Ревизия и контроль сохранности и использования производственных запасов.

Основной задачей документальной ревизии материальных ценностей является проверка выполнения условий, обеспечивающих их сохранность и правильность использования в производ­стве.

Осуществляя ревизию материальных ценностей, ревизор использует:

- договоры поставки;

- нор­мы расхода материальных ценностей, действовавшие в ревизуемом пе­риоде;

- нормативы запасов отдельных видов материальных ценностей;

- первичные документы по оформлению движения материальных ценно­стей;

-журналы учета поступающих грузов и выданных доверенностей;

- отчеты об использовании материальных ценностей в производстве и на другие цели;

- данные аналитического и синтетического учета материаль­ных ценностей по операциям, связанным с их движением;

- материалы внезапных проверок и инвентаризации материальных ценностей;

- разработочные таблицы по распределению расхода материальных ценностей;

- учетные регистры (ведомости № 10, журналы-ордера № 6, 7, 10, 10/1, 13 и др. или соответствующие им по содержанию машинограммы);

- отчетные формы.

Проверка выполнения условий, направленных на обеспечение сохран­ности материальных ценностей, является первостепенной задачей ком­плексной документальной ревизии.

К условиям, обеспечивающим сохранность материальных ценностей, в частности, относятся:

- правильный подбор и расстановка кадров мате­риально ответственных лиц и сотрудников служб материально-техниче­ского обеспечения;

- организация и состояние складского хозяйства;

- орга­низация охраны складов, пропускной системы и внутрихозяйственного контроля за наличием материальных ценностей.

Важную роль в обеспечении сохранности материальных ценностей выполняют работники служб материально-технического снабжения. Ре­визионная группа проверяет укомплектованность этой службы работни­ками, имеющими среднее и высшее специальное образование, а также их рациональную расстановку и использова­ние.

В бухгалтерии организации нужно проверить своевременность и пра­вильность оформления передачи материальных ценностей при смене ма­териально ответственных лиц (особенно на период ухода в отпуск или болезни) и отражения выявленных при этом расхождений на счетах бухгалтерского учета. Практика показывает, что нередко передача про­водится формально, только по данным учета (что при установлении в последующем недостач материальных ценностей дает основание мате­риально ответственным лицам выдвигать это обстоятельство в качестве основной причины установленных недостач). Вскрыв подобные факты, ревизор обязан установить, кто санкционировал формальную передачу складов или кладовых и к чему это привело.

Обеспеченность складами и емкостями целевого назначения — один из факторов, содействующих умень­шению потерь при хранении. Согласно установленным нормам запаса отдельных видов материальных ценностей ревизор проверяет соответ­ствие имеющихся для их хранения надлежаще оборудованных складских помещений. Одновременно он выявляет, не хранятся ли материалы в неприспособленных складских помещениях, под открытым небом, и ус­танавливает последствия такого складирования и виновных в этом дол­жностных лиц.

Посещая склады, необходимо проверить, как соблюдаются правила складирования материалов, нет ли потерь при хранении материальных ценностей. В местах хранения каж­дого вида материала должны прикрепляться ярлыки, в которых указы­ваются наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма его запаса.

Важным моментом ревизии складского хозяйства является проверка оснащения мест хранения материалов необходимым весовым хозяйст­вом, измерительными приборами и мерной тарой, соблюдения сроков их переосвидетельствования и клейменения, а также дератизации (уничтожение грызунов) и дезинфекции (уничтожение насекомых) складских помещений. Правильность показаний весов и других измери­тельных приборов устанавливается путем взвешивания или перемерива­ния заранее подготовленных партий материалов, взвешивания гирь или измерения объема емкостей и т. п. Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте, который подписывают ревизор, матери­ально ответственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если установлены расхождения в показаниях весов и изме­рительных приборов, то ревизор требует письменное объяснение по этому поводу у материально ответственных лиц, устанавливает причины расхождений, а за­тем к чему они могли привести.

В практике нередко имеют место случаи совершения хищений и по­терь из-за плохо организованной охраны и противопожарной защиты складов. В связи с этим необходимо выяснить:

- установлена ли сигнализация, освещение подступов к складам, сторо­жевая охрана;

- опечатываются и сдаются ли на ночь охране склады;

- имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные сред­ства;

- соблюдены ли сроки зарядки огнетушителей.

Важным условием обеспечения сохранности материальных ценностей является четко организованная пропускная система.

