Тема 1. Понятие информатизации, основные определения: информация, данные; свойства информации, понятие системы, ИС, ЭИС, ИТ, АИТ.

Информация, экономическая информация

Масштабы использования информации являются одним из основных признаков развития любой организации, даже общества. Информация постепенно приобретает ранг экономической категории. Существуют различные определения информации. Наиболее часто, под информацией понимают то, что уменьшает неопределенность знания о некотором объекте. В законе “Об информации, информатизации и защите информации” дается следующее определение информации: «Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления”.

Довольно таки распространенным является взгляд на ин­формацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудо­вым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в сле­дующем определении.

Информация - новые сведения, позволяющие улучшить про­цессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

Информация не отделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Роль потребителей информации очерчивается в таком определении.

Информация - новые сведения, принятые, понятые и оценен­ные конечным потребителем как полезные.

Информацией являются сведения, расширяющие запас зна­ний конечного потребителя.

Выделяются три фазы существования информации.

1. Ассимилированная информация - представление сооб­щений в сознании человека, наложенное на систему его поня­тий и оценок.

2. Документированная информация - сведения, зафиксиро­ванные в знаковой форме на каком-то физическом носителе.

3. Передаваемая информация - сведения, рассматриваемые в момент передачи информации от источника к приемнику.

В дальнейшем будем рассматривать только документиро­ванную или передаваемую информацию. Подавляющая мас­са информации собирается, передается и обрабатывается с по­мощью знаков. Знаки - это сигналы, которые могут передавать информацию при наличии соглашения об их смысловом со­держании между источниками и приемниками информации. Набор знаков, для которых существует указанное соглашение, называется знаковой системой. Многие знаковые системы, ес­тественно, нельзя четко ограничить, однако при обработке информации на электронных вычислительных машинах (ЭВМ) наличие точного перечня знаков обязательно.

Экономическая информация - это информация, которая используется для выполнения управленческих функций. Экономическая информация включает информацию о производственно-хозяйственных объектах, процессах управления и производственно-хозяйственной деятельности. Она собирается и фиксируется в терминах основных экономических категорий, чаще всего в виде показателей, сообщений, видеограмм, документов. Например: на склад поступила белая краска, стоимость проезда в маршрутном такси 5 рублей, документ выписан 10 декабря. При управлении объектом различают различные виды экономической информации: плановая, учетно-отчетная, аналитическая, статистическая, торгово-коммерческая, технико-экономическая. Экономическая информация присутствует на любых организационных объектах. Например, в поликлинике ведется регистрация посетителей, сотрудники получают заработную плату, для выполнения процедур заказываются медикаменты.

Кроме информации необходимо отличать понятие данные. Данные - это набор утверждений, фактов и/или цифр, лексически и синтаксически взаимосвязанных между собой.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, инфор­мация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация — продукта тру­да; она используется для анализа и принятия управленческих решений.

Важнейшей составляющей управленческой информации яв­ляется экономическая информация, представляющая собой сово­купность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анали­за на всех уровнях отраслевого и регионального управления на­родным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе тру­довых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны;

• большие объемы;

• многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

• многообразие ее источников и потребителей;

• значительный удельный вес логических операций при ее об­работке.

Эти свойства экономической информации предопределяют на­учно-техническую необходимость и экономическую целесообраз­ность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработ­ке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объ­емы перерабатываемой информации.

Требования к экономической информации:

• достоверность и полнота;

• ценность и актуальность;

• ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное поло­жение дел. Недостоверная информация может привести к непра­вильному пониманию или принятию неправильных решений.

Информация полна, если ее достаточно для понимания и при­нятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие ре­шений или может повлечь ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи реша­ются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и ак­туальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и по­нятной, если она выражена языком, на котором говорят те, ко­му предназначена эта информация.

Совокупность больших сложных человеко-машинных ин­формационных систем является важнейшей составляющей ин­фраструктуры общества, где информация выступает одним из главных ресурсов жизнедеятельности. Являясь связующим зве­ном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и произ­водством, информация в отличие от других видов ресурсов, в частности природных ресурсов, не убывает со временем, а на­оборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных сово­купностей, обладающих определенным содержанием. Под инфор­мационной совокупностью понимается группа данных, характери­зующих объект, процесс, операцию. По структурному составу ин­формационные совокупности можно разделить на:

• реквизиты;

• показатели;

• документы.

Понятие системы

Системой называется любой объект, который, с одной сто­роны, рассматривается как единое целое, а с другой - как мно­жество связанных между собой или взаимодействующих со­ставных частей.

Понятие системы охватывает комплекс взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое. В систему входят следующие компоненты.

1. Структура - множество элементов системы и взаимосвя­зей между ними. Математической моделью структуры является граф.

2. Входы и выходы - материальные потоки или потоки со­общений, поступающие в систему или выводимые ею.

3. Закон поведения системы - функция, связывающая из­менения входа и выхода системы У = Р(Х).

4. Цель и ограничения.

