Тема 1. Основи побудови бухгалтерського обліку в бюджетних установах

1.1. Роль і завдання бухгалтерського обліку в управлінні бюджетними установами.

1.2. Бюджетна система України та організація обліку виконання бюджету.

1.3. Бюджетна класифікація: будова, роль і призначення видатків.

1.4. Кошториси доходів і видатків бюджетної установи.

1.5. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетної установи.

1.6. Форми бухгалтерського обліку та облікові регістри.

1.7. Бухгалтерський баланс бюджетної установи.

1.1. Роль і завдання бухгалтерського обліку в управлінні бюджетними установами

До бюджетних належать організації, основна діяльність яких повністю або частково фінансується за рахунок коштів бюджету на підставі кошторису доходів і видатків. Це школи, дитячі садки, вищі та середні спеціальні навчальні заклади, науково-дослідні установи, установи охорони здоров'я, соціального забезпечення, фізкультури, культури і мистецтва, оборони, державної влади та управління, юри­дичних установ і багато інших.

До специфічних особливостей бюджетного обліку необхідно віднести:

- контроль виконання кошторису видатків;

- роздільний облік касових і фактичних видатків;

- організацію обліку в розрізі статей бюджетної класифікації;

- сувору відповідність обліку і звітності вимогам нормативних документів;

- галузеву специфіку обліку в установах культури, науки, осві­ти, охорони здоров'я, управління, оборони і та ін.

Основними нормативними документами, відповідно до яких організовується облік у бюджетних організаціях України, є  план рахунків бухгалтерського обліку та порядок його застосування, бюджетна класифікація видатків, інструкція про кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних організацій, інструкція про форми мемо­ріальних ордерів бюджетних організацій та порядок їх складання, інструкція з обліку запасів бюджетних організацій та багато інших. У них викладено методику обліку операцій з виконання кошторису видатків за загальним і спеціальним фондами та з обліку іншої діяльності.

Ведення бухгалтерського обліку, здійснення контролю за вико­нанням кошторисів, складання звітності в бюджетних установах по­кладається на бухгалтерію, яка є, як правило, самостійною службою і має свою структуру. Існують дві організаційні форми обліку в бюд­жетних установах:

1) бухгалтерії окремих організацій;

2) централізовані бухгалтерії.

Зазвичай самостійні бухгалтерії мають великі установи: вищі навчальні заклади, науково-дослідні інститути, лікарні тощо.

Централізовані бухгалтерії — найбільш поширена форма орган­ізації обліку. Вони створюються за відомчою ознаками при територіальних і районних закладах, управліннях місцевих державних адміністрацій, міністер­ствах, відомствах.

1.2. Бюджетна система України та організація обліку виконання бюджету

Основним законодавчим актом, що регулює процес складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання, є Бюджетний кодекс України. Згідно з цим Кодексом до скла­ду бюджетної системи України як самостійні складові частини вхо­дять: республіканський (державний) бюджет України, зведений бюджет АР Крим, зведені бюджети областей, зведені бюджети міст централізованого підпорядкування (Києва і Севастополя). У свою чергу зведені бюджети областей складаються з обласних бюджетів, зведених бюджетів міст обласного підпорядкування, зведених бюд­жетів районів і та ін.

Для забезпечення повного і своєчасного надходження доходів та використання бюджетних коштів за цільовим призначенням необхі­дна правильна організація бухгалтерського обліку виконання бюд­жету. Бухгалтерський облік виконання бюджету і кошторисів бюджетних установ називається бюджетним обліком.

Об'єктами бюджетного обліку є:

- доходи і видатки бюджету;

- грошова готівка у банках;

- кошти у розрахунках між бюджетами;

- фонди і резерви, що створюються у процесі виконання бюджету;

- матеріальні цінності бюджетних установ.

Завданнями бюджетного обліку є:

- точне виконання затвердженого бюджету;

- дотримання фінансово-бюджетної дисципліни і найсуворішого режиму економії у витрачанні бюджетних коштів;

- охорона майна, державної власності;

- мобілізація коштів у бюджет і виявлення додаткових доходів.

Бюджетний облік ведеться відповідно до чинного в Україні бюд­жетного устрою. Безпосередньо облік виконання бюджету покладено на Державне казначейство України (ДКУ), створене у складі МФУ. Єдина система ДКУ складається з ГУ (Головного управління) ДКУ та підпорядкованих йому територіальних органів (ДК АР Крим, ДК міст централізованого підпоряд­кування, ДК областей). До складу обласних органів ДКУ входять районні та міжрайонні відділення ДКУ.

