Особенности функциональной и проектной деятельности

ВВЕДЕНИЕ В ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

 

Начнем знакомство с проектным менеджментом определением понятия «проект». Определение, которое дает «библия проектного менеджмента» PMBOK — «Руководство по управлению проектами» (The Project Management Body ofKnowledge; Project Management Institute).

Проект (от лат. рroject — брошенный вперед) — временное предприятие, имеющее своей целью создание уникального продукта, услуги или достижение конкретного результата в заданные сроки, в рамках указанного бюджета.

Существует международный и российский опыт определения стандартов проектного менеджмента. Следует придерживаться международной практики. Однако, в зависимости от особенностей проекта, могут быть применены исключительно стандарты какой-либо определенной страны. Таким образом, мы подходим к тому, чтобы определить назначение и область применения стандартов.

Зачем же нужны стандарты? Стандарт — это рационализация действия.

1. Стандарты содержат многолетний опыт, что дает возможность специалистам применять их на практике.

2. Стандарты облегчают взаимодействие.

3. Стандарты определяют требования для сертификации менеджеров проектов.

4. С помощью стандарта по управлению проектами можно систематизировать проектную деятельность в организации.

Проект успешен, если работа над продуктом выполнялась максимально эффективно и полученный продукт полностью соответствует требованиям заказчика.

К числу важнейших отличий проектов от других видов деятельности относится ограниченность во времени, уникальность, необходимость заранее координировать многоплановые действия.

Ограниченность во времени означает, что у любого проекта есть момент его начала и его завершения. Завершается проект после достижения намеченных целей.

Совсем иначе дело обстоит с регулярно возобновляемой деятельностью. У нее нет заранее оговоренного срока завершения.

Уникальность, т.е. исключительность, неповторимость результата проекта означает, что в условиях, в составе, в порядке необходимых работ есть нечто новое. Следовательно, невозможно гарантированно получить то, что нужно, путем простого копирования ранее выполненной работы.

Регулярно возобновляемая деятельность эффективна, если требуется воспроизвести уже неоднократно полученный в аналогичных условиях результат. Это тот случай, когда изобретение велосипеда не требуется. Например, нужно много одинаковых велосипедов.

В начале каждого проекта из-за его уникальности приходится заново определять состав предстоящих работ, их порядок и исполнителей. Так как в каждом проекте есть что-то новое, то на этапе планирования необходимо уделять внимание согласованию даже, казалось бы, привычных процедур.

То, что стало регулярной деятельностью, реализуется по уже многократно отработанному плану. Очередное успешное повторение многократно воспроизводившегося цикла не требует детального планирования и согласования необходимых действий: набор таких действий уже устоялся, порядок их выполнения очевиден, успешные исполнители уже определены.

Проиллюстрируем эти отличия сравнением выпечки пирога к празднованию совершеннолетия на основе индивидуального заказа (проект) и ежедневной выпечки хлебозаводом обычного хлеба (регулярно возобновляемая деятельность).

Пирог нужен именно в День рождения. Только представьте себе, что вам вручили его за неделю до вашего Дня рождения или через неделю после! Но именно свежий хлеб многие хотели бы видеть на своем столе с неизменным постоянством.

Уникальность события (18 лет бывает только раз в жизни!) просто обязывает изготовителя создать неповторимый кулинарный шедевр. А обычный (от слова «обычай – общепринятый порядок») хлеб тем и хорош, что мы знаем, к каким блюдам и сколько его надо, какой вкусовой эффект произведет сочетание его с теми или иными продуктами.

Результативное выполнение проекта в течение всего времени его существования осуществляется с помощью процессов управления проектом. Процессы управления проектом могут быть сгруппированы в следующие пять этапов управления проектом: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, завершение проекта.

Главный продукт инициации – изложенное в форме «паспорта проектной идеи» параметрическое описание концепции проекта, обоснование необходимости и реалистичности проекта и формальная авторизация проекта.

Инициация проекта начинается с определения проектной идеи – основного замысла проекта. С учетом намеченной идеи в укрупненном виде разрабатывается примерный план ее реализации. С его помощью производится предварительная оценка необходимых ресурсов. Завершением этого этапа становится оценка жизнеспособности проекта и принятие решения о том, стоит ли работать над ним дальше.

Планирование проекта нацелено на разработку плана проекта, в котором определены и документированы все действия, необходимые для достижения целей проекта. План проекта нужен для координации деятельности всех участников проекта. Целостный план задает порядок выполнения всех работ. Он описывает, что, кто, как и когда будет делать. Началом этого этапа становится определение системы логически взаимосвязанных целей. Далее определяются перечни и взаимосвязи необходимых работ. Затем для каждой работы определяются необходимые ресурсы. В ходе планирования разрабатывается организационная структура проекта, описывается порядок взаимодействия его участников. В конце успешно пройденного этапа планирования создаются рабочие документы. В них содержатся принятые к исполнению цели и задачи проекта, логически увязанная система предстоящих работ, календарные планы-графики работ, бюджет, описание системы управления проектом.