Среди известных свойств систем целесообразно рассмот­реть следующие - относительность, делимость и целостность. Свойство относительности устанавливает, что состав эле­ментов, взаимосвязей, входов, выходов, целей и ограничений зависит от целей исследователя. Реальный мир богаче систе­мы. Поэтому от исследователя и его целей зависит, какие сто­роны реального мира и с какой полнотой будет охватывать система. При выделении системы некоторые элементы, взаи­мосвязи, входы и выходы не включаются в нее из-за слабого влияния на остающиеся элементы, из-за наличия самостоя­тельных целей, плохо согласующихся с целью всей системы, и т.д. Они образуют внешнюю среду для рассматриваемой системы.

Делимость означает, что систему можно представить со­стоящей из относительно самостоятельных частей - подсис­тем, каждая из которых может рассматриваться как система. Возможность выделения подсистем (декомпозиция системы) упрощает ее анализ, так как число взаимосвязей между под­системами и внутри подсистем обычно меньше, чем число связей непосредственно между всеми элементами системы. Вы­деление подсистем проводит исследователь, и оно условно.

Свойство целостности указывает на согласованность цели функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов.

Надо также иметь в виду, что система, как правило, имеет больше свойств, чем составляющие ее элементы. Так, предпри­ятие обладает юридической самостоятельностью, а его под­разделения - нет.

Экономическая информационная система представляет со­бой систему, функционирование которой во времени заклю­чается в сборе, хранении, обработке и распространении ин­формации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для кон­кретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

Информационная система (ИС) - это система, определяющей особенностью которой является обеспечение информацией пользователей. Именно этим она отличается от системы коммутации сообщений, среды программирования или персональной вычислительной системы. В информационную систему может и не входить какая-либо ЭВМ, это может быть система передачи сообщений по обычному телефону.

Управление — важнейшая функция, без которой немыслима направленная деятельность любой социально-экономической, ортнизационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют систе­мой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый мо­мент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система (ЭИС) — это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информаци­онной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система является системой информацион­ною обслуживания работников управленческих служб и выпол­няет технологические функции по накоплению, хранению, пе­рс чаче и обработке информации. Она складывается, формирует­ся и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на кон­кретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах эконо­мических объектов.

Экономическая информационная система - ИС, определяющей особенностью которой является обеспечение информацией необходимой для выполнения управленческих функций. Это информационная система, прежде всего организационного типа.

При описании любой системы выделяют следующие компоненты: структура системы, которая предполагает наличие множества элементов и связей между ними; функции, каждого элемента системы; вход и выход каждого элемента и системы в целом; цели и ограничения системы и ее отдельных элементов. В любой ЭИС выделяют, прежде всего, объект управления и систему управления:

1 - информация поступает в систему управления из внешней среды. Информационный поток включает два вида информации нормативно-законодательную информацию (ставки налогов, платежей) и маркетинговую (о поставщиках, потребителях, конкурентах, продукции);

2 - информация из системы управления во внешнюю среду (отчетная: финансовые и государственные органы, инвесторы, кредиторы, поставщики, потребители), а также маркетинговая информация о своем предприятии;

3 - информация из системы управления к объекту управления (плановая, нормативная, распорядительная);

4 - информация от объекта управления к системе управления (учетная - первичная, оперативная, аналитическая, бухгалтерская, статистическая).

ИС любой организации может функционировать с применением технических средств и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности. В неавтоматизированной ИС все действия осуществляет человек, а в автоматизированной ИС (АИС) часть процессов обработки информации осуществляется с помощью средств вычислительной техники (СВТ) и связи.

Информационная система – связанный набор аппаратных программных средств, информационных ресурсов, а также управленческого сервиса, осуществляющих информационные процессы для обеспечения подготовки и принятия решений.

Основная цель разработки и применения ИС – создание современной информационной инфраструктуры для управления компанией. В управлении принято выделять три уровня: стратегический, тактический и оперативный.

Основные задачи ИС:

На стратегическом уровне – обеспечение высшего руководства информацией о долгосрочных тенденциях в развитии бизнеса, лучших технологиях, продуктах, методах управления и способах изменения бизнеса для выработки долгосрочной стратегии компании, обеспечивающей ее конкурентное преимущество;

На тактическом уровне – максимально быстрое и качественное обеспечение специалистов среднего и высшего звеньев руководства оперативной и аналитической информации, способствующей подготовке и принятию наилучших решений;

На оперативном уровне – качественное и быстрое рутинных, часто повторяющихся операций, связанных с обеспечением информационных процессов, прежде всего по вводу и обработке первичной информации и представлению необходимых документов.

Информационные технологии – инфраструктура, обеспечивающая реализацию информационных процессов. Ее формируют: каналы связи, по которым передается информация; программы, управляющие сбором, хранением, обработкой и представлением информации; компьютеры и аппаратура, обеспечивающие выполнение этих программ.

Цель любой ИТ – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе, при ограничениях на стоимость, трудоёмкость, надёжность и оперативность процесса обработки данных.

Информационная технология – это системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией с использованием средств и методов автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологическим операциям относят: сбор и регистрацию информации, ее передачу, обработку, хранение и поиск информации. Средства и методы автоматизации включают технику, программы, способы и подходы в организации информации.

Технологии различаются составом и последовательность операций, степенью их автоматизации (долей машинного и ручного труда), надежностью их выполнения.