Виды презентаций и специфика их проведения

Как и другие виды делового общения, презентация представляет собой далеко не простое явление. Существуют различные виды презентаций. В литературе делаются попытки классификации презентации по разным основаниям.

Так, Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внеш ние и внутренние.

Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступление торгового представителя фирмы перед покупателями.

Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненными, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».

Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продви гающими (ихцель — рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кандидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (основной удар делается на сообщение и передачу информации) [6].

Л. А. Введенская и Л. Г. Павлова [16] рассматривают презентации с точки зрения размера аудиторий, т.е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру они выделяют три типа презентаций, называя их условно публичные, ка мерные и приватные.

Публичнаяпрезентация рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Четкой границы между этими видами провести невозможно, так как поведение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.

Публичная презентация представляет собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором чётко определены роли всех участников, содержание и порядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5 – 2 часов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00 – 16.00 часов.

После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17.00 – 19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п.

Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используют недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты.

При проведении публичной презентаций очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. С людьми в большой аудитории происходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах:

- они объединяются и солидаризируются;

- они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство.

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятые для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.

Большое внимание необходимо уделить подготовке презентационной речи. Количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообразностью.

Э. Джей дает следующие рекомендации по подготовке презентации:

1. Определитесь с целью презентации.

2. Решите, кто и что будет делать.

3. Каждый из ведущих должен выразить в одном предложении все, что он хочет внушить слушателям.

4. Все ведущие должны сделать наброски выступлений.

5. Заметки нужно проверить, чтобы убедиться, что они способны заинтересовать аудиторию и в то же время содержат всю необходимую информацию.

6. Ведущие надиктовывают или записывают тексты своих выступлений.

7. Изучите каждый раздел, чтобы определиться со вспомогательным материалом.

8. Проработайте каждый раздел, чтобы удалить шероховатости и пробелы.

9. Прогоните всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить ее.

10. Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно) [22].

Таким образом, для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры ее проведения (порядок выступлений, распределение ролей, согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т. п.) и четкое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта.

Камерная презентация – довольно распространенный тип презентации для небольшого количества слушателей (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, учреждений. Особой популярностью камерные презентации пользуются у торговых фирм, продающих косметику, посуду, лекарства и другие мелкие товары. Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке.

Отличительной особенностью маленькой аудитории является то, что она не представляет собой единого монолита, чего-то целого. Здесь каждый остается личностью, имеет возможность проявить свою индивидуальность. В маленькой аудитории от презентатора ждут не длинного монолога, а живого, непосредственного диалога, умения вовлечь в разговор всех присутствующих Количество времени, посвященного ответам на вопросы, в определенной мере является показателем успешной презентации. Очень важно во время презентаций уметь создать неформальную, непринужденную, доверительную обстановку.

Приватная презентация – неофициальная презентация, предназначенная для 1 – 2 человек. Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец – покупатель), в учреждениях, организациях, на производстве, на улице (реализатор-распространитель – потенциальный покупатель, клиент) и т. п.

Чтобы добиться желаемого успеха, презентатор должен быть хорошим психологом, уметь разбираться в людях, быть квалифицированным товароведом, досконально знать достоинства и недостатки распространяемого товара своей фирмы, а также аналогичных товаров конкурентов.

Примерная схема приватных презентаций:

1. Выбор и оценка потенциального покупателя, клиента (возраст, внешний вид, материальные возможности и т. п.).

2. Общая характеристика презентуемой фирмы, ее услуги, предоставляемые клиентам.

3. Анализ качества предлагаемого товара и сопоставление его с образцами конкурирующих фирм (эффективность, удобство, безопасность, универсальность, стоимость и др.). Выделение преимуществ данного товара.

4. Нейтрализация сомнений и возражений покупателя, клиента.

5. Приглашение к сотрудничеству, указание на каналы связи.

Важной особенностью приватной презентации является ее Диалогический и разговорный характер. Это позволяет достичь большей теплоты и доверительности в беседе с клиентом.

Свободная структура разговора дает возможность оперативно реагировать на слова собеседника, адекватно отвечать на его реакции, своевременно разрешать его сомнения, корректировать собственную стратегию и тактику.

В результате приватной презентации клиент зачастую становится помощником презентатора, пропагандируя товар среди своих друзей и знакомых.

Чтобы презентация была успешной, достигала желаемых результатов, необходимо, чтобы она отвечала ряду требований. Она должна быть интересной по содержанию, оригинальной по форме, яркой, запоминающейся, побуждающей к активным действиям [16].