Перелік масивів інформації

Назва реквізиту	Ідентифікатор реквізиту	Тип поля	Значність
1	2	3	4

3.2.3. Алгоритм розв’язання. У цьому підрозділі дається структурна схема алгоритму з посиланням на послідовність етапів обчислень.

5.5. Організація діяльності облікового апарата в умовах функціонування автоматизованого оброблення даних

На бухгалтерський персонал підприємства покладено виконання організаційно-методичних, контрольно-аналітичних та інформаційних функцій, які за місцем і призначенням можна об’єднати в такі групи (рис. 5.1).

Автоматизоване оброблення облікових даних докорінно змінює умови та характер роботи облікового персоналу, підвищуючи продуктивність і якість його праці, зумовлює потребу вдосконалення організаційної структури бухгалтерії та інших взаємопов’язаних структурних підрозділів підприємства.

Для цього:

Ø розробляються відповідні документи, що регламентують діяльність (положення про бухгалтерський облік, посадові інструкції тощо), де чітко визначено склад і форми інформації, що передаватимуться, термін її передавання, відповідальність, порядок усунення розбіжностей тощо;

Ø визначається загальне коло робіт у бухгалтерському обліку, які виконують облікові працівники незалежно від їх розподілу за ділянками обліку, та функціональних обов’язків працівників, які відповідають за конкретну ділянку.

Складність управління діяльністю апарата облікового процесу в умовах автоматизації зумовлюється наявними тісними інформаційними зв’язками облікових задач із задачами інших підрозділів, і полягає в потребі чіткого розподілу функцій облікового персоналу та забезпечення взаємодії з персоналом управлінських і виробничих підрозділів.

Рис. 5.1. Склад і характеристика основних функцій
облікового персоналу

Зміст інформаційних взаємозв’язків залежить від особливостей підприємства, а їх організація — від ступеня автоматизації бухгалтерського обліку.

Утворення бази облікових даних на сформованій у системі інформації дає можливість виконувати, крім облікових, контрольні, аналітичні та аудиторські функції, а бухгалтерський персонал несе повну відповідальність за сформовану інформацію, контролює достовірність і правильність її використання іншими користувачами. В умовах автоматизованого оброблення облікових даних організаційно-методичні функції бухгалтерського обліку передбачають виконання таких робіт:

Ø розроблення та впровадження заходів удосконалення організації облікового процесу та ведення бухгалтерського обліку;

Ø методичне керівництво та контроль за діяльністю посадових осіб структурних підрозділів, пов’язаних з організацією та веденням бухгалтерського обліку;

Ø методичне керівництво з організації та ведення бухгалтерського обліку у виробничих (структурних) підрозділах;

Ø методичне керівництво з організації внутрішньогосподарського обліку в межах підприємства;

Ø забезпечення контролю терміну надання відповідної інфор­мації структурними підрозділами;

Ø методичне керівництво організацією внутрішнього аудиту в конкретних підрозділах та на підприємстві в цілому;

Ø організація підготовки та проведення інвентаризації;

Ø методичне керівництво організацією моделювання облікових даних для забезпечення управлінських функцій;

Ø методичне керівництво організацією аналізу фінансово-господарської діяльності в цілому на підприємстві та в окремих підрозділах.

В умовах автоматизованого оброблення даних інформаційні функції бухгалтерського обліку забезпечують облікові працівники завдяки виконанню таких робіт:

Ø збирання, реєстрація та передавання даних первинного обліку здійснених господарських операцій;

Ø участь у збиранні, реєстрації та передаванні даних первинного обліку господарських операцій, що здійснюються та оформляються окремими структурними одиницями підприємства;

Ø аналіз та коригування первинної інформації;

Ø формування електронної нормативно-довідкової інформації та її коригування;

Ø автоматизований контроль введеної інформації;

Ø формування інформації в регламентному режимі та режимі запиту;

Ø контроль та аудит результатної інформації на предмет її повноти та достовірності;

Ø пошук помилок і неточностей в обліковій інформації, їх усунення;

Ø аудит правильності складання періодичної та річної звітності;

Ø використання наявної інформаційної бази обліку для надання працівникам підприємства довідок та пояснень за розрахун­ками господарських операцій;

Ø архівування облікової інформації.

