
2. Сумма операции одинакова, но корреспонденция счетов указана неправильно.
3. Одновременно по дебету и по кредиту допущена ошибка на одинаковую сумму.
Поэтому необходимо в первую очередь проверить записи тех счетов, по которым ведется аналитический учет и составляется оборотная ведомость.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
| № сч. | Наименование счета | Остаток на начало месяца | Обороты за месяц | Остаток на конец месяца | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 01 | Основные средства | 40 000 | - | - | - | 40 000 | - |
| 40 | Выпуск продукции | 79 300 | - | 154 600 | 118 800 | 115 100 | - |
| 50 | Касса | 50 | - | 1 000 | 950 | 100 | - |
| 51 | Расчетные счета | 3 000 | - | - | 1 000 | 2 000 | - |
| 80 | Уставный капитал | - | 56 650 | - | - | - | 56 550 |
| 66 | Расчеты по КСК и займам | - | 4 000 | - | 3 000 | - | 7 000 |
| 60 | Расчеты с поставщиками | - | 62 000 | 3 000 | 37 300 | - | 96 300 |
| 70 | Расчеты по оплате труда | - | 1 500 | 950 | - | - | 550 |
| 71 | Расчеты с подотчет. лицами | 1 800 | - | 5 500 | 4 000 | 3 300 | - |
| Итого | 134 150 | 134 150 | 165 050 | 165 050 | 160 500 | 160 500 | |
Оборотная ведомость по аналитическим счетам составляется по тому же принципу, что и оборотная ведомость по синтетическим счетам, но по каждой группе аналитических счетов, открытых к одному синтетическому счету.
При этом ведутся два вида учета ценностей по счетам — суммовая (в денежной форме) и количественно-суммовая (в натуральных и денежных показателях). Первая используется при расчетах с поставщиками, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами и т.п., а вторая — при учете материальных ценностей на складах и в производстве.
Итог по аналитической группе одного синтетического счета должен соответствовать строке этого синтетического счета в оборотной ведомости. Оборотная ведомость имеет удобную организацию учета информации по счетам, поэтому из нее легко переносить уже проверенные данные в месячный или квартальный баланс.
Оборотная ведомость по аналитическим счетам
(к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»)
| № | Наименование счета | Остаток на начало месяца | Обороты за месяц | Остаток на конец месяца | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 1 | ООО «Уют» | - | 10 000 | 1 000 | 23 000 | - | 32 000 |
| 2 | ООО «Заря» | - | 20 000 | 12 000 | 7 000 | - | 15 000 |
| 3 | ООО «Рассвет» | - | 32 000 | 4 000 | 7 500 | - | 35 500 |
| Итого | - | 42 000 | 17 000 | 37 500 | - | 82 500 | |