ДКУ організовує і здійснює зведений, систематичний, пов­ний і стандартизований облік операцій про рух коштів державного бюджету України, державних позабюджетних фондів і позабюджет­них коштів на рахунках казначейства; розробляє і затверджує мето­дологічні та інструктивні матеріали; встановлює порядок ведення обліку і складання звітності про виконання кошторисів бюджетних установ.

Бухгалтерський облік в бюджетних установах забезпечує відоб­раження усіх операцій, пов'язаних з виконанням кошторису видатків бюджету, кошторисів спеціальних коштів та узагальнення даних об­ліку і звітності, що необхідно для оперативного управління, аналізу, контролю за цільовим використанням коштів на підставі коштори­су, виявлення позапланових і незаконних витрат.

За дотримання правил бюджетної дисципліни і правильну організацію бухгалтерського обліку в бюджетних установах відпові­дальність несуть керівник установи і головний бухгалтер.

Завданнями бухгалтерської служби організацій є:

- організація бухгалтерського обліку відповідно до діючих нор­мативних документів;

- використання передових форм і методів облікової роботи та обробки бухгалтерських документів з використанням сучас­ної обчислювальної техніки і відповідного програмного за­безпечення;

- здійснення попереднього контролю за своєчасним, правиль­ним оформленням документів і законністю, доцільністю здійснюваних операцій;

- контроль правильності, раціональності, економності витра­чання коштів відповідно до відкритого фінансування та їх цільового призначення за кошторисом і бюджетом;

- суворий контроль за раціональним і економним використан­ням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, боротьба з безгосподарністю і марнотратством, запобігання подібним негативним явищам;

- своєчасне фінансування установ, які ведуть облік самостійно, контроль за їхньою діяльністю і постановкою обліку в цих установах;

- забезпечення обліку доходів і видатків за спеціальними кош­тами та іншими позабюджетними коштами;

- своєчасне виявлення і відвернення негативних явищ в госпо­дарській і фінансовій діяльності, виявлення і мобілізація внут­рішньогосподарських резервів покращання використання ресурсів і фінансування;

- формування і своєчасне подання необхідної інформації для внутрішньогосподарського управління та для зовнішніх ко­ристувачів (постачальників, замовників, банку, податківців, казначейства тощо);

- своєчасне нарахування і видача зарплати, стипендій, допомо­ги, пенсій і т. ін;

- участь у проведенні інвентаризації та своєчасне і правильне оформлення її результатів;

- складання звітності і подання її відповідним органам в уста­новлені строки, забезпечення достовірності, повноти й об­'єктивності звітних даних і балансів;

- дотримання установленого порядку зберігання бухгалтер­ських документів, облікових регістрів, кошторисів і розра­хунків до них; своєчасна підготовка і передача їх до архіву тощо.

Керівник установи повинен створити необхідні умови для пра­вильної організації бухгалтерського обліку, забезпечити безумовне виконання усіма структурними підрозділами і службами, співробіт­никами установи вимог головного бухгалтера з питань оформлення і подання до бухгалтерії необхідних документів, звітів, кошторисів.

 

1.3. Бюджетна класифікація: будова, роль і призначення видатків

Бюджетна класифікація використовується для складання і виконання державного та місцевих бюджетів, звітування про їх виконання, здійснення контролю за фінансовою діяльністю органів державної влади, органів влади АРК, органів місцевого самоврядування, інших розпорядників бюджетних коштів, проведення фінансового аналізу в розрізі доходів, організаційних, функціональних та економічних категорій видатків, кредитування, фінансування і боргу, а також для забезпечення загальнодержавної і міжнародної порівнянності бюджетних показників. Бюджетна класифікація є обов'язковою для застосування всіма учасниками бюджетного процесу в межах бюджетних повноважень.

Центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної фінансової і бюджетної політики (далі - Міністерство фінансів України), затверджує бюджетну класифікацію, зміни до неї та інформує про це Верховну Раду України.

Бюджетна класифікація має такі складові частини:

1) класифікація доходів бюджету;

2) класифікація видатків та кредитування бюджету;

3) класифікація фінансування бюджету;

4) класифікація боргу.

