Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

Организационное построение службы делопроизводства

 

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

 

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Выбор и анализ функций управления

 

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Все о связывание таблиц реляционных баз данных.

 

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

 

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

 

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

 

• использовать прогрессивные и производительные технические средства;

 

• обеспечить единство организационного и методического руководства.

 

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

 

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

 

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).

 

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения

Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

 

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

 

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

общие положения;

основные функции и задачи;

обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

организация работы;

управление подразделением.

 

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

 

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

 

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция,которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3).

 

Инструкция состоит из следующих разделов.

 

Общая часть.Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

 

Функции работника.Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

 

Обязанности работника.Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

 

Права работника.Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

 

Взаимоотношения(связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

 

Оценка работы.Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

 

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

3) Организация документооборота (общие положения)

1. Документооборот — это движение документов в организа­ции с момента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки. Правильная организация документооборота спо­собствует оперативному прохождению документов в аппарате уп­равления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обра­ботки информации (руководителями учреждения и структур­ных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множитель­ной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступаю­щие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руково­дителям, в структурные подразделения и отдельным исполните­лям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутрен­няя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческо­го труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному ис­полнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возврат­ного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разраба­тываются руководителем службы делопроизводства (общего от­дела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письмен­ные и устные обращения граждан и т.д.).

4). Регистрация и учет поступающих в организацию документов

 

Все поступающие в организацию документы независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность кон­вертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются от­правителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в ад­рес конкретного работника с пометкой «лично», передаются ра­ботнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для реги­страции. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конвер­ты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его пред­варительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение докумен­тов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подраз­деление или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необ­ходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех по­ступающих документов, а затем переадресовывают их своим заме­стителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Та­кой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время рабо­ты над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставлен­ных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступа­ющих документов. Документы, адресованные конкретным долж­ностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией ру­ководителя.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют сек­ретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, об­щими отделами, помощники руководителя и т.д. После предвари­тельного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу пер­вой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________

 

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по по­рядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регист­рировать документы, поступающие из вышестоящих органов, об­щественных организаций, важные письма других организаций, об­ращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руково­дителем службы делопроизводства и дается в инструкции по де­лопроизводству, утвержденной руководителем организации.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализован­ная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. доку­ментов и более, где нельзя осуществлять централизованную реги­страцию, важнейшие документы необходимо регистрировать в кан­целярии, остальные — в структурных подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (ма­шинописным или рукописным способом):

• входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 — порядковый номер поступающего доку­мента, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 — дата по­ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата долж­ны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

•от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Ок­сид»);

• количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

• дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);

• краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

После первого этапа регистрации документы передаются на рас­смотрение руководителю учреждения или руководителям структур­ных подразделений.

Количество экземпляров регистрационной карточки определя­ется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изго­тавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: вхо­дящие — один цвет, отправляемые — другой, внутренние — тре­тий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя — один цвет, в структурные подразделения — другой, контрольные — тре­тий, неконтрольные — четвертый, отправляемые — пятый, внут­ренние — шестой цвет.

При передаче документов руководителю карточки после перво­го этапа регистрации помещаются временно в справочную карто­теку в раздел «Документы на докладе».

Руководитель должен рассматривать документы в день их по­ступления (как нежелательное исключение — на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция дол­жна быть конкретной. Например:

 

Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

______________________

Подпись

Дата

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более ос­тавлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходи­мости использования документа в будущем для руководителя делает­ся ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как прави­ло, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному ис­полнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии—дру­гим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточ­ку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:

 

И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

_______________________

Подпись руководителя

Дата

Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» — 15.01.2000; «Кому на­правлен документ» — Г.В. Иванову; «Расписка в получении» — роспись Иванова Г.В., дата.

В соответствии с Положением Регистрационной государствен­ной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения ру­ководителями направляется в канцелярию, которая переносит ре­золюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры кар­точек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я — справочная (по порядку номеров); 2-я — контрольная (по срокам исполнения); 3-я — основные вопросы деятельности организации; 4-я — пере­писка с организациями по территориям или по конкретным учреж­дениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точ­ную информацию по любому документу, поступившему в органи­зацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда рабо­та над ними полностью завершена и исполнитель считает его испол­ненным. При передаче документа на подпись к нему следует прила­гать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.

При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.

1. На основании поступившего инициативного документа со­ставляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Адми­нистрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных учи­лищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия до­кумента с контроля.

2. На основании поступившего постановления главы Админис­трации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образо­ванию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.

3. На основании письма Министерства образования РФ о по­рядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано сове­щание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, ука­занное в данном письме. Поступивший документ снимается с кон­троля справкой.

4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

Таким образом, после исполнения документа необходимо зане­сти в регистрационные карточки последние данные, которые вклю­чают в себя:

• отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содер­жание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа ука­зывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициатив­ном документе).

Например:

Отправлена справка об организации горячего питания учащих­ся профессиональных училищ области;

• указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).

Например:

Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;

• дату возврата, расписку принявшего документ. Например:

20.01.2000____________________

Подпись

• номер дела, в котором хранится документ, или отметка об унич­тожении.

Например:

Д № 02-36.

Приведем пример полностью заполненной карточки регистра­ции поступающих документов:

Дата регистрации и входящий номер	От кого поступил документ	Количество листов и экземпляров	Дата полученного документа, исходящий номер
10.01.2000 №35	Министерство образования РФ	2 л. в 1 экз.	25.12.1999 № 2054-02/5
Краткое содержание документа: Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ об­ласти. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000

 

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении
10.01.2000	Кирсано­вой Н.В.	Подпись	20.01.2000	Д № 02-36
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации го­рячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2000