Создание новой базы данных без помощи мастера. Создание и заполнение таблиц
Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, такой как сведения о сотрудниках или заказах.
Поле таблицы определяет род сведений о предмете. Совокупность полей определяет одну запись о предмете. Каждое поле имеет определенные характеристики: длина, тип вводимых данных и др.
Записью является набор сведений о человеке, предмете или событии. Так, в одну запись могут быть объединены все сведения о товаре, сделке или поставщике.
Определение необходимых в таблице полей
При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить следующее.
1. Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
2. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения
3. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
4. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).
В процессе создания таблицы для каждого поля требуется указать: Имя поля, Тип данных, Свойства поля. В колонке Описание можно указать развернутую характеристику поля, эту колонку заполнять необязательно.
Определим состав полей для нашего примера.
ТОВАРЫ
| Код товара | Наименование | Примечание | Цена |
| Тушь «Ассоль» | Водостойкая | ||
| Тушь «Мария» | Удлиняющая |
КЛИЕНТЫ
| КОД КЛИЕНТ | ФАМИЛИЯ | ИМЯ | ОТЧЕСТВО | ГОРОД | УЛИЦА | ДОМ | КВ | ТЕЛЕФОН |
ЗАКАЗЫ
| ФАМИЛИЯ | ИМЯ | ОТЧЕСТВО | КОД ТОВАРА | КОЛИЧЕСТВО | ДАТА ЗАКАЗА |
Имя поля обозначает хранящиеся в нем данные. Оно может содержать до 64 символов, включая пробелы.
Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле, - текст, числа, даты и пр.
Определение типа данных - это очень важный момент, поскольку от типа данных зависит, какие данные будут храниться в поле и сколько они будут занимать место на диске. Данные другого типа ввести в поле невозможно (например, нельзя ввести в строку денежное поле). Важно правильно определить тип данных поля до того, как начнется их ввод. Изменить типы полей можно и в таблице с данными, однако если новый и старый типы несовместимы, данные будут искажены или утеряны.
По умолчанию для каждого поля автоматически выбирается текстовый тип данных. Для изменения типа поля следует выбрать нужный тип данных из списка в столбце «Тип данных» для этого поля.
МА поддерживает восемь типов данных:
| Тип данных | Использование | Размер |
| Текстовый | Буквы и цифры | До 255 байт (каждый символ занимает 1 байт) |
| МЕМО | Буквы и цифры (обычно несколько предложений или абзацев | До 64000 байтов |
| Числовой | Числовые значения (целые или дробные) | 1, 2, 4 или 8 байт |
| Дата/Время | Даты и время | 8 байт |
| Денежный | Денежные значения | 8 байт |
| Счетчик | Числовое значение, автоматически увеличиваемое при вводе каждой новой записи | 4 байт |
| Логический | Логические значения | 1 бит |
| Объект OLE | Картинки, диаграммы и другие объекты OLE из приложений Windows | До 1 гигабайт |
Свойства поля – определяют внешнее представление данных при вводе и просмотре. Некоторые свойства полей определяются автоматически при выборе типа данных. Можно изменить или задать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных.
Получить более подробную информацию о каждом из свойств полей можно получить, установив курсор ввода в поле текста конкретного свойства поля и нажав клавишу F1.
| Свойство поля | Назначение |
| Размер поля | Изменяет размер текстового поля или определяет диапазон допустимых значений для числового поля |
| Формат поля | Изображает даты и числа в указанном формате, например, длинном формате даты или денежном формате. |
| Число десятичных знаков | Изображает указанное число знаков после десятичного разделителя, если используется числовой или денежный формат |
| Маска ввода | Изображает постоянные символы в поле, чтобы их не надо было вводить, и проверяет, что введенное значение помещается в маску |
| Подпись поля | Позволяет указать подпись, отличную от стандартной (имени поля), которую следует использовать в новых формах и отчетах |
| Значение по умолчанию | Автоматически вводит указанное значение во все новые записи |
| Условие на значение | Позволяет указать, каким условиям должны удовлетворять значения, которые можно вводить в данное поле |
| Сообщение об ошибке | Позволяет указать текст сообщения, которое должно появляться на экране при попытке ввода значения, нарушающего условие, определенное для данного поля |
| Обязательное поле | Позволяет указать, что данное поле обязано содержать значение |
| Пустые строки | Разрешает хранение пустых строк в текстовых и МЕМО-полях |
| Индексированное поле | Ускоряет выполнение поиска в полях, в которых он часто выполняется |
Индексированные поля. Свойство Индексированное используется для ускорения выполнения поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Например, в таблице "Товар" можно создать индекс по полю "Код товара", которое содержит уникальные значения кода, или по полю "Наименование", которое может содержать повторяющиеся значения.