До начала этой проверки необходимо изучить установленный порядок оформления про­пусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалте­рии, оформления и регистрации пропусков работниками охраны.

Внезапной проверкой на месте вывоза грузов ревизор может уста­новить, как организован контроль за вывозом материальных ценностей со стороны охраны, за правильностью оформления пропусков бухгалте­рией и своевременностью их возврата в бухгалтерию.

При этом ревизор выясняет:

- не допускается ли вывоз материальных ценностей по про­пускам, подписанным лицами, которые не имеют на это право, или по устным разрешениям и запискам;

- осуществляется ли охраной контроль за вывозом грузов с целью установления, те ли материальные ценности по наименованию, качеству и количеству вывозятся, что указаны в про­пусках;

- не было ли случаев вывоза материальных ценностей по одним и тем же пропускам дважды.

Действенным методом проверки сохранности материальных ценно­стей является проведение внезапной полной или выборочной их инвента­ризации в период производства документальной ревизии, а также про­верка своевременности, полноты и правильности проведенных организацией инвентаризаций в ревизуемом периоде.

Как правило, сплошная инвентаризация материальных ценностей проводится во время ревизии лишь в тех случаях, когда имеются дан­ные о хищении этих ценностей или их недостачах, образовавшихся в результате каких-то иных причин. При обычных условиях наличие ма­териальных ценностей проверяется путем выборочной инвентаризации у различных материально ответственных лиц.

Отличительной чертой выборочной инвентаризации является проверка наличия лишь тех материальных ценностей, которые выбирает ревизор.

Результаты проверки оформляются актом, который прилагается к основ­ному акту документальной ревизии.

Проверяя качество проведенных инвентаризаций, необходимо уста­новить, полностью ли были охвачены инвентаризацией материальные ценности, соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации.

Правильная и четкая организация приемки материальных ценностей содействует сохранности и бесперебойному снабжению ими производства. Поступление материальных ценностей на промышленные организации осуществляется главным образом от поставщиков, от своих вспомогательных производств и прочих источников (от ликвидации ос­новных средств).

В соответствии с договорами поставки поставщики в установленное время отгружают материальные ценности организациям-покупателям, после чего поставщик выписывает и высылает покупателю счёт-фактуру и транс­портные документы. Таким образом, поступление материальных ценно­стей от иногородних поставщиков контролируется на основании выписанных ими счетов и приходных документов организации-получателя. Для контроля за поступлением и оприходованием материальных цен­ностей, отправленных в адрес организации-покупателя или закупленных у мест­ных поставщиков, а также для оперативного контроля за сроками опла­ты счета или отказа от акцепта в отделе снабжения ведется журнал учета поступающих грузов (ф. № М-1).

По записям в журнале учета поступающих грузов и карточкам уче­та выполнения договоров поставки ревизор может определить, какие по­ставки осуществлены в проверяемом периоде. По данным журнала-ор­дера № 6 или машинограммы поступления материальных ценностей от поставщиков на склады организации, а также по приходным докумен­там складов и других мест хранения можно установить количество по­ступивших материалов.

Прибывшие в адрес организации материальные ценности принимают­ся от транспортных организаций экспедитором (или другим уполномо­ченным лицом). Получатель тщательно осматривает груз до начала при­емки. При выявлении фактов повреждения пломб, тары и других нару­шений, вызывающих сомнения в сохранности грузов, экспедитор должен потребовать от транспортной организации проверки груза и в случае недостачи или порчи его составления коммерческого акта на величину недостачи. Коммерческие акты служат основанием для предъявления претензий транспортным организациям на возмещение нанесенного ущерба.

Иногда обнаруживают нарушения условий поставки после вскрытия транспортных средств. В этом случае для приема материальных ценно­стей создается комиссия с обязательным участием в ней материально ответственного лица (зав. складом) и представителя поставщика или незаинтересованной стороны.

Комиссия составляет акт о приеме материалов в двух экземплярах. Факт приема и оприходования материаль­ных ценностей подтверждается подписью заведующего складом. Один эк­земпляр акта используется при предъявлении претензии поставщику, а второй — для учета движения материальных ценностей. Такие акты со­ставляются также при приеме материалов, поступивших без докумен­тов поставщика.