  Класифікація доходів поділяється на групи, підгрупи, статті та підстатті.

Доходи бюджету класифікуються за такими розділами:

1) податкові надходження;

2) неподаткові надходження;

3) доходи від операцій з капіталом;

4) трансферти.

Податковими надходженнями визнаються встановлені законами України про оподаткування загальнодержавні податки і збори та місцеві податки і збори.

Неподатковими надходженнями визнаються:

1) доходи від власності та підприємницької діяльності;

2) адміністративні збори та платежі, доходи від некомерційної господарської діяльності;

3) інші неподаткові надходження.

Трансферти - кошти, одержані від інших органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, інших держав або міжнародних організацій на безоплатній та безповоротній основі.

Видатки та кредитування бюджету класифікуються за:

1) бюджетними програмами (програмна класифікація видатків та кредитування бюджету);

2) ознакою головного розпорядника бюджетних коштів (відомча класифікація видатків та кредитування бюджету);

3) функціями, з виконанням яких пов'язані видатки та кредитування бюджету (функціональна класифікація видатків та кредитування бюджету).

Програмна класифікація видатків та кредитування бюджету використовується у разі застосування програмно-цільового методу у бюджетному процесі. Програмна класифікація видатків та кредитування державного бюджету (місцевого бюджету) формується Міністерством фінансів України (місцевим фінансовим органом) за пропозиціями, поданими головними розпорядниками бюджетних коштів під час складання проекту закону про Державний бюджет України (проекту рішення про місцевий бюджет) у бюджетних запитах.

Програмна класифікація видатків та кредитування місцевого бюджету формується з урахуванням типової програмної класифікації видатків та кредитування місцевого бюджету, яка затверджується Міністерством фінансів України.

До застосування програмно-цільового методу у бюджетному процесі на рівні місцевих бюджетів використовується тимчасова класифікація видатків та кредитування місцевих бюджетів, яка затверджується Міністерством фінансів України. Складові частини цієї класифікації, що конкретизують програми і заходи з виконання повноважень органів влади Автономної Республіки Крим, місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування, для цілей цього Кодексу вживаються в контексті терміна "бюджетна програма".

Відомча класифікація видатків та кредитування бюджету містить перелік головних розпорядників бюджетних коштів для систематизації видатків та кредитування бюджету за ознакою головного розпорядника бюджетних коштів.

На основі відомчої класифікації видатків та кредитування бюджету Казначейство України складає та веде єдиний реєстр розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів.

Головні розпорядники бюджетних коштів визначають мережу розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачів бюджетних коштів з урахуванням вимог щодо формування єдиного реєстру розпорядників бюджетних коштів і одержувачів бюджетних коштів та даних такого реєстру.

Функціональна класифікація видатків та кредитування бюджету має такі рівні деталізації:

1) розділи, в яких систематизуються видатки та кредитування бюджету, пов'язані з виконанням функцій держави, Автономної Республіки Крим чи місцевого самоврядування;

2) підрозділи та групи, в яких конкретизуються видатки та кредитування бюджету на виконання функцій держави, Автономної Республіки Крим чи місцевого самоврядування.

Видатки бюджету класифікуються за економічною характеристикою операцій, що здійснюються при їх проведенні (економічна класифікація видатків бюджету).

За економічною класифікацією видатків бюджету видатки бюджету поділяються на поточні та капітальні.

Класифікація кредитування бюджету систематизує кредитування бюджету за типом позичальника та поділяє операції з кредитування на надання кредитів з бюджету і повернення кредитів до бюджету.

У складі витрат (видатків) бюджету виділяються витрати (видатки) споживання і витрати (видатки) розвитку відповідно до бюджетної класифікації.

Класифікація фінансування бюджету містить джерела отримання фінансових ресурсів, необхідних для покриття дефіциту бюджету, і напрями витрачання фінансових ресурсів, що утворилися в результаті профіциту бюджету. Витрати на погашення боргу належать до складу фінансування бюджету.

Фінансування бюджету класифікується за:

1) типом кредитора (за категоріями кредиторів або власників боргових зобов'язань);

2) типом боргового зобов'язання (за засобами, що використовуються для фінансування бюджету).

Класифікація боргу систематизує інформацію про всі боргові зобов'язання держави, Автономної Республіки Крим, територіальної громади міста.

