Основы формирования системы мониторинга обеспечения организации.
1.Понятие «мониторинга», его виды, их сущность.
Термин «мониторинг» с английского языка «monitor» если обратимся к «Современному словарю иностранных слов» определяется как – «прибор для контроля определенных параметров, которые должны сохраняться в заданных пределах», а в «Толковом словаре русского языка» это слово переводится как «постоянное наблюдение за каким-либо процессом,с целью выявления его соответствия желаемому результату или первоначальным предположениям».
Таким образом мониторинг, -это система, которая обеспечивает приток информации по реализации каких либо планов, управленческих решений между руководителями и исполнителями, это система отслеживания отдельных или комплексных показателей объекта, постоянное наблюдение за неким процессом, оценка и прогноз его состояния на уровне системы, с целью определения соответствия первоначальным положениям или желаемым результатам
Последние годы само в нашей стране явление мониторинга соответствует техническому состоянию современной науки, выросшему за последние десятилетия на столько, что неизбежно повлекло за собой поиск новых подходов в процессе освоения, осмысления, описания мира. Это обусловило необходимость использования новых, преимущественно компьютерных, способов обработки огромного потока многоканальной информации. При этом, именно благодаря техническому оснащению, совокупное знание, добытое путем мониторинговых исследований, ее систематизация, обобщение дает возможность объективизации полученных данных для эффективного обслуживания управления в разных областях современной жизни общества.
Процессы мониторинга зависят от потребностей и условий конкретной организации.
Общие принципы формирования мониторинга:
- всесторонность — мониторинг обязательно должен быть всесторонним, основываться на простейшие и сводные измерения, делая упор на исключения;
- соответствие — мониторинг предполагает соответствие миссии, видению, целям и стратегии данного предприятия или организации;
- приемлемость — достаточно эффективный метод мониторинга должен быть подходящим для его объектов, обязательно уважать их личное пространство и не вторгаться в непосредственные обязанности каждого;
- своевременность — предполагается доступность данных мониторинга которые, позволяют выявлять отклонения, о которых надо немедленно сообщить для принятия верных и оперативных решений;
- доказательность — непосредственная информация, полученная в ходе мониторинга, должна подвергаться проверке другими средствами, то есть быть точной и, по возможности, основанной на фактах;
- динамичность —любая форма мониторинга должна допускать быстрые, оперативные меры, корректирующие меры в определенном направлении.
- гибкость (точнее- адаптируемость) — система мониторинга должна легко адаптироваться, обеспечивая точную, значимую и своевременную информацию в изменяющихся обстоятельствах.
Виды мониторингов
1.По области применения мониторинга
В экономике и бизнесе: мониторинг цен, налогов, доходов, рынка труда, рынка товаров и другие.
2.По характеру исследования объекта мониторинга:
Аспектный (диагностируется и оценивается один показатель);
Комплексный (когда используется несколько оснований для экспертизы).
3. По направленности мониторинга на реализацию задач:
Мониторинг функционирования. (Представляет собой базовый мониторинг локального характера, рассматривающий одну задачу или проблему. Реализация такого мониторинга бессрочна по времени.)
Мониторинг развития. (Рассматривает текущие проблемы развития. Существует определенное время.)
Таким образом, одни системы мониторинга могут существовать бесконечно долго, а другие могут прекратить свое функционирование, если объект перестает представлять собой опасность или объект мониторинга прекращает свое существование.
Информационный мониторинг. (Предполагает накопление, распространение, структуризацию информации и не предусматривает специально организованного изучения.)
Базовый мониторинг. (Используется выявление новых опасностей и проблем, еще до того как они станут осознаваемы на уровне управления. Для этого проводится периодично проводятся слежение показателей. Для реализации этого вида мониторинга могут быть использованы любые из трех оснований для сравнения (см. далее).
Проблемный мониторинг. (Предполагает- выяснение закономерностей процессов, оценку опасностей, насущных с точки зрения управления. Этот вид мониторинга может быть разбит на две составляющих: проблемный функционирования и проблемный развития.)
4. По ориентации на пользователя данными мониторинговых исследований: предполагает использование обществом в целом: для специалистов определенной области деятельности, для отдельных структур конкретных руководителей, органов управления.
5. По средствам получения информации. (Может быть: авиационный, космический, радиолокационный,спутниковый, дистанционный, статистический инструментальный и др.)
6. По способам сбора информации (Может быть использовано через подробное описание объекта мониторинга, его технологии структуризации результатов, с помощью построения схем, таблиц, физическое измерение параметров объекта.
7. По средствам использования системы хорошо разработанных и общепринятых критериев (в разных областях разные критерии, например, в экологии: мониторинг воздуха; медицине: сердечной деятельности; экономике: доходов).
