Как разрабатывать компетенции

Некоторые компании придумывают ключевые компетенции, что называется, из головы. Однако это не лучший путь, гораздо эффективнее воспользоваться существующими технологиями.

Вначале руководители должны определиться, для какой группы сотрудников они будут разрабатывать компетенции. Дело в том, что разные должностные позиции предполагают и разные типы поведения, поэтому компания может создать несколько моделей компетенций – отдельно для руководителей высшего звена, менеджеров по продажам, других категорий сотрудников. Иной вариант – разработать только одну, корпоративную, модель компетенций, общую для всех сотрудников компании. Корпоративная модель позволяет унифицировать персонал с точки зрения соответствия стратегическим целям компании, к тому же она требует меньше времени и организационных хлопот. Но при таком подходе невозможно избежать исключений для ряда должностных позиций. «Предположим, в компании решили, что ключевые компетенции для большинства сотрудников – это "предприимчивость" и "инновационность". Но в то же время очевидно, что идеальный портрет менеджера по продажам может быть дополнен таким качеством, как клиентоориентированность»,– поясняют специалисты.

Как считает Дмитрий Хренов, в любом случае необходимо разрабатывать компетенции для топ-менеджеров и линейных руководителей. Вице-президент по HR компании «Исток» Алла Гридасова:«Компетенции рядовых сотрудников более или менее одинаковы в любой компании, и вопрос, какими компетенциями должен обладать эффективный секретарь, вряд ли вызовет споры: "планирование и организация работы", "внимание к деталям", "ориентация на клиента", "эффективная устная и письменная коммуникация"… А вот какими должны быть топ-менеджеры, сразу не ответишь. Требования к их деловым качествам зависят прежде всего от стратегических целей компании, а единых для всех компаний целей быть не может. Так, стратегия сокращения издержек или стратегия инноваций потребуют от менеджеров совершенно разных компетенций для достижения конкурентного преимущества».

Следующий этап – определить, каким способом будет создаваться система компетенций. Создавать ее можно двумя способами. Первый – самый простой. Он состоит в том, чтобы приспособить уже готовые модели к конкретной фирме. Такие типовые модели создаются в результате исследований управленческого опыта лидирующих компаний – как правило, иностранных. Например, в SHL имеются две готовые модели для линейных менеджеров (наборы из 16 или 36 компетенций), одна – для топ-менеджеров (20) и специалистов по продажам (16 компетенций). Однако в России такой подход используется относительно редко. «Несомненно, существуют универсальные компетенции. Для менеджеров это "умение ставить задачи и контролировать их исполнение", "умение мотивировать сотрудников". Однако каждая компания имеет свои стратегические цели и свои уникальные особенности. Поэтому необходимо определить те критически важные качества сотрудников, которые важны именно в этой организации именно на этом этапе ее развития»,– считает Вероника Луцкина,консультант компании «Экопси Консалтинг».

Гораздо чаще на практике используется второй способ – создание модели компетенций с нуля. Если при этом прибегнуть к помощи внешних консультантов, создание модели компетенций для организации с четырьмя уровнями управления и персоналом около тысячи человек может обойтись в $40—50 тыс. Впрочем, компания может создать компетенции и самостоятельно, но для этого ей необходимо иметь как минимум двух фасилитаторов (профессиональных организаторов моделирования). Рассмотрим данную технологию более подробно.

Технология
Создание модели начинается с формулировки стратегических целей компании. «Для этого фасилитаторы проводят опрос первых лиц компании, которые главным образом и определяют стратегию. Как правило, это два-три, а иногда только один человек – президент. Выяснив главные цели компании, можно сосредоточиться на выделении ключевых задач непосредственно для персонала»,– говорит Дмитрий Хренов.

Затем следует определить поведенческие реакции (индикаторы), которые должны проявляться у эффективных сотрудников в ходе решения задач. «Когда стратегическая цель компании – снижение себестоимости, то, кроме прочего, возможно, потребуется сокращать персонал. Тогда необходимо определить объем возможных сокращений, юридически грамотно организовать процедуру увольнения, правильно объяснить происходящие изменения в компании, чтобы не допустить конфликтов в коллективе и дальнейших судебных разбирательств. В этом случае эффективный управленец должен проявить творческое мышление, навыки влияния на людей и некоторые другие индикаторы»,– объясняет Вероника Луцкина. Как правило, для определения индикаторов устраивают мозговые штурмы, фокус-группы, опросы с участием сотрудников тех уровней, для которых создается модель (хотя иногда опрашивают только топ-менеджеров и линейных начальников). Конечно, у каждого участника обсуждения может быть собственное видение качеств идеального сотрудника, поэтому для того, чтобы максимально уменьшить субъективность их высказываний, имеет смысл использовать комплекс определенных методик.