5.6. Основні види ризику, пов’язані з автоматизацією обліку

Захист даних у комп’ютерних мережах стає однією з найактуальніших проблем у сучасних інформаційно-обчислювальних системах. На сьогодні виокремлюють три базові принципи безпеки, завданням яких є забезпечити:

Ø цілісність даних (захист від збоїв, які ведуть до втрати інформації або її знищення);

Ø конфіденційність інформації;

Ø доступність інформації для авторизованих користувачів.

Порушення роботи системи можна класифікувати так:

Ø збої обладнання (дискових систем, кабельної системи, серверів, робочих станцій тощо);

Ø втрати інформації (через інфікування комп’ютерними вірусами, неправильне зберігання архівних даних, порушення прав доступу до даних);

Ø некоректна робота користувачів та персоналу.

Такі порушення роботи мережі вимагають створення різних видів захисту інформації, які умовно поділяють на три види:

1. Засоби фізичного захисту;

2. Програмні засоби (антивірусні програми, системи розмежування повноважень, програмні засоби контролю доступу);

3. Адміністративні заходи захисту.

Ризик — це ймовірність виникнення збитків або недоодержання прибутку від фінансово-господарської діяльності. Ризик автоматизованих систем бухгалтерського обліку випливає з можливості припущення похибок або перекручень під час документування господарських операцій, неправильного відображення їх у реєстрах бухгалтерського обліку. Це означає, що система бухгалтерського обліку буде малоефективною, не повністю надійною.

Розроблення та впровадження автоматизованого оброблення облікових даних мають забезпечувати зменшення ризику обліку.

Для забезпечення якості облікової інформації в умовах ручного оброблення використовувалися дані минулих періодів для прогнозування помилок у майбутньому. Розроблені автоматизовані системи контролю допомагають виявити проблеми та кон-
тролювати можливі помилки, перш ніж вони з’являться. Дуже складно враховувати всі можливі помилки під час проектування інформаційних систем обліку, унаслідок чого й виникає ризик автоматизованого оброблення даних.

Розрізняють такі основні види ризику автоматизованого оброблення облікових даних, пов’язані з:

Ø помилками під час уведення даних (неперевірене поход­ження даних, неправильна форма запису даних під час підготовки бухгалтерської проводки; зроблені помилки під час перенесення даних на машинні носії або перезапису даних);

Ø хибним кодом (найменування виробів, клієнтів, постачальників тощо в системі відображаються у вигляді кодів, тому введення помилкового коду стає причиною помилок в обробленні даних);

Ø невизначеними даними (невідомо: кому, від кого та мета перерахування грошей; наявність помилкових реквізитів у записі; неможливість ідентифікації інформації, яку вводять в ЕОМ, через те, що дані записано до введення ідентифікатора);

Ø недозволеними операціями (виконані облікові операції (випадково або навмисно) не відповідають вимогам керівництва);

Ø порушенням контрольного ліміту (порушення ліміту на повноваження окремих виконавців підприємства або на обсяг операцій);

Ø порушенням (втратою) записів (втрата інформації до введення в ЕОМ, під час оброблення або після їх виклику з системи для коригування);

Ø зробленими помилками під час виведення даних (дані у звіті помилкові, інформація запізнилася та втратила свою цінність, користувач не зрозумів представлених даних, звіт надійшов не за призначенням);

Ø зробленими помилками під час оброблення даних (обробляються хибні вхідні дані);

Ø розбіжністю підсумків (невідповідність окремої інформації контрольним сумам через помилки в програмуванні, брак стандартних програм для перевірки збалансованості даних, неповні або неточні дані, що вводяться до системи, проміжок у часі між ручним та автоматизованим обробленням даних);