Борг класифікується за типом кредитора та за типом боргового зобов'язання.

 

1.4. Кошториси доходів і видатків бюджетної установи

Кошти з бюджету на утримання установи та проведення різних заходів виділяються на підставі затвердженого кошторису витрат. Кошторис витрат — основний плановий і фінансовий документ, який визначає обсяги, цільові напрямки та розподіл коштів, що виділяються з бюджету на утримання установи. Передба­чені у кошторисах асигнування є граничними і витрачання коштів понад ці суми не дозволяється.

Кошторис має такі складові частини:

- загальний фонд, який містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією видатків бюджету на виконання бюджетною установою (далі - установа) основних функцій або розподіл надання кредитів з бюджету за класифікацією кредитування бюджету;

- спеціальний фонд, який містить обсяг надходжень із спеціального фонду бюджету на конкретну мету та їх розподіл за повною економічною класифікацією видатків бюджету на здійснення відповідних видатків згідно із законодавством, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов'язаних з виконанням установою основних функцій, або розподіл надання кредитів з бюджету згідно із законодавством за класифікацією кредитування бюджету.

Форма кошторису затверджується Мінфіном. Порядок складання кошторису бюджетними установами Украї­ни регламентує «Порядок складання, розгляду, затвердження та ос­новні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ».

Відповідно до цього порядку формування єдиного кошторису доходів і видатків установи здійснюється на підставі показників лімітної довідки про бюджетні асигнування на наступний рік, яку вища організація надсилає усім підпорядкованим установам у дво­тижневий термін після затвердження бюджету, з якого проводиться фінансування установи.

Єдиний кошторис доходів і видатків складається всіма устано­вами на календарний рік і затверджується керівниками вищих орган­ізацій не пізніше ніж через місяць після затвердження відповідного бюджету, зякого проводиться фінансування установи.

Єдиний кошторис установи складається з двох розділів — до­ходів і видатків. Доходна частина складається з бюджетних асигну­вань і позабюджетних коштів. Видаткова частина поділяється на видатки, які провадяться за рахунок бюджетних асигнувань, і на ви­датки, які покриваються за рахунок інших (позабюджетних) надход­жень, з виділенням видатків, які провадяться установою за рахунок прибутку, що залишається в її розпорядженні.

Витрати бюджетних установ складаються з витрат на капітальні вкладення і витрат на поточне утримання установи (поточну діяльність). Останні складаються з адміністративно-господарських і операційних витрат. Адміністративно-господарські витрати — це витрати на утримання управлінського, господарського і допоміжно­го персоналу, на відрядження, придбання інвентарю, оплату кому­нальних послуг і т. ін. Операційні витрати — це витрати, пов'язані зі здійсненням основної діяльності установи (витрати на зарплату пе­дагогам, лікарям, на медикаменти).

Кошториси витрат, які складають бюджетні установи у розрізі статей бюджетної класифікації, називають індивідуальними. При обслуговуванні установи централізованими бухгалтеріями останні­ми складається загальний кошторис, де видатки плануються у роз­різі груп однотипних установ (шкіл, училищ, дитячих закладів, ліка­рень тощо). Для визначення і фінансування витрат на проведення нарад, конференцій, придбання літератури та інші заходи міністер­ства, центральні відомства і управління місцевої адміністрації скла­дають кошториси на централізовані заходи. Шляхом підсумовуван­ня всіх видатків на утримання міністерства або центрального відомства, всіх індивідуальних, загальних та кошторисів на централ­ізовані заходи складають зведений кошторис відповідного відом­ства (галузі), який і є підставою для фінансування з бюджету.

1.5. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетної установи

План рахунків є важливим нормативним документом для всіх підприємств, установ і організацій. Він розробляється на підставі економічної класифікації рахунків і є основою методологічної єдності обліку на всіх підприємствах відповідної галузі народного господар­ства. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-ХІУ порядок ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах регулюєть­ся Державним казначейством України.

Ведення обліку бюджетних установ здійснюється на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до Плану рахунків, що затверджений наказом Головного управління Державного казначейства. Він побудований на основі міжнародних стандартів, Плану рахунків для підприємств народного господарства та з врахуванням специфіки бюджетних організацій. В основу групування рахунків покладено їх класифікацію за економічним змістом та особливості господарських операцій бюджетних установ. Структура Плану рахунків дає можливість отримувати вичерпну інформацію, необхідну для ведення обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторисів.

