Составление и оформление организационно-распорядительных документов: Штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся учредительные документы (УСТАВ И ДОГОВОР), составляемые при создании предприятия:

l Штатное расписание;

l  Правила внутреннего трудового распорядка (или положение о персонале);

l  Положение о структурных подразделениях;

l  Должностные инструкции работникам.           

                                 В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия. Подписывается заместителем руководителя предприятия. Согласовывается с главным бухгалтером. Утверждается директором.

                                 Изменения в Структуру и Штатную численность вносятся приказом директора предприятия. Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в Штатном расписании. Штатное расписание составляет на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия. Согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

                                 Инструкции - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности предприятий.

                                 На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на секретаря составляется должностная инструкция.

                                 Правовое положение работников организации регламентируется ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

                                 Текст Должностной инструкции состоит из следующих разделов:

l Общие положения (устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которым он руководит).

l Функции (определяются направления деятельности специалиста).

l Должностные обязанности (перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает, рассматривает, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.);

l Права (определяются права, предоставляемые специалисту для рассмотрения возложенных на него функций и обязанностей.

l Ответственность (устанавливаются виды ответственности за не совершаемое и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и невыполнение предоставляемых прав).

l  Взаимоотношения. Связи по должности (круг должностных лиц, с которыми вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов).

                                 Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. Инструкция оформляется на общем бланке.

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;02- герб субъекта РФ;03- эмблема организации или товарный знак;04- код организации;05- код формы документа;06- наименование организации;07- справочные данные об организации;08- наименование вида документа;09- дата документа;10- распространенный номер документа;11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;12- место составления или издания документа;13- гриф ограничения доступа к документу;14- адресат;15- гриф утверждения документа;16- резолюция;17- заголовок к тексту;18- отметка о контроле;19- текст документа;20- отметка о наличии приложения;21- подпись;22- гриф согласия документа;23- виды согласования документа;24- печать;25- отметка о заверении копии;26- отметка об исполнители;27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;28- отметка о поступлении документа в организацию;29- отметка для автоматического поиска документа.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.