Понятие и роль архива в организации

Специфика экспертизы ценности документов

И подготовка их сдачи в архив

Реферативная работа

 

 

Дронова Е. Л. Специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» группа 26доу   Научный руководитель: Кадникова Н. С.

Екатеринбург

Содержание
Введение
1. Понятие и роль архива в организации
2. Виды документов, предназначенных для сдачи в архив организации
3. Понятия и критерии экспертизы ценности документов
4. Специализация процесса передачи документов в архив
4.1 Первичная обработка дел для подготовки к архивному хранению
4.2 Оформление обложки дела
4.3 Составление описи дела
Заключение
Список используемой литературы

Введение

Особое значение приобретает то, что ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов.

Все документы имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.

Социальная значимость исследования заключается в том, что ценность документов для каждой конкретной организации, так и для государственных архивов неравнозначна. Документы могут быть использованы не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества могут служить историческими источниками. Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения.

Но, к сожалению, не в каждой организации разработаны положения и механизмы для проведения экспертизы ценности документов, что затрудняет их хранение и работу с ними. Это и обуславливает актуальность выбранной темы.

Теоретической основой нашего исследования стали работы: документы, ГОСТы, электронные ресурсы, периодические издания, нормативные документы и т.д.

Цель работы - изучить специфику экспертизы ценности документов и подготовку их сдачи в архив.

В связи с формулированной целью были поставлены следующие задачи:

- понятие и роль архива в организации;

- виды документов предназначенных для сдачи в архив организации;

- понятия и критерии экспертизы ценности документов;

- специализация процесса передачи документов в архив;

- первичная обработка дел для подготовки к архивному хранению;

- оформление обложки дела;

- составление описи дела.

Для достижения поставленных целей и задач мы использовали теоретические методы исследования: анализ, синтез, конкретизация, поиск информации в системе интернет, работа с библиотечными каталогами, с нормативными документами.

 

Понятие и роль архива в организации

В каждой организации есть архив. Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов. [2, с. 1]

Рассмотрим виды архивов:

- Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

- Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятия.

Архивы организаций подразделяются на: передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение; не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение. [15, c. 1]

Архив организации может функционировать на правах:

- Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации возлагается на руководителя организации, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

- Структурного подразделения в составе службы ДОУ организации. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

- Организационная структура архива организации определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей организации.

Архив может состоять из следующих подразделений: отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях; отдел хранения научно-технической документации; отдел хранения документации на электронных носителях; отдел комплектования; отдел учета; отдел организационно-методического обеспечения; администрация архива.

[14, с. 1]

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия: центральные архивы федеральных органов власти; центральные отраслевые архивы; совместные архивы.

Таблица 1. Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия

Вид архивного учреждения	Вид дел. Условия их приема на временное хранение.
Центральный архив федерального округа государственной власти	1. Документы аппарата управления органа государственной власти; 2. Документы организаций непосредственного подчинения; 3. Документы других организаций, включенных в список источников комплектования данного архива.
Центральный отраслевой архив	Документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения.
Объединенный архив	Документы нескольких организаций, связанных системой соподчиненности или видом деятельности.

 

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов, состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.