Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.
Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.
Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным.
Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.[1] Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.
Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.
Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности.
При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких или одного сотрудника других подразделений.
На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.
Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должности.
Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.
При определении задач и функций подразделения конфиденциального Делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять Документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости - несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей (см. главы 5,8). В служебном помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда.
Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:
- разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
- разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов;
снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
- разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;
- экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
- проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.
Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь, руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.
ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.
Сотрудники, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.
Допуск сотрудников предприятия к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:
- принятие сотрудниками обязательств по соблюдению установленного на предприятии режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;
- ознакомление сотрудников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
- ознакомление сотрудников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия и к которым сотрудники имеют право доступа.
4. Учет конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).
Целями учета конфиденциальных документов являются: обеспечение сохранности документов, создание возможностей для быстрого нахождения, контроля исполнения, наведения необходимых справок о документах без привлечения самих документов, а также для проверки наличия документов, что является одним из обязательных требований к конфиденциальному делопроизводству.
Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.
Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения.
Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий. Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. Ими могут быть как документы, переведенные с учета носителей, изданных и поступивших документов, так и документы, которым сразу присваивается номер по учету документов выделенного хранения на стадии их создания или получения.
Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.
Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.
В формах учета конфиденциальных документов запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления должны быть заверены подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.
Листы журналов учета конфиденциальных документов должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.
Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:
| Порядковый номер и гриф конфиденциальности | Дата | Учетный номер | Заголовок | Количество экземпляров | Количество листов в экземпляре | Отметка о местонахождении |
В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.
Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.
Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:
| Дата поступления пакетов | Откуда поступили | Кол- во пакетов | Подпись лица, доставившего пакеты | Порядковые номера пакетов | Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов | Входящие номера, присвоенные поступившим документам | Учетные номера возвращенных и взятых на учет выделенного хранения документов | Отметка о возврате ошибочно присланных документов |
При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального
делопроизводства должен:
- проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;
- убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
- проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;
- расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.
Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, а пакет не принимается до принятия решения.
После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов[2], при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «лично». Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров - столбцами). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.
При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).
Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом отправителю. В графе 9 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного
письма, например: «Три листа (экз. №) возвращены как лишние с №
14КТ от 24.02.2001» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17К от 26.01.2001». Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.
О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.
После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной входящий номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:[3]
| Учетный номер и гриф конфиден- циальности документа | Дата поступления | Вид и заголо- вок документа | Откуда поступил | Номер и дата издания документа | Количество листов | |
| основного документа | приложений | |||||
| J |
| Кому выдан | Кол-во листов | Подпись за получение и дата | Подпись за возврат и дата | Индекс (номер) дела, номера л иегов дела | Номер по учету документов выделенного хранения количества л иегов | Примечание |
В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с.
При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.
На документе регистрационные данные (отметка о поступлении) проставляются в соответствии с порядком, изложенным в подразделе 3.2.3. При наличии двух и более экземпляров на одном экземпляре проставляется входящий штамп, на первых листах других экземпляров - отметка «К вх №.»
При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления (подлежащих возврату), отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.
Документы, присланные в пакетах с пометкой "Лично", по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.
Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка о их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа и производится следующим образом: № 10 (при возвратеизданного документа) В№ 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 13 (при возврате документа, зарегистрированного по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документов или в графе 11 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения (см. раздел 4.4.) производится запись: «Экз № возвращены, п/ж
№___ за_______» с проставлением номеров экземпляров, порядкового
номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении, см. раздел 5.4.) производится запись: «Возвращен,
п/ж №____ за_________» с проставлением порядкового номера и даты
поступления пакета, в котором находился возвращенный документ.
Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящем номером. Документ, подлежащей выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учет документов выделенного хранения. Сопроводительное письмо подшивается в дело.
При поступлении документа, изданного другим предприятием и подлежащем выделенному хранению, ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу (карточке) учета документов выделенного хранения. Этот номер проставляется на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 2-7 этого журнала, при этом
в графе 5 указывается: «П/ж №_ за_______», с проставлением
номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.
5. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом изготавливаются проекты чертежно-графических документов (непосредственно на носителях) и могут изготавливаться отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также может вноситься переменная часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо без использования бумажных носителей под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств, либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.
Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты.
Печатание проектов текстовых конфиденциальных документов производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства при приеме его от исполнителя проверяет соответствие черновика перечню издаваемых конфиденциальных документов, наличие и правильность оформления необходимых реквизитов.
[1] В дальнейшем – служба безопастности
[2] Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.
[3] В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета поступивших конфиденциальных документов употребляется «журнал учета поступивших документов», если не оговаривается особо.