План рахунків є переліком рахунків і субрахунків для узагальнення інформації про факти діяльності суб'єктів державного сектору у бухгалтерському обліку. У ньому за десятковою системою наведені коди (номери) й найменування синтетичних рахунків й субрахунків. Перша цифра балансового рахунку визначає клас рахунків, друга - номер синтетичного рахунку, третя - ідентифікатор суб'єкта державного сектору (1 - розпорядники бюджетних коштів; 2 - державні цільові фонди; 3 - державний бюджет; 4 - місцеві бюджети, 5 - рахунки органів Казначейства), четверта цифра - номер субрахунку (крім рахунків класу 9 та класу 0). План рахунків включає розділ I "Балансові рахунки" (класи 1 - 8) та розділ II "Позабалансові рахунки" (клас 9 та клас 0).

Суб'єкти державного сектору можуть вводити аналітичні рахунки до субрахунків цього Плану рахунків. Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади у межах своєї компетенції відповідно до галузевих особливостей в разі потреби мають право розробляти методичні рекомендації стосовно порядку застосування Плану рахунків в установах, які їм підпорядковані, з урахуванням специфіки їх діяльності.

РОЗДІЛ І «Балансові рахунки»

Рахунки класу 1 «Нефінансові активи» призначені для узагальнення інформації про наявність і рух основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, запасів, біологічних активів, капітальних інвестицій, зносу (амортизації) необоротних активів тощо.

Рахунки класу 2 «Фінансові активи» призначені для узагальнення інформації про наявність і рух фінансових активів, зокрема коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державної казначейської служби України (далі - орган Казначейства), у розрахунках з дебіторами, довгострокові і поточні фінансові інвестиції, довгострокові і короткострокові векселі одержані та інші фінансові активи.

Рахунки класу 3 «Кошти бюджетів та розпорядників бюджетних коштів»
призначені для узагальнення інформації органами Казначейства про всі надходження до державного та місцевих бюджетів, у тому числі коштів бюджету, які підлягають розподілу, а також коштів, що виділені відповідно до бюджетних призначень розпорядникам та одержувачам бюджетних коштів, тощо

Рахунки класу 4 «Розрахунки» призначені для узагальнення інформації про розрахунки за фінансовими інвестиціями та фінансовими активами, за операціями з відображення зобов'язань за фінансовими операціями державного бюджету (місцевих бюджетів), розрахунки за коштами, які підлягають розподілу тощо.

Рахунки класу 5 «Капітал та фінансовий результат» призначені для узагальнення інформації про стан і рух коштів внесеного капіталу, капіталу у підприємствах, капіталу у дооцінках, резервного капіталу, цільового фінансування, а також фінансового результату.

Рахунки класу 6 «Зобов’язання» призначені для обліку даних та узагальнення інформації про довгострокові та поточні зобов'язання суб'єкта державного сектору. На рахунках цього класу ведеться облік довгострокових та поточних зобов'язань за кредитами, позиками, за цінними паперами, операціями з оренди, розрахунків з постачальниками та підрядниками, замовниками, розрахунків з податків і платежів, розрахунків за страхуванням, розрахунків з оплати праці, зобов'язань за внутрішніми розрахунками, забезпечень майбутніх витрат і платежів, зобов'язань за надходженнями до бюджету, доходів майбутніх періодів. На окремих субрахунках синтетичних рахунків 62 - 66 сальдо на кінець місяця може бути не лише кредитовим, але й дебетовим. Такі показники не згортаються, а сальдо синтетичного рахунку визначається розгорнуто за дебетом і кредитом.

Рахунки класу 7 «Доходи» призначені для відображення інформації про доходи за обмінними (доходи за бюджетними асигнуваннями, доходи від реалізації продукції (робіт, послуг), доходи від продажу активів, фінансові доходи тощо) та необмінними операціями (податкові та неподаткові надходження, трансферти тощо). Склад доходів та порядок їх визнання визначаються відповідними національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку в державному секторі.

Рахунки класу 8 «Витрати» призначені для відображення інформації про витрати за обмінними та необмінними операціями. Склад витрат та порядок їх визнання визначаються відповідними національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку в державному секторі.