При отсутствии расхождений во время приемки грузов экспедитор доставляет полученные от транспортных организаций материальные цен­ности на склад организации, где они приходуются по приходным орде­рам. Если поставщик отправляет материальные ценности автомобиль­ным транспортом, то они приходуются на основании первого экземпля­ра товарно-транспортной накладной.

Материальные ценности от местных поставщиков получают на осно­вании выданных экспедитору или другому доверенному лицу доверен­ности формы № 2 или № 2а и товарно-транспортных накладных.

 

 

Таблица 7.1 – Бухгалтерский учет при поступлении материалов в филиале

«МСУ №3».

 

 

Документ	Содержание хозяйственных операций	Корреспонденция счетов	ж/о
Дебет	Кредит
Счёт-фактура, ТТН	Поступили материалы от поставщиков -стоимость без НДС -на сумму НДС	18/1
Счёт-фактура	Оказаны услуги транспортной организацией по доставке материалов на склад организации -стоимость без НДС -на сумму НДС	18/1
Авансо­вый отчёт	Приобретены материалы подотчётным лицом
Накладная-требова­ние на отпуск (внутрен­нее перемеще­ние) материалов	Оприходованы отходы, полученные в основном производстве			10/1
Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов	Оприходованы материалы, произведённые в цехах вспомогательных производств			10/1

 

 

Источник - собственная разработка.

 

Ревизор должен установить, соблюдает ли организация порядок вы­дачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска материалов по доверенностям.

Одной из главных задач проверки является установление полноты оприходования поступивших материальных ценностей. Для этого сопо­ставляют наименования и количество оприходованных ценностей с анало­гичными данными сопроводительных документов поставщиков.

На следующем этапе контроля ревизор приступает к проверке правильности оценки покупных материальных ресурсов.

Независимо от выбранного варианта поступления материальных ресурсов производственные запасы должны быть оценены по фактической себестоимости, то есть по сумме всех затрат на их приобретение. Поскольку значительный удельный вес в составе себестоимости материалов занимают транспортно-заготовительные расходы, следует проверить первичные документы, подтверждающие эти расходы (путевые листы, товарно-транспортные накладные, сопроводительные накладные железной дороги).

 

При проверке отпуска материалов со склада организации ревизор выясняет, лимитируется ли расход материальных ценностей, по каким нормам рассчитывается потребность в материальных ценностях. Одновре­менно необходимо проверить, своевременно и правильно ли исчисляется лимит отпуска материалов. Такая проверка производится выборочно на основании данных о выпуске и действующих норм расхода материалов, а также с учетом их остатка в цехе на начало месяца.

В процессе ревизии следует выяснить, выделены ли цехами и други­ми производственными подразделениями работники, которым поручено получать материальные ценности со складов, сообщены ли списки этих лиц и образцы их подписей соответствующим складам.

Далее ревизор проверяет порядок отпуска материальных ценностей по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, выясняет, не оформляется ли отпуск материальных ценностей многократного употребления вместо оформления их выдачи по лимитно-заборным картам, кто выписывает и кто разре­шает отпуск материальных ценностей по накладным-требованиям на отпуск (внутренне перемещение) материалов.

Одним из важных участков ревизии операций с материальными цен­ностями является проверка их использования в производстве.

До начала ревизии рекомендуется проанализировать степень исполь­зования материальных ценностей в целом по организации, отдельным цехам, службам и отделам, по заказам или видам продукции.

Если по данным отчетности выявлен перерасход материальных цен­ностей, то, прежде всего, ревизор обязан установить факторы, вызвавшие его. При этом нужно выяснить, по каким видам продукции и материа­лам допущен перерасход.

После установления перерасхода материальных ценностей по срав­нению с действующими нормами необходимо проверить, кем, когда и для какого технического уровня производства утверждены действующие в организации нормы расхода. Если в результате такой проверки бу­дет установлено, что нормы завышены, то необходимо выяснить, почему не были своевременно внесены соответствующие изменения в эти нормы и кто за это ответствен.

Соответствие установленных норм расхода материальных ценностей фактическим можно проверить с помощью контрольного запуска их в производство. Контрольный запуск сырья и материалов ревизор должен производить совместно со специалистами организации. Результаты контрольного запуска оформляются актом.

Проверку израсходованных на производство ценностей ревизор осу­ществляет в основном методами документального контроля. Методы фактического контроля применяются лишь по отношению к тем мате­риальным ценностям, которые используются в период проведения реви­зии.

 

ГЛАВА 8