Исполнение проекта направлено на непосредственное создание продукта (услуги), ради которых реализуется данный проект. Вначале набирается команда проекта. Проводится инструктаж команды, запуск ее работы по принятому плану. В ходе выполнения работ, запланированных в плане проекта, идет отладка командного взаимодействия, реализуются меры по устранению недопустимого отклонения от плановых показателей. Главным при исполнении проекта становится эффективное достижение намеченных целей. Это означает, что практические шаги, согласно утвержденному плану, должны обеспечить достижение в установленные сроки качественных результатов за счет использования выделенных ресурсов.

Мониторинг и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с планом проекта, отслеживание определенных параметров проекта, которые должны сохраняться в заданных пределах, а также на своевременное обнаружение возможных проблем и отклонений, принятие решений в ответ на изменения, возникающие в проекте, контроль качества. В ходе контроля проводится проверка результата на степень его соответствия плановым показателям. По итогам такой проверки может быть принято решение либо о доведении качества продукта или услуги до требуемого уровня, либо о завершении проекта.

Завершение проекта включает процедуры по составлению итоговых отчетов, проведение окончательных взаиморасчетов между участниками проекта. На этом этапе также могут заключаться договора о дополнительных услугах. Например, могут быть достигнуты договоренности о гарантийном обслуживании того, что было создано в результате реализации проекта. Отдельной частью завершающего этапа может стать обобщение и описание накопленного опыта. Главная часть успешного завершения проекта – передача произведенного продукта (услуги) тому пользователю, которому он и предназначался.

 

ЗАДАНИЕ 1.1.

К каким из нижеприведенных определений относятся следующие характеристики проектной деятельности: «эффективность», «результативность», «оптимальность», «интенсивность»?

.__________________- степень согласованности целей и полученных результатов.

._________________ - экономия затраченного времени и усилий команды при достижении целей.

._________________ - время, затраченное на достижение целей.

._________________ - затраченные усилия со стороны участников процесса для достижения целей и их удовлетворенность полученными результатами.

Не всегда успех продукта и успех проекта сочетаются в одном проекте.

Особенности функциональной и проектной деятельности

Успех проекта — это успех продукта проекта и успех управления проектом

В целом деятельность любого предприятия или организации может быть определена либо как функциональная, либо как проектная (возможны их комбинации).

 

Рис. 1. Характер протекания функциональной и проектной деятельности

Функциональная деятельность сама по себе не имеет ни начальной, ни конечной даты. Работы повторяются по тиражированию одного и того же продукта (услуги). Проекты всегда ограничены во времени, имеют даты окончания, а их результат (продукт или услуга) всегда будут уникальны (рис. 2)

Рис. 2. Отличительные черты проектной деятельности

Функциональная деятельность и проекты различаются, главным образом тем, что оперативная деятельность — это продолжающийся во времени и повторяющийся процесс, в то время как проекты являются временными и уникальными

Примерами проектов могут быть:

• организация своего дела

• разработка нового изделия (продукта, услуги);

• осуществление изменений в структуре управления организации;

• внедрение нового вида услуг;

• запуск в производство нового изделия;

• разработка или приобретение новой или усовершенствованной информационной системы;

• внедрение новых процедур управления.

Проектами не являются:

• Контроль и качество выпускаемой продукции;

• Замена старой оргтехники на новую;

• Ведение документооборота;

• Выполнение ежедневных плановых заданий.

В этом итерационном процессе происходит одновременное развитие самой идеи (от общего видения – к параметрическому описанию целей проекта, т.е. его ожидаемым результатам) и понимания проблемы (от констатации до ясного качественного и количественного ее описания, включающего представление о возможном потребителе проекта, его запросах и интересах, причине неудовлетворенности существующими способами решения проблемы).

Итогом работы на этапе инициации должно стать понятное описание того, каким образом реализация проекта поможет решить заявленную проблему. Из описания должно быть видно, что решаемая проблема актуальна. Должно быть понятно, чьи и какие именно потребности будут удовлетворять созданные благодаря проекту продукты и услуги. Кроме того, следует показать выгодные отличия предлагаемого варианта решения проблемы от имеющихся альтернатив. Если речь идет об улучшении чего-либо, то надо продемонстрировать сравнительные преимущества результатов проекта по отношению к принятым способам удовлетворения тех же потребностей.

Наряду с демонстрацией необходимости проекта важно показать его осуществимость. Для этого кроме цели проекта в общем виде дается характеристика средств и методов ее достижения, строится календарный план-график ключевых событий (вех), определяется примерный перечень и объемы необходимых ресурсов, указываются возможные пути ресурсного обеспечения. На этапе инициации также оцениваются основные риски проекта и намечаются пути и методы их уменьшения. Дополнительными аргументами в пользу реализуемости проекта могут быть сведения об опыте и квалификации исполнителей.

ЗАДАНИЕ 1.2.

Заполните первую часть приложения к настоящему пособию (генерация идеи проекта).

Определите, какие из ниже перечисленных видов деятельности являются проектными, а какие — функциональными:

№

Деятельность