Как говорят специалисты, индикаторов может набраться несколько сотен. Понятно, что такое их количество компании ни к чему, поэтому все названные индикаторы необходимо сгруппировать в более общие категории. Такие сформированные категории и будут компетенциями. Дело в том, что многие индикаторы похожи по смыслу. Если одна из актуальных задач компании – поиск выхода из кризисной ситуации, один топ-менеджер заявит, что его подчиненным необходимо умение быстро приспосабливаться к изменениям, другой отметит навык быстро ответить на неожиданный вопрос, а для третьего будет важно отсутствие страха перед изменениями. Но все эти качества можно объединить в одну компетенцию – «гибкость».

Оптимальное число компетенций для сотрудника – семь (плюс-минус две). «Такова психологическая особенность человека – он не может держать в поле восприятия большее количество объектов одновременно,– говорит Вероника Луцкина.– Поэтому в итоговую модель компетенций следует включать только наиболее важные компетенции сотрудника, критические для выполнения поставленных перед ним задач».

Но на этом работа не заканчивается. Модель станет эффективным инструментом оценки персонала только тогда, когда компания сможет измерять степень проявления у сотрудника каждой компетенции. Для этого необходимо создать шкалу оценки. Обычно средние баллы такой шкалы соответствуют уровню развития компетенции, достаточному для выполнения определенной задачи. Если принята пятибалльная шкала для компетенции «ориентация на качество», то тройка может означать способность человека выполнять работу в соответствии с установленными стандартами качества, а четверка говорит уже об умении организовать рабочий процесс таким образом, чтобы исключить возможные ошибки и срывы.

Клонирование менеджера

Именно таким образом, то есть с нуля, создавалась модель компетенций в деревообрабатывающем холдинге «Свеза» (входит в «Северсталь-групп»). Примерно год назад руководство четко сформулировало для себя цели развития на пять лет: превращение «Свезы» в лидера отрасли, ассоциация бренда компании с наилучшим качеством, создание условий для сотрудников, при которых в компании будет интересно работать. «Для достижения этих целей нужно разработать программы развития сотрудников, мотивации, подготовки кадрового резерва. Все это невозможно без описания того, какими должны быть наши сотрудники. Поэтому мы решили создать для холдинга корпоративную модель компетенций»,– говорит Андрей Митюков,HR-директор управляющей компании «Свеза-лес».

Процесс определения стратегических целей и ключевых задач компании, а также поиск индикаторов компания проводила на четырех ежеквартальных сессиях (по два рабочих дня каждая). В первой сессии (осенью 2002 года) участвовали семь ключевых менеджеров управляющей компании: гендиректор, директора подразделений (маркетинга, продаж, HR и т. д.) и три директора заводов. Но, как говорят в «Свезе», самостоятельно проводить обсуждение им не понравилось: не было опыта, да и сотрудникам неудобно одновременно выступать в роли фасилитатора и участника обсуждения. Организацией сессий занимались два консультанта из компании «Экопси Консалтинг».

Мария Макарушкина,консультант «Экопси Консалтинг»: «Мы устраивали для топ-менеджеров "Свезы" мозговой штурм, деловые игры, задавали вопросы. Затем обобщали их высказывания и выносили на доску ключевые задачи и необходимые для их эффективного решения качества сотрудников (типы поведения). Последних в итоге набралось около сорока». Менеджеры часто спорили. К примеру, когда определили такое важное для компании качество, как нацеленность на развитие персонала, долго не могли решить, каких сотрудников следует развивать: всех или обладающих высоким потенциалом. Пришли к мнению, что, поскольку финансовые ресурсы ограничены, выбор нужно делать только в пользу самых способных. «Последнюю сессию, целиком посвященную определению поведенческих индикаторов, мы провели в июне этого года в подмосковном центре отдыха. Возвращались выжатые как лимон, в автобусе никто не разговаривал, наговорились за время сессии»,– вспоминает Андрей Митюков. Один из топ-менеджеров, листая материалы по результатам обсуждений, заметил: «Все это похоже на подготовку к клонированию "человека «Свезы»"».

Итоговое описание 40 индикаторов эффективного поведения заняло около двух недель. Их сгруппировали в семь компетенций: «знание бизнеса и стратегии», «ориентация на результат», «предпринимательский подход к работе», «командная работа», «лидерство в инновациях», «ориентация на качество», «развитие сотрудников». Первые шесть компетенций – общие для всех сотрудников, последняя является обязательной только для руководителей. Как посчитали в «Свезе», умение обучать сотрудников – ключевое качество эффективного руководителя. Примечательно, что в модели «Свезы» нет компетенции «лидерство». «Мы решили, что проявление такого общего качества, как лидерство, невозможно корректно оценить на практике. И эта компетенция имеет у нас прикладной характер – "лидерство в инновациях". Это способность проводить необходимые для развития компании изменения, эффективно преодолевать связанное с ними внешнее и внутреннее сопротивление и многое другое»,– говорит Андрей Митюков.