8. По средствам привлечения технологии научного исследования с использованием системы критериев и показателей (Например, в медицине: санитарно – гигиеническое состояние; в социологии: социально – политической ситуации, т.е. в изучении сложных систем).
В зависимости от оснований для сравнения, можно выделить три следующих вида мониторинга:
Динамический. В качестве основания для экспертизы служат данные о динамике развития объекта. Он применяется для относительно простых систем (например, доходов организации) Цель этого мониторинга - предупреждение о возможной опасности, выяснение причин носит вторичный характер.
Конкурентный. Рассматривая данный вид, выбираются результаты идентичного обследования других идентичных организаций. Экспертиза двух или нескольких подсистем большей системы проводится параллельно, одним способом обработки, в одно и то же время, что дает основания делать вывод о величине эффекта в той или иной подсистеме. Этот способ дает возможность оценить критичность ситуации и используется для любых систем.
Сравнительный. При этом способе выбираются результаты идентичного обследования одной или нескольких систем более высокого уровня. Этот вид носит специфичный для мониторинга характер, и не рассматривается при планировании экспериментов. Предполагает возможность учета большинства причин смещения оценок.
Показатели мониторинга
Организация мониторинга материального обеспечения, использования материальных ресурсов является одним из важнейших разделов деятельности организации. Вся работа по организации и планирование использования материальных ресурсов проводится в направлении создания условий для их максимальной экономии при одновременном повышении качества продукции.
Внутренний мониторинг финансового состояния организации проводится по следующим видам показателей:
1. Просроченная кредиторская задолженность;
2. Отклонение фактических финансовых результатов от плановых;
3. Ликвидность и платежеспособность;
4. Финансовая устойчивость;
5. Рентабельность.
Мониторинг выявления резервов экономии материалов.
В целях наиболее экономного расходования материальных ресурсов, планирования их использования, выявления потребности предприятия в них и улучшения организации материально-технического снабжения проводится мониторинг использования например,основных и вспомогательных материалов, топлива в текущем и в предшествующем периодах.
Обычно этот процесс начинают с установления обобщающих показателей, к числу которых относятся следующие:
Показатели мониторинга:
а) вес изделия на единицу продукции или ее полезного свойства (например, вес мотора на 1 л. с. мощности, вес грузовой автомашины на 1 т. грузоподъемности и т. п.). Данный показатель предполагает прогрессивность конструкции изделия;
б) расход топлива на единицу продукции. На предприятиях, изготовляющих однотипные изделия, этот показатель устанавливается в расчете на единицу выпускаемой продукции в натуральном выражении (например, на 1 т. чугуна, извести, на 1000 шт. кирпича и т. п.). На фабриках и заводах с широкой номенклатурой изделий показатель устанавливается не по всей номенклатуре продукции, а по изделиям — представителям по укрупненной номенклатуре продукции. В разных случаях показатели расхода сырья и топлива устанавливаются по отдельным стадиям производственного процесса (по переходам);
в) коэффициент использования материалов (отношение веса готовой продукции к весу материалов, идущих на ее изготовление). В некоторых отраслях промышленности этот показатель заменяется выходом продукции из единицы использованного сырья (например, выход сахара из тонны свеклы). Этот показатель характеризует рациональность процесса производства с точки зрения эффективности использования материалов и величины отходов, получающихся в процессе производства;
г) отношение фактического расхода материалов к плановому, которое характеризует соблюдение установленных норм; это отношение может быть рассчитано с помощью следующей формулы:
где Іп — сводный индекс выполнения норм расхода материалов;
рфі, рПі — удельные расходы материалов, соответственно фактический и плановый, в течение анализируемого периода на і-ю продукцию;
Вф — фактический выпуск продукции і-го вида в том же периоде;
Цф — фактические цены на материалы;
д) процент снижения норм расхода материалов, установленных на анализируемый период, по сравнению с нормами, действовавшими в прошлом периоде. Этот показатель характеризует прогрессивность самих плановых заданий по расходу материалов и динамичность норм их использования. Он устанавливается как средневзвешенная величина из удельных норм расхода материальных ресурсов в базисном и анализируемом периодах с учетом цен на материалы, принимаемых одинаковыми для обоих периодов и количества фактически выпущенной в анализируемом периоде продукции. Такой способ расчета этого показателя аналогичен предыдущему;
е) удельный вес отходов, возникающих в процессе производства, с выделением возвратных и безвозвратных отходов. Количество возвратных отходов в свою очередь делится в зависимости от направления их использования.
Все перечисленные выше показатели определяются в целом по предприятию, объединению и по отдельным стадиям производства. Они рассматриваются в сопоставлении с аналогичными показателями за предшествующие периоды, с заданиями плана, с проектируемыми нормами, а также в сравнении с достижениями аналогичных передовых предприятий и лучших рабочих бригад того же предприятия.
