Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно.

Госгерб РБ

Установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС)	Учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)
ДАКЛАДНАЯ ЗАПІСКА	ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
________________№________________
г.Мінск	г.Минск

 

Эмблема (товарный знак)

Общество с обграниченной ответственностью «Контик»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

________________№________________

г.Минск

 

Для составления внутренних докладных записок бланки не используются. Тем не менее в левом верхнем углу должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки. Ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и номера документа, а также место составления.

 

Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

________________№________________

г.Минск

 

В докладной записке, согласно определению этого вида документа, обязательно должне быть указан адресат. Докладная записка адресуется конкретному лицу – непосредственному руководителю автора докладной заипски. При этом в состав адресата входит и наименование организации.

 

Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей	Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь   Адамушко В.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
________________№________________
г.Минск

 

Если перед наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, то в адресате нет необходимости указывать ее полное название.

 

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь	Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь   Адамушко В.И.
Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
________________№________________
г.Минск

 

Возможен и такой вариант, когда наименование структурного подразделения указывается в подписи.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА	Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь   Адамушко В.И.
________________№________________
г.Минск

 

Заголовок

 

Текст

Начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей

подпись

П.А.Левчик

 

Наиболее предпочтительными являются первые два варианта, т.к. они в большей мере соответствуют СТБ 6.38-2004 и позволяют определить в каком структурном подрзделении была пожготовлена докладная записка.

Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Формулируется он по общим правилам составления заголовоков к документам.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами, кроме заглавной, от 0 положения ТАВ. Помещается после реквизита «место составления или издания документа». Точка в конце не ставится.

Текст излагается от 1-го лица ед. ч. Состоит из двух частей: вводной и второй. Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Не следует начинать текст докладной записки со слов: «Довожу до Вашего сведения...». Лучше начинать таким образом: «По Вашему поручению мной проведена...», «Во иссполение приказа...», «В соответствии с планом...».

Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения», лучше заканчивать таким образом: «Прошу...», «Предлагаю...», «Считаю целесообразным...»

К докладной записке могут прилагаться другие дкоументы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае в докладной записке оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Подписывается докладная записка составителем. Внутренняя докладная записка будет подписываться руководителм структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «подпись» будет иметь все составлные части: наимнование должности, личную подпись, расшифровку подписи.

Регистрируется докладная записка в журнале регистрации внтуренних документов, при отсутствии такового – в журнале исодящих документов. При этом проставляется реквизиты «дата» и «регистрационный индекс».

При рассмотрении руководителем организации на докладной записке проставляется резолюция.