Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство бизнес-процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала, то есть добиться эффективного управления бизнес-процессами. Зачастую сотрудниками организации не соблюдаются определенные правила при исполнении своих служебных обязанностей, что негативно сказывается на эффективности работы и репутации компании.
Система DIRECTUM решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов (docflow). Кроме того, реализованный в системе бизнес-ориентированный механизм workflow позволяет автоматизировать бизнес-процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.
Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе DIRECTUM существует модуль " Управление деловыми процессами ".
Основные принципы работы
В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить.
Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.
В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).
При "ручном" назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельный маршрут прохождения задачи.
Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).
В системе DIRECTUM выделяется два вида типовых маршрутов – свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков.
Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.
Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики бизнес-процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов за счет использования базовых блоков: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки. Библиотека блоков содержит несколько десятков разработанных прикладных блоков и постоянно пополняется. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с ERP-системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭЦП его текста в системе DIRECTUM).
Отправка задач по типовому маршруту возможна как вручную, так и в результате запуска Мастера действий, автоматизирующего определенный участок работы с договорами и организационно-распорядительными документами. Запрошенные мастером действий параметры автоматически подставятся не только в создаваемый документ, но и в параметры типового маршрута. Результатом работы мастера будет документ, созданный на базе документа, а также стартованная от имени пользователя задача.
Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя.
Папка "Входящие" предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка "Исходящие" содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению. Также для структурирования задач и заданий могут использоваться сортировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).
Кроме того, пользователь может создать папки поиска для задач и заданий. Для таких папок определяются критерии поиска, по которым формируется содержимое папки. При этом содержимое папки актуализируется при каждом ее открытии.
Доступный и понятный интерфейс позволяет пользователю легко адаптироваться к работе в системе.
