Инвентаризация – способ проверки фактического наличия имущества с целью выявления и документирования отклонений от данных бухгалтерского учета.
Целью проведения инвентаризации является контроль сохранности имущества, соблюдение условий их хранения, выявление отклонений фактических остатков имущества от данных бухгалтерского учета и их документирование.
Контроль сохранности товарных запасов обеспечивается путем периодического проведения инвентаризаций товаров и тары.
Порядок и сроки проведения инвентаризации регламентируются Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 180 от 30.11.2007 г. (с изменениями). Сроки проведения инвентаризации товаров и тары по каждому торговому объекту ежегодно устанавливаются руководителем организации и включаются в план-график проведения инвентаризаций.
Для проведения инвентаризации товаров и тары на оптовом складе приказом (распоряжением) руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. Инвентаризация проводиться внезапно. По прибытию на оптовый склад комиссия проводит следующие первоочередные действия:
- пломбирует входы и выходы (кроме основного) всех складских помещений, где хранятся товарно-материальные ценности;
- проверяет и визирует последний товарный отчет материально ответственного лица со всеми приложенными к нему приходными и расходными документами, составленный на дату проведения инвентаризации;
- материально ответственными лицами на первой титульной странице инвентаризационной описи оформляется расписка о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары и тару сданы в бухгалтерию;
- проверяется исправность и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования.
Проверка фактического наличия товаров и тары производится материально ответственным лицом под контролем комиссии. Сведения о фактическом наличии товаров и тары записывают в инвентаризационную опись.
Описи составляют в двух экземплярах, а при передаче товарно-материальных ценностей – в трех экземплярах. На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, количество единиц в натуральных показателях. Достоверность данных на каждой странице описи подтверждается подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
По окончании инвентаризации все документы сдаются в бухгалтерию, где они подвергаются обработке. Для выявления результатов инвентаризации бухгалтер составляет сличительную ведомость, куда записываются позиции товаров и тары, по которым установлены отклонения фактических остатков от данных бухгалтерского учета.
Выявление результатов инвентаризации осуществляется в следующем порядке:
- производится взаимный зачет выявленных излишков и недостач по одноименным товарам, который осуществляется с разрешения руководителя за один и тот же период и у одного материально ответственного лица;
- после взаимозачета определяются окончательные излишки, которые приходуются под отчет материально ответственного лица по учетным ценам с отнесением их на прочие доходы по текущей деятельности, а также выявляются суммы недостачи;
- по недостающим товарам открытого хранения составляется расчет естественной убыли по нормам, которая списывается на издержки обращения оптовой организации по покупным ценам;
- окончательная сумма недостачи определяется вычитанием из первоначальной суммы недостачи сумм взаимозачета недостач и излишков и начисленной естественной убыли; она подлежит взысканию с материально ответственных лиц;
- сличительную ведомость результатов инвентаризации подписывает бухгалтер-исполнитель, главный бухгалтер, заведующий складом, председатель инвентаризационной комиссии и утверждает руководитель организации.
Взаимозачет по одноименным товарам производится по меньшей сумме принимаемых к зачету недостач и излишков. Он отражается по дебету счета 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» и кредиту счета 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах». Оприходование окончательных излишков товаров по покупным ценам без налога на добавленную стоимость и тары по учетным ценам учитывается по дебету счета 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» и кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 7 «Прочие доходы по текущей деятельности».
Предварительная сумма недостачи товаров, включая начисленную естественную убыли, отражается по учетным ценам по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» в корреспонденции с кредитом счета 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах». Потери товаров в пределах установленных норм естественной убыли списываются на издержки обращения, а сумма окончательной недостачи подлежит взысканию с виновных лиц. При этом кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и дебетуются счета:
- 44 «Расходы на реализацию» − на сумму списываемой естественной убыли;
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению ущерба» − на сумму недостачи, подлежащей взысканию с виновных лиц.