Допускается создание произвольного количества индексов. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в режиме конструктора таблицы.
Примечание. Не допускается создание индексов для полей Memo и полей объектов OLE.
В нашем примере состав полей мы определили. Нужно для каждой таблицы наметить основные характеристики полей. Разберем на примере таблицы товары.
| Поле | Тип данных | Размер |
| Код товара | Числовой | не менее 5 символов |
| Наименование | Текстовый | не менее 3 символов |
| Примечание | Текстовый | не менее 20 |
| Цена | Денежный | не менее 3 |
Такие же характеристики нужно соcтавить для таблиц КЛИЕНТЫ и ЗАКАЗЫ.
Создание объектов базы данных без помощи Мастера.
При запуске Microsoft Access открывается окно диалога, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это окно диалога, выберите параметр "Новая база данных", а затем нажмите кнопку "ОК".
Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно диалога, выполните
1. Файл, Создать,
2. В разделе ОБЩИЕ дважды щелкните по значку новой базы данных.
3. Укажите папку и название базы данных.
Открывается окно БД. В нем перечислены все объекты, которые могут входить в состав БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Каждый объект хранится в отдельном документе.
4. Выберите объект БД, который хотите создать. Для создания таблицы выберите ТАБЛИЦА, СОЗДАТЬ.
5. Выберите способ создания таблицы:
Конструктор - создание таблицы вручную, пользователь сам определяет количество и свойства полей таблицы.
Мастер таблиц - позволяет сформировать таблицу из готовых полей.
6. ОК
Открывается окно ТАБЛИЦА, в котором нужно описать поля таблицы.
Для каждого поля требуется указать: Имя поля, тип данных, свойства поля. В колонке Описание можно указать развернутую характеристику поля, эту колонку заполнять необязательно.
Получить более подробную информацию о каждом из свойств полей можно установив курсор ввода в поле текста конкретного свойства поля и нажав клавишу F1.
Перед сохранением таблицы необходимо определить ключевое поле.
Ключевые поля - это поля, однозначно идентифицирующие своим значением конкретную запись подобно тому как номерной знак однозначно определяет автомобиль. Как правило, ключевым назначается поле, которое содержит уникальный код или номер.
Свойства ключевых полей:
1. Содержат числовые либо цифро-буквенные коды записей, используемые только для внутренних целей (например, порядковый номер записи в таблице).
2. Не допускается наличия повторяющихся и пустых значений в ключевом поле.
Возможно наличие нескольких ключевых полей в таблице. В этом случае информация не должна повторяться в каждом их ключевых полей.
Определим ключевым полем в созданной таблице поле Код товара.
Для создания ключевого поля:
1. Поставьте курсор ввода в соответствующем поле.
В нашем случае это -поле Код товара.
2. В меню Правка выберите команду Ключевое поле или щелкните по знаку «ключа» на панели инструментов.
Ключевое поле автоматически становится индексированным.
Маска ввода
Маска - шаблон, заготовка, используемая для ввода данных определенного вида. Вам знакомо понятие маска имен файлов. Например для обозначения любого имени или расширения файла используется символ *. Для ввода данных также можно воспользоваться заготовками. Например номера телефонов: могут быть разными (8123) 71-66-77 или (095) 234-99-00. Чтобы обеспечить возможность ввода номеров телефонов в таком виде в строке Маска ввода следует указать маску. Значение свойства Маска ввода может содержать до трех компонентов, разделяемых точкой с запятой (;).
Первый
Представляет саму маску ввода. В маске можно использовать ограниченное количество символов. Каждый символ имеет свое назначение. Символы бывают обязательными и необязательными. Обязательный символ - символ, который при вводе данных нужно набирать обязательно, при его пропуске будет выдаваться сообщение об ошибке.
