Организационные факторы повышения эффективности

1. Регламентация деятельности (временная, структурная).
Первое правило для повышения эффективности групповых обсуждений — правило

структурированного подхода. В чем это выражается?

· Четкая постановка цели встречи или серии встреч. Это может быть очень конкретная цель: принять решение по бюджету рекламной компании; разработать план продаж на следующий квартал. Или в более общей форме: наметить пути повышения эффективности работы организации. Как мы уже говорили, часто цель просто подразумевается, и она четко не артикулирована, либо по ходу обсуждения она сильно модифицируется, либо вовсе заменяется новой. Понятно, что в таком случае и результаты будут непредсказуемы, и ничего, кроме хаоса, наблюдаться не будет.

· Наличие сценария. Творчество «масс» стихийно. Призывы типа «давайте хорошо подумаем», «создадим творческую атмосферу» еще никому не помогали. Необходимо заранее продумать последовательность действий группы, используемых методов и промежуточных результатов.

· Четкое представление формы, в которой должен быть «отлит», представлен результат. Это может быть план, список идей, принятое решение, обоснованные направления действий и др.

· Предварительная подготовка участников. Участники должны быть извещены о
цели встречи, чтобы могли настроиться и
подготовиться.

· Продуманный регламент действий. Кто-то однажды остроумно заметил, что неуправляемая дискуссия имеет тенденцию к бесконечности. Временной регламент помогает рассчитывать силы и концентрироваться на задаче, избегать непродуктивного расходования сил и приучает участников к дисциплине. Есть разные типы регламентов:
общий регламент встречи (сессии), регламент высказываний или определенных действий.

2. Уменьшение возможностей непродуктивной критики (снижение страхов и конфликтов участников).
Второе правило повышения эффективности касается такой темы, как критика, и гласит: не позволяйте критику в начале обсуждения, при выдвижении идей, не позволяйте переходить к критике личностных особенностей участников. Личностная безопасность необходима для творчества. Большинство методов модерации не содержит в себе приемов критики. В этом плане одним из ярких примеров является метод «брейнсторминга» (метод порождения идей), где непреложным правилом является запрет на критику.
Критика допускается по содержанию и на стадии, когда выдвинуты и зафиксированы предложения и идеи.

З. Необходимость вовлечения всех присутствующих.
Наблюдения за проведением групповых обсуждений, совещаний показывает, что активными, участвующими в дискуссиях является ограниченное число одних и тех же людей. Остальные оказываются в роли пассивных слушателей-наблюдателей, которым, чаще всего есть что сказать, но они оказываются «невостребованными», «демотивируются» и, в конечном счете, могут тормозить работу группы.
Правило третье предполагает отбор необходимых людей в группу и включение всех в работу.

4. Создание условий для уменьшения явлений «групп мышления».
Это происходит с использованием различных техник и приемов, направленных на раскрепощение индивидуального творчества, введения роли «адвоката дьявола», обсуждения задачи с различных точек зрения, организации содержательной критики на основе выбранных критериев оценки, создания подгрупп, работающих над одной и той же задачей и пр.

5. Одной из важнейших составляющих любых технологий групповых дискуссий является визуализация промежуточных и конечных результатов того или иного действия группы или отдельных ее членов.
Причем эта визуализация является доступной (архивация) на протяжении всего времени работы группы. В простом варианте для этого используются листы флипчарта, которые вывешиваются на различных носителях для всеобщего обозрения, распечатки. В более «технологичном» исполнении может применяться компьютерный вариант программы Mind-map либо специализированные программы принятия решений. Визуализационное поле помогает участникам «не терять» информацию, лучше запоминать, способствует активизации мышления.

б. Повышение и использование ситуативной (игровой) мотивации.
Несмотря на то что групповые обсуждения касаются «серьезных» проблем и задач организации, в группе можно создать атмосферу игры, азарта. Участники периодически «забывают» об иерархиях, сложностях реальной организационной жизни, конкуренции и пр. и погружаются в некоторую организационную «игру», творчество, цель которого, добиться определенных результатов вне реального бытового организационного контекста.

7. Одним из важных факторов (но не обязательных) является наличие специального постороннего (руководителя дискуссии).
Он обучен технологиям управления групповой активностью, нейтрален по отношению к обсуждаемым темам, у него нет сложившихся отношений и предпочтений в группе, он вне иерархии группы. Его задача — организовать и поддерживать процесс, направленный на определенные цели.

8. Использование специальных методов. Здесь можно только обозначить виды инструментария, применяемого для улучшения продуктивности группового взаимодействия:

· методы генерации идей;

· аналитические методы;

· методы, основанные на воображении;

· графические методы.

Можно выделить два вида результатов группового решения задач в реальном организационном контексте.
1. Содержательные результаты. Этот вид результатов является основным, собственно ради чего люди и собираются вместе. Результатом может быть (в зависимости от задачи):

· выделение проблем;

· формулирование задач;

· осознание реальности проблемы участниками;

· порождение и анализ большего количества идей, предложений, вариантов;

· проработка реальных проектов;

· принятие решений;

· разработка планов внедрений и пр.

2. Социально-психологические (командные) результаты:

· опыт совместной, более эффективной, чем обычно, групповой работы;

· люди становятся «соучастниками» и проводниками разработки;

· обмен информацией;

· дополнительная диагностика особенностей участников.

Таким образом, правильная организация взаимодействия в группе, направленная на уменьшение влияния типичных, «природных», деструктивных факторов личностного и социально-психологического характера, составляет важную (и основную) часть увеличения эффективности группового решения задач.