Ø недоречним способом контролю (спосіб контролю не дає можливості відтворити процес оброблення даних);

Ø ланцюжком помилок (невиявлена помилка на одній ділянці обліку дає хибні результати на іншій ділянці, яка використовує неякісні дані);

Ø неповними обліковими записами (інформація, яка вводиться до ЕОМ, містить неповні облікові записи);

Ø повторенням помилок (під час постійного оброблення даних помилки можуть повторюватися через неякісне розроблення програми, через багаторазовий запис однієї й тієї самої операції, через введення хибної змінної інформації або хибної постійної інформації, через недостатність технічних засобів у прикладному програмному забезпеченні);

Ø хибним розподілом на періоди (інформацію віднесено не до того облікового періоду);

Ø підтасуванням даних (програма уможливлює крадіжку коштів підприємства);

Ø невідповідністю нормативним актам (порядок уведення даних не відповідає вимогам нормативних актів);

Ø неузгодженістю з політикою адміністрації (політику та методи керівництва неузгоджено з системою оброблення даних на ЕОМ);

Ø невідповідністю якості послуг вимогам користувачів (користувачі не отримують вчасно потрібних результатів через: недостаню потужність ЕОМ, споживання окремими користувачами більшої частки послуг, ніж їм належить, неефективність автоматизованих систем і методів, неточне визначення першочергових робіт, застаріла техніка або програмне забезпечення, брак взаємо­розуміння між користувачами та персоналом, який обслуговує ЕОМ);

Ø хибним обліком (облікова інформація обробляється не за діючою методикою обліку).

Для зменшення ризику автоматизованого оброблення даних потрібно:

Ø покласти відповідальність на працівників за використовувані ресурси (фізичні засоби, інформаційні масиви, лінії зв’язку, документацію тощо);

Ø забезпечувати постійну перевірку якості заходів захисту даних;

Ø використовувати криптографію;

Ø користувачам відповідати за застосування за призначенням наданої їм інформації;

Ø внести до файлу «запис-живця» (назву неіснуючого підприємства, зайву літеру у прізвищі покупця тощо) для виявлення протизаконного використання інформації;

Ø контролювати знищення непотрібної інформації;

Ø забезпечити правову охорону заходів захисту даних (переслідування порушників порядку користування інформацією, установленого підприємством);

Ø класифікувати інформацію за її значенням (наприклад, секретні дані про комерційну діяльність, секретні дані про виробничу діяльність, секретна інформація про персонал, секретна бухгалтерська інформація тощо);

Ø ознайомити персонал підприємства з проблемами захисту даних та з потребою виконувати заходи захисту інформації;

Ø фізично захистити важливі форми та бланки.

1. Розкрити зміст важливих методичних і організаційно-технологічних принципів створення інформаційних систем.

2. Локальний, глобальний та системний підходи до створення інформаційних систем.

3. Якими принципами належить керуватися під час створення інформаційних систем. Основні стадії життєвого циклу АІС і АІТ.

4. Що таке стадія створення інформаційних систем?

5. Що таке етапи створення інформаційних систем?

6. Що передбачає передпроектне обстеження?

7. Що передбачає стадія проектування?

8. Дайте характеристику стадії «введення системи в дію».

9. Що таке промислова експлуатація?

10. Дайте перелік та характеристику комплексу задач з усіх розділів обліку та синтетичних рахунків?

11. Із яких розділів складається опис постановки задач?

12. Що таке алгоритм розв’язання задач?

13. Що передбачають організаційно-методичні функції бухгалтерського обліку в умовах автоматизованого оброблення облікових даних?

14. Базові принципи безпеки, їх завдання?

15. Види захисту інформації?

16. Що таке ризик автоматизованих систем бухгалтерського обліку?

17. Із чим пов’язані основні види ризику автоматизованого оброблення облікових даних?

18. Що потрібно зробити для зменшення ризику автоматизованого оброблення даних?