РОЗДІЛ ІІ «Позабалансові рахунки»

Рахунки класу 9 « Позабалансові та управлінські рахунки бюджетів та державних цільових фондів ». На позабалансових рахунках цього класу органи Казначейства ведуть облік та узагальнення інформації про пропозиції та відкриті асигнування, ліміти органів Казначейства для здійснення платежів за витратами, показники розпису державного та місцевих бюджетів, бюджетні зобов'язання розпорядників та одержувачів бюджетних коштів, а також нараховані доходи, резерви, витрати, зобов'язання і вимоги за кредитуванням, всіма видами гарантій та цінних паперів.

Рахунки класу 0 « Позабалансові рахунки розпорядників бюджетних коштів та державних цільових фондів ».  На позабалансових рахунках цього класу обліковуються матеріальні цінності, інші активи та зобов'язання, що належать розпорядникам бюджетних коштів (державним цільовим фондам) або перебувають у їх тимчасовому розпорядженні. Бухгалтерський облік зазначених цінностей ведеться за простою системою, за якою записи про надходження, вибуття, використання, продаж матеріальних цінностей, бланків документів суворої звітності, утворення умовних прав і зобов'язань, списання з балансу майна внаслідок нестачі, псування та дебіторської заборгованості проводяться тільки на одному позабалансовому рахунку із зазначенням змісту і кількісно-вартісних показників операції..

1.6. Форми бухгалтерського обліку та облікові регістри

Під формою бухгал­терського обліку розуміють порядок узгодження різних видів обліко­вих регістрів, техніки обробки облікових даних, послідовності і спо­собів здійснення облікових записів, технічних засобів ведення обліку.

Основними, найбільш поширеними формами бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях на сучасному етапі є журнал-головна, журнально-ордерна і машинно-орієнтовані (комп'ютерні) форми обліку.

Журнал-головна форма обліку рекомендована для застосуван­ня в бюджетних установах наказом ДКУ № 68 від 27.07.2000 р., яким затверджено «Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджет­них установ і порядок їх складання».

Інструкція про форми меморіальних ордерів передбачає використання у бюджетних установах 15 основних меморіальних ордерів у формі накопичувальних відомостей, кожна з яких має спец­іальне призначення і специфічну будову, та одного меморіального ордера типової форми, призначеного для оформлення інших опе­рацій, які не охоплені основними меморіальними ордерами.

Меморіальний ордер № 1 «Накопичувальна відомість за касо­вими операціями» застосовуєть­ся при обробці звітів касира з метою систематизації дебетових і кре­дитових оборотів у касі за поточний місяць.

Меморіальний ордер № 2 «Накопичувальна відомість руху коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банку)» та меморіальний ордер № 3 «Накопичувальна відомість руху коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банку)» призначені для відображення надходження на рахунки устано­ви асигнувань та здійснення касових видатків загального і спеціаль­ного фондів бюджету.

Меморіальний ордер № 4 «Накопичувальна відомість за розра­хунками з іншими дебіторами» застосовується для обліку розрахунків з різними підприємствами і установами, які є дебіторами бюджетної установи. Відомість складається у розрізі кожного де­бітора зокрема та кодів економічної класифікації витрат окремо за загальним та за спеціальними фондами (окремі відомості).

Меморіальний ордер № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій» складається в установах, які оформлюють декілька розрахунково-платіжних відо­мостей. При цьому у зведення спочатку записують суми коштів загального фонду, а потім — спеціального фонду за їх видами.

Меморіальний ордер № 6 «Накопичувальна відомість за розра­хунками з іншими кредиторами» використовується для обліку розрахунків, які обліковують на субрахунку «Розрахунки з іншими кредиторами».

Меморіальний ордер № 7 «Накопичувальна відомість за розра­хунками в порядку планових платежів» призна­чено для обліку розрахунків за продукти харчування, медикаменти і перев'язувальні засоби, які здійснюють в порядку планових платежів.

Меморіальний ордер № 8 «Накопичувальна відомість за розра­хунками з підзвітними особами складається щомісячно за субрахунком «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами» лінійно-позиційним способом.

Меморіальний ордер № 9 «Накопичувальна відомість про ви­буття та переміщення необоротних активів» і меморіальний ордер № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів» використовуються для відображення кредитових оборотів за рахунками 10, 11, 12 (меморіальний ордер № 9) та 18 (меморіальний ордер № 10).

