Функциональный и процессный подходы к управлению

Отправной точкой для многих работ, посвященных процессному управлению, является противопоставление процессного и функционального подходов, принципиально различных, по мнению авторов, и взаимно несовместимых. При этом результатом такого противопоставления обычно является констатация того факта, что процессный подход - это новое, передовое, эффективное, тогда как функциональный - устаревшее, реакционное, неоправданно высокозатратное. Подобная, категоричная позиция не в полной мере соответствует реальности. Постараемся разобраться в этом принципиальном вопросе. Для начала рассмотрим определения основных понятий - функции и бизнес-процесса.

Функция - это задача, которую решает компания для собственного выживания и для достижения поставленных целей. Функция отвечает на вопрос что делать. Разумеется, в рамках компании можно выделить множество функций. Так почти любая организация должна обладать такими функциями, как управление финансами, управление персоналом, осуществление делопроизводства, учет и планирование и т.д.

В современной литературе можно найти сотни разных определений понятия процесса. Но четкого определения этого понятия не существует. В работах различных авторов, которых принято причислять к категории «гуру» (Кросби, Деминг, Хаммер и Чампи, Харрингтон, Шеер, Конти, Андерсен и т.п.) даже сам термин «процесс» или «бизнес-процесс» определяется и интерпретируется различным образом.

Можно рассмотреть от наиболее общего, которое дается в ГОСТ Р ИСО 9000-2001: «Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы»,

до наиболее полного определения:

«Процесс - это цикличный и воспроизводимый набор логически связанных деятельностей, направленных на достижение общих целей, описанных процедурами и исполняемых менеджером процесса и другими ролями (агентами) с использованием выделенных ресурсов, управляемый владельцем для оптимизации по затратам с использованием измеряемых характеристик (метрик), который преобразует определенные входы в контролируемые по качеству выходы».

Из определений очевидна взаимосвязь между понятиями процесс и функция. Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения определенной задачи. Бизнес-процесс описывает то, как функция выполняется, в какой последовательности и в каких вариантах, а также то, как функции взаимодействуют между собой в работе компании. Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать.

Из приведенных рассуждений следует, что функции и процессы не являются противоположностями, а представляют лишь различные уровни абстракции. Такой подход поддерживается рядом методик моделирования деятельности компании и организационного дизайна. Скажем, широко распространенная методика ARIS или семейство IDEF придерживается именно такого понимания процессов и функций.

Обычно бизнес-процесс описывают как путь, который проходит материальный объект или информация - путь, который проходит заказ клиента по отделам или идея в процессе разработки нового продукта. В ИТ-службе это обеспечение функционала информационной системы, удовлетворение заявок в службу поддержки от пользователей, выполнение изменения конфигурации, устранение отказов и неисправностей.

Таким образом, бизнес-процесс можно рассматривать, как набор работ и процедур, преобразующий входы в выходы, или, что одно и тоже, потребляет ресурсы и производит полезный результат. Необходимо отметить, что функция занимается тем же самым. Под это определение попадает и функция снабжения в компании, преобразуя заявки в доставленное оборудование и материалы, и производство, и любая другая функция в компании. Таким сложным системам, как предприятие, свойственна определенная многовариантность - одну функцию можно реализовать множеством бизнес-процессов, одну задачу можно решить множеством способов.

Таким образом, выделение и противопоставление функционального и процессного подходов представляется едва ли конструктивным для управленческой практики.

В конечном итоге, плохое управление и хорошее, эффективное и неэффективное зависит от конкретной компании, конкретной рыночной ситуации, суммы всех значимых внутренних и внешних факторов, а также, от стратегии компании.

