Интегрированные ИТ общего назначения

Электронный офис

Информационные технологии общего назначения обеспечивают выполнение многих расчётов и рутинных функций самого широкого спектра и поэтому в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии. Большинство из них объединено в электронный офис и называются офисными приложениями. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Lotus, Sun, Microsoft.

Рассмотрим состав пакета на примере расширенного выпуска наиболее популярного MS Office 2003. Он содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint (подготовка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер),FrontPage (средство созданияWeb-узлов), Publisher (настольная издательская система), PhotoDraw (редактор деловой графики и изображений). Во всех этих приложениях доминирующей является первичная технология.

Word (это текстовый процессор) – это исторически самое первое и наиболее широ­ко используемое приложение, так как писать и оформлять тексты нужно всем. Раньше подобные программы назывались редакторами, но сегодня этот термин не отражает их возросших возможностей.

Помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.) Word позволяет создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрёстных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объёма. Т.е. Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, элементов электронных таблиц, гипертекстовой технологии.

Excel (табличный процессор) – это средство обработки любой информации, если её можно представить в табличном виде. Позволяет составлять отчёты самых разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. Позволяет вычислять аналитические данные, обрабатывать статистическую информацию. Он также представляет собой интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Access (система управления базами данных) реализует реляционный подход к структурированию информации с ограниченным объёмом, задаваемым ёмкостью оперативной памяти компьютера и двумерным представлением данных в виде строк и столбцов.

Access работает с теми же таблицами, что и Excel, но при этом данные хранятся на внешних носителях информации и таблицы связаны между собой перекрёстными гипертекстовыми ссылками. Здесь также наблюдается интеграция электронных таблиц, систем управления базами данных, графических редакторов и гипертекстовой технологии. Access может использоваться для создания локальных баз данных, ведения личных каталогов по различным тематикам и т.д.

PowerPoint служит для подготовки презентаций, лекций, докладов, иллюстративного материала, для визуального отображения основных тезисов текстового доклада. Подобные программы появились недавно и основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т.д.

Outlook Express – это почтовая система и персональный диспетчер включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие полезные функции. Здесь наблюдается объединение текстового процессора, электронной почты, систем индивидуального планирования заданий. Outlook можно использовать не только для планирования личной, но и для групповой деятельности. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время для проведения совместных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане тут же появится уведомление об этом.

FrontPage – это средство создания и поддержки Web-узлов. Web-узел - это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоение первых шагов Web-дизайна, создать как личный Web-узел, так и Web-узел для Интернета.

Publisher – это настольная издательская система выполняет многие функции Word (формирование содержания документа), но результатом её работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для званных приёмов, поздравительные адреса и т.д.

PhotoDraw – это редактор деловой графики и изображений позволяет создавать и редактировать качественные изображения: фото, презентации, дизайн Web-узла, печатных изделий и т.д.

В электронном офисе используется технология OLE,которая позволяет связывать объекты (программы, тексты, документы, рисунки, таблицы и т.д.), созданные разными приложениями в единый документ. Корпорация Microsoft создала протокол OLE (Object Linking and Embedding - привязка и встраивание объектов), позволяющий объединять документы (фрагменты), созданные в разных приложениях. Протокол предлагает большое число возможностей, которые реализуются быстро и максимально дружественно, так как они доступны и операционной системе, и приложениям в любой момент времени.