Лекция 4. Документы и журналы документов
Вопрос 1. Общие сведения о работе с документами
Вопрос 2. Форма ввода документа
Вопрос 3. Журналы документов
Вопрос 4. Действия с документами
Вопрос 5. Ввод одних документов на основании других
Вопрос 1. Общие сведения о работе с документами
Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия 8.3» позволяет автоматизировать ведение учета по различным разделам. Для ведения учета в типовой конфигурации используются документы.
Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия 8.3» включает широкий набор документов разных видов.
Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях: например, документы «Платежное поручение», «Счет», «Доверенность».
Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Поступление ФА», «Ведомость начислений», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и другие.
Кроме того, в данной конфигурации существует несколько видов регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а используются исключительно для автоматического формирования проводок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке тенгового покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики.
Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций.
Ввод документов может производиться из меню Банк и касса, Покупка, Продажа, Склад, Производство и т.д. главного меню программы.
Вопрос 2. Форма ввода документа
Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки и кнопки.
Каждый документ имеет обязательные реквизиты- номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается очередной порядковый номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена.
Кроме номера и даты, каждый документ содержит реквизит «Комментарий», который имеет тип «Строка» и служит для записи в документ произвольной дополнительной информации.
Номер и дата в совокупности с другими реквизитами- полями ввода, флажками и переключателями, образуют так называемую шапку документа.
Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется, и свойств этих объектов. Например, документ «Поступление материалов» содержит список поступивших материалов, причем, для материала указаны количество, цена, сумма и НДС. В документе «Ведомость начислений» табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, и их оклады.
Способ заполнения табличной части, если таковая в документе имеется, определяется для каждого документа по-своему и приводится в описании документа. Заполненные графы таблицы можно редактировать.
По данным, введенным в форму документа, формируется печатная форма документа и/или проводки документа.
Вопрос 3. Журналы документов
Введенные документы хранятся в журналах документов.
В конфигурации существует общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам учета) документы. К любому из журналов можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню «Журналы» главного меню программы.
В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация- контрагент).
Кроме того, введенный документ может быть отображен соответствующей записью в журнале операций.
Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.
Печать журнала. Для печати списка документов текущего журнала предназначена кнопка «Реестр» в нижней части окна журнала, формирующая реестр документов, входящих в данный журнал, за период, совпадающий с выбранным интервалом журнала. Аналогичный отчет можно получить, используя режим «Обработка документов», меню «Сервис».
Полученный отчет можно вывести на печать.
После выполнения каких- либо действий в журнале документов (например, после ввода нового документа), для приведения реестра документов в актуальное состояние достаточно дважды щелкнуть мышью кнопку «Обновить» в верхней части окна с реестром документов.
Двойной щелчок мышью по кнопке «Настройка» открывает диалог режима «Обработка документов», в котором уже установлены условия для отбора документов в соответствии с тем состоянием журнала документов, которое было при нажатии кнопки «Реестр», и выбран вид обработки «Печать реестра (краткая форма)». В диалоге можно отредактировать условие отбора и переформировать реестр или выбрать выполнение каких- либо действий над документами. Также, можно расширить количество реквизитов документов, выводимых на печатную форму.
Для этого в списке «Виды обрабатываемых документов» необходимо активизировать тот документ, реквизиты которого будут уточняться для процедуры вывода. И нажать кнопку «Настройка». В появившемся диалоговом окне можно выбрать из всех реквизитов шапки документа те, значения которых необходимо показать в отчете.
