Создание и редактирование объектов базы данных в Access

Объекты БД могут быть созданы в режиме конструктора, мастера, автоматическом режиме (автоформа, автоотчет). Таблицы можно создавать также в режиме таблицы.

Режим Конструктора применяется для создания и настройки вида и свойств объектов БД: таблиц, форм, запросов, отчетов. В этом режиме нельзя вводить или менять записи, но можно изменить параметры, структуру, свойства объектов. В режиме конструктора для создания надписей, кнопок, полей со списком, рисунков, вкладок, подчиненных форм можно использовать панель элементов.

Мастер объекта – этоподпрограмма, котораяпозволяет создавать объект в пошаговом режиме, выбирая настройки объекта из предлагаемых вариантов.

 

Таблицы в Access

Основу реляционной базы данных составляет совокупность связанных между собой двумерных таблиц, строки которых называют записями, а столбцы – полями.

Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

каждый элемент таблицы – один элемент данных;

все ячейки в столбце таблицы однородные, то есть все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т. д.);

каждый столбец имеет уникальное имя;

одинаковые строки в таблице отсутствуют;

порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Поле – это столбец таблицы, содержащий однородную информацию о разных объектах.

Каждое поле имеет уникальное имя и набор признаков (свойств), указывающих, какого вида данные может хранить данное поле. Основными свойствами поля являются тип и размер, которые можно задать в режиме конструктора.

В базах данных Access различают девять типов полей:

Текстовый – набор букв, цифр и других символов, длиной не более 255 символов;

Числовой – целые или вещественные числа;

МЕМО – текст переменной длины с максимальным объемом 64000 байт;

Дата/время – дата и время;

Денежный – число, к которому автоматически добавляется выбранная денежная единица;

Логический – логическое значение Истина или Ложь;

Объект OLE (ObjectLinkingandEmbedding) – объекты других программ, рисунки; объект OLE связан со «своей» программой (ассоциирован), которая может его дополнительно обработать;

Счетчик – уникальное число, в каждой новой записи автоматически увеличивается на 1;

Гиперссылка – адрес Интернет ресурса.

Запись – это строка таблицы, которая содержит разнородную информацию об одном объекте. Записи не имеют имен, поэтому для однозначного их определения один из столбцов, содержимое которого не может повторяться, делают ключевым.

Ключевое поле

Ключевое поле – это столбец, с неповторяющимися данными, однозначно определяющий каждую запись таблицы. Создается в режиме конструктора. Различают три вида ключевых полей:

Ключевое поле «Счетчик» – в этом поле каждой записи таблицы присваивается уникальный порядковый номер.

Простой ключ – это столбец таблицы, содержащий заведомо уникальные, не повторяющиеся значения.

Составной ключ – несколько столбцов таблицы, комбинация которых является уникальной.

В общем случае ключи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный.

Первичный ключ – это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей — составным ключом.

Вторичный (внешний) ключ – это одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц. Значение вторичного ключа может повторяться в нескольких записях и не является уникальным.

Если по значению первичного ключа может быть найден один-единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу – несколько записей.

В поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.

Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Поле Подстановки позволяет организовать ввод значений в поля таблицы путем выбора данных из списка фиксированных значений вводимых пользователем или значений, подставляемых из другой таблицы. Поле Подстановки создается в режиме конструктора при задании типа данных с помощью мастера подстановок или при задании свойств на вкладке подстановка.

 

Связи между таблицами базы данных

Реляционная база данных, как правило, состоит из нескольких таблиц, связанных между собой. Установку и настройку связей в БД Access осуществляют в окне Схемы данных. Связь между двумя таблицами осуществляется по двум столбцам этих таблиц с одинаковым содержимым. Связываемые поля могут по-разному называться, но значения, тип и размер данных вних должны совпадать.

Существует три типа связей:

Связь один к одному (1 – 1) предполагает, что одной записи первой таблицы соответствует только одна запись второй таблицы. Поля связи в обеих таблицах являются ключевыми.

При связи один ко многим (1 – ¥ или ¥ – 1) одной записи главной таблицы (1) могут соответствовать несколько записей подчиненной таблицы (¥). Поле связи в главной таблице должно быть ключевым, а в подчиненной таблице – не ключевым.

Связь многие ко многим (1 – ¥ – 1) означает, что каждой записи первой таблицы может соответствовать несколько записей второй таблицы и наоборот. Связь многие ко многим между двумя «главными» таблицами осуществляется через третью таблицу, подчиненную обеим главным таблицам, с помощью связей один ко многим.

При определении связи дополнительно можно задать условие целостности связанных данных и каскадного обновления связанных полей (при обновлении данных в одной из связанных таблиц меняются связанные данные в другой).

 

Действия с данными в БД

В БД Acces можно сортировать и фильтровать данные.

Сортировка позволяет расположить записи в таблице в определенной последовательности, когда информация по одному полю упорядочена по возрастанию или убыванию (по алфавиту, числу, дате). Сортировать данные можно в таблицах, запросах, отчетах и формах.

Отбирать записи баз данных по условиям заданным в одном или нескольких полях можно с помощью Фильтрации. Фильтр может задаваться по выделенному значению или в окне условий (равно, больше, меньше, содержит, Like или др.).

Фильтровать данные можно в одном открытом объекте (таблице, запросе, форме) или в нескольких связанных таблицах.