Меморіальний ордер № 11 «Зведення накопичувальних відомо­стей про надходження продуктів харчування» використовується у тих випадках, коли установою складається дек­ілька накопичувальних відомостей про надходження продуктів хар­чування. Записи до нього здійснюють окремо за кожним постачаль­ником та матеріально відповідальною особою.

Меморіальний ордер № 12 «Зведення накопичувальних відомо­стей про витрачання продуктів харчування» складається за кредитовими оборотами субрахунка 1511 «Продукти харчування» у тих випадках, коли установою складається декілька накопичувальних відомостей на їх витрачання.

Меморіальний ордер № 13 «Накопичувальна відомість витра­чання матеріалів» використовують для обліку витрачання різних матеріалів, крім продуктів харчування. Записи на дебет рахунків витрат здійснюють у розрізі кодів економічної кла­сифікації видатків.

Меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нараху­вання доходів спеціального фонду бюджетних установ» використовується для обліку операцій нарахування доходів за спеціальними коштами та іншими власними надходженнями. На кожен вид до­ходів спеціального фонду відкривають окремі меморіальні ордери. Підсумки оборотів за місяць переносять до «Журнал-Головної» книги.

Меморіальний ордер № 15 «Зведення відомостей за розрахунка­ми з батьками на утримання дітей» призначено для обліку розрахунків з батьками, що відображаються на субрахун­ку 6414 «Розрахунки за спеціальними видами платежів».

Меморіальний ордер №__т.ф. № 274 (бюджет) застосовують для відображення операцій, що не фіксуються у меморіальних орде­рах 1—15, та для операцій, за якими не потрібно складати накопи­чувальні відомості і зведення (наприклад, нарахування зносу основних засобів). Такі меморіальні ордери нумерують послідовно, починаю­чи з № 16 за кожен місяць окремо. Кількість їх не обмежена.

Журнал-головна форма обліку застосовується в централізова­них бухгалтеріях установ освіти, культури, охорони здоров'я, у проф­техучилищах, органах законодавчої та виконавчої влади, дослідних установах АМН України тощо. Ця форма обліку багато в чому под­ібна до меморіально-ордерної, тому її часто вважають різновидом або спрощеним варіантом останньої. Суттєва відмінність журнал-головної форми обліку від меморіально-ордер­ної полягає у суміщенні хронологічного і систематичного записів на синтетичних рахунках (субрахунках 1-го порядку) в одному процесі і в одному обліковому регістрі — Журнал-головній книзі.

 У книзі Журнал-головна типової форми № 308 (бюджет) ліва сторона (4 графи) призначена для хронологічної реєстрації госпо­дарських операцій, права — для систематичного обліку операцій на синтетичних рахунках (субрахунках). Для кожного рахунка у книзі відводяться 2 графи: «дебет» і «кредит». За своєю будовою ця час­тина книги подібна до Т-рахунків, що використовуються для схематичного зображення рахунків бухгалтерського обліку, але розміще­них сукупно, впритул один до одного. Кількість граф повинна бути достатньою для відображення всіх рахунків (субрахунків), які ви­користовуються в даній установі. Цим і визначаються розміри кни­ги або ж кількість вкладних сторінок, тому при великій кількості рахунків вона стає громіздкою і незручною для використання. Це єдиний її недолік.

Державне казначейство України затвердило форми карток і книг аналітичного обліку бюд­жетних установ та порядок їх складання. Серед них:

- «Картка аналітичного обліку готівкових операцій»;

- «Картка аналітичного обліку касових видатків»;

- «Картка аналітичного обліку фактичних видатків»;

- «Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань»;

- «Книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам»;

- «Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань».

Журнально-ордерна форма обліку застосовується у вищих на­вчальних закладах, наукових установах НАНУ, організаціях МВС та деяких інших. Вона базується на відомих принципах побудови журналів-ордерів за кредитовою ознакою, суміщення хронологічних і систематичних записів, їх суворої регламентації. Допоміжні відо­мості дають змогу сумістити аналітичний і синтетичний облік, що значно підвищує оперативність облікового процесу. Але перехід на новий план рахунків і нову бюджетну класифікацію зумовлюють необхідність значних змін як у кореспонденції рахунків, так і в будові самих регістрів цієї форми обліку, які нормативними актами ДКУ ще не врегульовані.

