Рекомендации по оформлению содержания проекта в соответствие с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 21500—2014

«Руководство по проектному менеджменту»

После титульного листа в описательной части проекта необходимо отразить следующие разделы:

1. Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

Инициация проекта может включать следующие процедуры:

• Разработка концепции проекта:
• Анализ проблемы и потребности в проекте;
• Сбор исходных данных;
• Определение целей и задач проекта;
• Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.
• Рассмотрение и утверждение концепции.
• Принятие решения о начале проекта:
• Определение и назначение менеджера проекта;
• Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.

2. Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.

Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:

• Планирование целей и содержания проекта
• Календарное планирование работ проекта
• Планирование затрат и финансирования проекта
• Планирование качества
• Организационное планирование
• Планирование коммуникаций
• Планирование управления рисками
• Планирование контрактов
• Разработку сводного плана проекта.

При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта.

3. Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.

Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры:

• Распределение функциональных обязанностей и ответственности
• Постановку системы отчетности
• Организацию контроля выполнения расписания проекта
• Организацию контроля затрат по проекту
• Организацию контроля качества
• Оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков
• Управление командой проекта
• Распределение информации в проекте
• Подготовку и заключение контрактов
• Управление изменениями в проекте

В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты.

4. Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.

Контроль проекта может включать следующие процедуры:

• Сбор отчетности о ходе работ по проекту
• Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)
• Прогнозирование достижения целей проекта
• Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий
• Принятие решений о воздействиях и изменениях

5. Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.

Завершение проекта может включать следующие процедуры:

• Сдача результатов проекта Заказчику;
• Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);
• Заключительный отчет по проекту и проектная документация;
• Список открытых вопросов и заключительных работ;
• Разрешение всех спорных вопросов
• Роспуск команды проекта
• Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.

В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования при реализации других проектов.

При оформлении описательной части проекта желательно шире использовать различные средства визуализации данных: рисунки, диаграммы, таблицы, блок-схемы.