И все же чем отличается процесс от функции? Традиции и практика российских предприятий заключаются в том, что понятие «функция» чаще всего используется для описания функционального назначения структурных подразделений и закрепления за ними ответственности в контексте деятельности компании в целом. В документах (положениях о подразделениях, должностных инструкциях) часто приводят соответствующие функции, выделенные субъективным образом по разным правилам и критериям, без указания того, что является входом, и что является результатом выполнения данных функций. Одна из серьезных проблем, с которой сталкиваются руководители высшего уровня в подобной ситуации, заключается в том, что интегрировать разнородные и не согласованные между собой функции отдельных подразделений в единую модель деятельности компании оказывается крайне затруднительно. За осуществление деятельности подразделений и налаживание взаимодействия между ними отвечают руководители. В условиях очень низкой степени документированности деятельности (по нашим оценкам – от 5 до 25%), руководители высшего уровня вынуждены организовывать деятельность, лишь в незначительной степени основываясь на описаниях функций подразделений и на отдельных нормативных документах процедурного/процессного характера. Большая часть информации о том, как выполняются и как управляются бизнес-процессы, находится в головах руководителей и сотрудников, участвующих в этих процессах. Таким образом, функции подразделений определяются руководителями по формальным признакам, а процессы часто выстраиваются без какой-либо спецификации (документирования). Следует отметить, что руководителей компаний не интересует абстрактное понятие процесса, каким-то там образом «протекающего» в организации. Процесс интересен, прежде всего, как объект для управления, создающий ценность для клиента (внешнего и внутреннего) и расходующий ресурсы. Из чего же состоит бизнес-процесс? На следующем рисунке 3.1. представлена концептуальная схема процесса, которую мы используем при внедрении процессного подхода.

Рисунок 3.1. Концептуальная схема бизнес-процесса

Определить бизнес-процесс, как объект для управления, означает:

- назначить владельца процесса (руководителя, имеющего в своем распоряжении ресурсы, управляющего ходом процесса и отвечающего за его результативность и эффективность); - определить поставщиков и входы; - определить клиентов и выходы (результаты); выделить владельцу процесса ресурсы, необходимые для выполнения процесса и управления процессом (инфраструктура, оборудование, персонал, информация и т.д.); - специфицировать технологию выполнения процесса (разработать регламенты выполнения процесса); - разработать систему управления процессом (цели для управления процессом, систему отчетности по показателям процесса и проч.).

Функциональный подход к организации управления существует давно и его реализация даже в наше время вполне возможна без применения современных ИТ.

В отличие от этого подхода реализация процессно-ориентированного управления практически невозможна без современных ИТ и, прежде всего, без применения систем класса workflow.

Информационная среда, создаваемая на основе системы класса workflow, оптимизирована для автоматизации управления бизнес-процессами. Основная задача при этом — обеспечить учет, контроль, анализ и планирование бизнес-процессов. Для этого она формулирует задания конкретным исполнителям, предоставляет необходимые инструменты и информацию для выполнения задания, обрабатывает полученный результат, контролирует срок исполнения задания.

Идеологи workflow из Workflow Management Coalition полагают, что без workflow процессно-ориентированная структура управления на практике не жизнеспособна.

Для перехода к процессно-ориентированному управлению организация должна описать бизнес-процессы «как есть» и «как должно быть». Затем, чтобы эти описания не остались стопкой документов, а послужили основой реорганизации управления предприятием, необходимы механизмы, побуждающие сотрудников и подразделения принять и провести реорганизацию. Одним из таких механизмов (со стороны ИТ) и является система класса workflow.

В результате перехода на процессно-ориентированное управление должно быть повышено качество бизнес процессов и управления ими. А для ИТ-инфраструктуры организации основными результатами внедрения технологии workflow будут:

· отделение логики функциональных приложений от правил для бизнес-процессов;

· увязка функциональных приложений со стадиями бизнес процессов;

· улучшение взаимодействия между технологом ИТ и постановщиком задачи (управленицем).

Итак, для успешного перехода на процессно-ориентированное управление после этапа описания бизнес-процессов необходим этап работ по внедрению среды workflow. Для начала же на уровне пилотного проекта надо внедрить в жизнь несколько формализованных (по технологии workflow) бизнес-процессов «как есть», доказав тем самым, что эта среда жизнеспособна и готова поддерживать процессно-ориентированное управление для организации в целом.