Послідовне використання технічних засобів обліку, передусім ЕОМ, вносить суттєві зміни в техніку і послідовність облікових за­писів, у форму і зміст самих облікових регістрів. З'явилися машинно-орієнтовані форми бухгалтерського обліку в бюджетних устано­вах. Один з варіантів комп'ютерного обліку розробляє і впроваджує ТОВ «Парус-Сервіс», забезпечуючи користувачів пакетами приклад­них програм з комплексної автоматизації бухгалтерського обліку в бюджетних установах з виходом на баланс та інші форми звітності.

Передбачаючи можливість впровадження автоматизованого обліку й іншими організаціями, ДКУ розробило і затвердило типові форми меморіальних ордерів (накопичувальних відомостей) для ав­томатизованого ведення обліку, орієнтуючи розробників програм­ного забезпечення для автоматизації обліку в бюджетних установах на дотримання принципів журнал-головної форми обліку.

1.7. Бухгалтерський баланс бюджетної установи

У бухгалтерському балансі бюджетних організацій, як і в балансах промислових підприємств, реалізується принцип двосторонності, тобто господарські засоби установи відображаються у двох розрізах: за їх речовим складом і розміщенням (актив балансу) та за джерела­ми їх формування і цільовим призначенням (пасив балансу).

Бухгалтерський баланс — це звіт про стан засобів установи, що відображає її активи, капітал та зобов'язання у синтезованому вигляді на певну дату. За складом статей, їх групуванням за розділа­ми баланс бюджетної установи значно відрізняється від балансів ви­робничих або торговельних підприємств, що працюють на засадах самоокупності та самофінансування, і має за мету не розкриття інфор­мації для зовнішніх користувачів про фінансовий стан установи, а забезпечення контролю та аналізу використання коштів загального і спеціального фондів.

Баланс відображає узагальнені показники активів, зобов’язань і власного капіталу суб’єкта державного сектору, отримані на підставі звірених даних бухгалтерського обліку, станом на початок звітного року та на кінець звітного періоду.

У загальному вигляді баланс бюджетної установи будується за формулою:

 

Рис. 1. 1. Будова балансу бюджетної установи (за розділами)

 

До активів бюджетних установ належать ресурси, які ними кон­тролюються і повинні принести їм економічну вигоду в майбутньому шляхом використання їх у процесі надання послуг відповідно до ста­тутної діяльності.

Необоротні активи — це засоби, придбані або створені бюджет­ною установою для довгострокового використання (понад один рік) у процесі господарської діяльності і не призначені для продажу. До них належать: основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи.

До оборотних активів належать засоби, призначені для неви­робничого споживання або використання у процесі статутної госпо­дарської діяльності бюджетної установи протягом одного року або й менше. До них належать: грошові кошти, запаси, дебіторська забор­гованість та ін.

Витрати бюджетних організацій включають фактичні витрати ма­теріальних, трудових і грошових ресурсів на утримання установи та її статутну господарську діяльність, які здійснюються за рахунок за­гального і спеціального фондів.

Джерелами формування активів і витрат бюджетних установ є власні кошти (капітал), зобов'язання і доходи. До власного капіталу належать: фонд у необоротних активах і фонд у малоцінних та швид­козношуваних предметах.

Зобов'язання належать до залучених коштів. Вони ви­никають внаслідок минулих подій і після їх урегулювання в майбут­ньому зменшиться економічна вигода установи через виплату готівки, передачу інших актів або безготівкового перерахування коштів. Зам­іна одного зобов'язання іншим не зменшує загальної суми боргу і не зумовлює втрату економічних вигод, тому не може вважатися повно­цінним погашенням зобов'язання.

Бюджетні установи не мають власних оборотних коштів і по­кривають витрати (видатки) за рахунок бюджетних асигнувань (до­ходів загального фонду) та надходження позабюджетних коштів (до­ходів спеціального фонду). Саме ці суми й показуються у третьому розділі пасиву балансу. При цьому доходи спеціального фонду пока­зуються за джерелами надходження коштів. Тут же показують дохо­ди від реалізації продукції, виробів і виконання робіт за господарсь­кими договорами.

Усі бюджетні установи складають єдиний баланс за всіма кош­тами загального і спеціального фондів, тобто кошти бюджету і поза­бюджетні надходження та їх використання показуються в одному балансі. Всі доходи і витра­ти бюджетної установи в кінці звітного періоду списують на рахунок 55 «Фінансовий результат» окремо за загальним і спеціальним фондами.