После того как были созданы компетенции, разработали четырехбалльную шкалу для измерения их выраженности. Мария Макарушкина:«Ноль баллов означал отсутствие компетенции. Двойка, например, по компетенции "командная работа" предполагала, что сотрудник проявляет интерес к деятельности коллег, оперативно реагирует на их запросы, придерживается выработанных командой правил. Этот балл показывает, что человек эффективен. А единица означает, что сотрудник координирует работу с коллегами из других подразделений только тогда, когда это совпадает с его собственными интересами».

В июле модель компетенций впервые использовали в ходе аттестации топ-менеджеров управляющей компании. Не все руководители получили требуемые двойки, и для них уже разработаны индивидуальные программы развития. В январе следующего года модель будет применена для оценки еще 250 менеджеров «Свезы», а с 2005 года по ней будет работать весь персонал холдинга (около 5 тыс. человек). Предполагается, что для ряда должностей будут разработаны дополнительные компетенции – в частности, для финансовой службы «точность и внимательность к деталям». «Об эффективности нашей модели можно будет точно судить только через несколько лет, но я доволен хотя бы тем, что мы знаем, какими должны быть наши сотрудники»,– говорит Андрей Митюков. По его наблюдениям, после аттестации топ-менеджеры стали внимательнее к своему поведению. Если кто-то из руководителей принимает решение, не подумав о том, как оно отразится на деятельности другого подразделения, то можно услышать: «Плохо, не развита у тебя еще компетенция командной работы».

Задание 10. Вы получили предложение занять должность лаборанта кафедры. Напишите заявление по этому факту.

Задание 11. Прочитайте личную доверенность на получение вашей заработной платы вашему коллеге. Найдите основные реквизиты доверенности.

ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, Сидорова Анна Львовна, менеджер отдела продаж, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за февраль 2006 г. в сумме восемь тысяч двести пятьдесят семь рублей (8257 руб.), расписаться за меня и совершить все действия, связанные с выполнением этого поручения, Коробкину Ивану Николаевичу, ведущему специалисту отдела продаж.
	подпись доверителя	А.Л.Сидорова
04.03.06
Подпись Сидоровой А.Н. удостоверяю Инспектор отдела кадров                          подпись                            Н.В.Трутнева

Задание 12. Составьте доверенность, которая дает вам полномочия представлять интересы вашей организации и вести от ее имени переговоры с партнерами.

Задание 13. Составьте собственную автобиографию по такой схеме:

 

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Пол (можно не указывать).

3. Дата и место рождения (указать число, месяц, год рождения).

4. Семейное положение (коротко о членах семьи).

5. Образование (последнее место учебы: название учебного заведения, время обучения (с … по …), полученное образование и квалификация, номер диплома, курсы повышения квалификации).

6. Дополнительные навыки:

- дополнительное образование (курсы 2-3 месячные);

- знание языков (родной, иностранный);

- компьютерная грамотность (какие программы знает);

- водительские права (на какую категорию машин);

7. Опыт работы (начиная с последнего места работы: указать срок работы, название и адрес организации, в качестве кого работали, временно или постоянно, сколько человек было в подчинении и т.п.). Опишите навыки и умения, которые приобретены в процессе работы, положительные черты характера, деловые качества. Укажите, какие получены награды, грамоты, степени, звания.

8. Для связи: домашний адрес и телефон.

9. Рекомендации (перечислите в этой графе людей, которые Вас знают, с кем Вы работали и в чьей положительной оценке Вы уверены, т.е. указываете фамилию, имя, отчество, должность и номер телефона таких людей). Этот пункт не обязателен, но облегчает задачу работодателю.

10. Дата и подпись.

 

 

Задание 14. Прочитайте и заполните предлагаемые анкеты

 

АНКЕТА В КОНСУЛЬСТВО

Страна: ____________________________________    Сроки тура:_________________

 

1. Фамилия
2. Девичья фамилия
3. Имя и отчество
4. Дата и место рождения
5. Гражданство
6. Семейное положение	в браке не состою	в браке состою	разведен(а)	вдова (ец)
7. ФИО супруга(и), другие фамилии, дата и место рождения, гражданство сейчас и ранее
8. ФИО родителей
9. Дети (если они сопровождают Вас и вписаны в Ваш паспорт)
10. Домашний адрес и телефон
11. Образование
12. Место работы и занимаемая должность
13. Адрес и телефон места работы
14. Предыдущие посещения стран Шенгенского соглашения.

 

АНКЕТА

иностранного гражданина, который направляется на обучение в

высшее учебное заведение Украины

 

1. Страна (гражданство)

2. Фамилия, имя, отчество

3. Пол

4. Число, месяц и год рождения

5. Место рождения

6. Адрес местожительства, телефон

7. Знаете ли украинский язык, в какой степени

8. Образование (наименование учебных заведений,

их местонахождение, даты поступления и окончания,

какой документ об образовании получен)

9. Оценки (баллы) по основным предметам

(копия документа об образовании прилагается)

10. Обучались ли ранее в высших

учебных заведениях (в каких, когда)

11. Название выбранной специальности

 

Дата                                                                 Подпись