Теоретические сведения
Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.
В статье рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML.
При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office 2000:
- в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
- в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
- наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.
Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.
Использование буфера обмена
Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую — воспользоваться буфером обмена.
Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка а Копировать (или Правка а Вырезать). Все приложения Microsoft Office 2000 работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид а Панели инструментов а Буфер обмена).
Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка а Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».
При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам.Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.
Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE), то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.
Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка а Вставить использовать команду Правка а Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки.
Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.
