Вопрос 1. Сущность и принципы функционально-стоимостного анализа

Тема 1. Общие сведения по дисциплине «Функционально-стоимостной анализ». Эволюция концепции качества в 20-м -21-веке

 

План

1. Сущность и задачи функционально-стоимостного анализа

2. Принципы организации функционально-стоимостного анализа

3. Последовательность проведения функционально-стоимостного анализа

Литература

 

1. Ефимова О.В. «Финансовый анализ». М.: Бухгалтерский учет, 1998 г.

2. Справочник по функционально-стоимостному анализу. / Под редакцией М.Г. Карпунина, Б.И. Майданчика. М.: Финансы и статистика, 1998 г.

3. «Анализ хозяйственной деятельности в промышленности». / Под редакцией В.И. Стражева. Мн.: Вышэйшая школа, 1998 г.

4. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. «Анализ бухгалтерской отчетности». М.: ДИС, 1998 г.

5. Савицкая Г.В. «Анализ хозяйственной деятельности предприятия». Минск, ООО «Новое знание», 2000г.

6. Шеремет А.Д. «Теория экономического анализа». Учебник Москва, «Инфра-М» 2002г.

Вопрос 1. Сущность и принципы функционально-стоимостного анализа

Функционально-стоимостный анализ — метод технико-экономического исследования функций управленческого персонала организации, направленный на поиск резервов снижения затрат на управление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на основе ФСА является мощным средством повышения эффективности производства, укрепления конкурентоспособности продукции, ресурсосбережения. Используемая сейчас система бухгалтерского учета – очень перспективный объект для ФСА. Здесь необходимо проверить функциональную роль каждого документа в документообороте, каждого показателя и т. д. Такой анализ позволил бы без потерь учетных функций сократить сам перечень учетной документации. В масштабах государства это означало бы сокращение затрат бумаги, высвобождение работников и т. д. Особенно перспективной для использования методики ФСА, по мнению многих ученых, является сельскохозяйственное производство. Перспективы дальнейшего развития ФСА и в том, чтобы внедрять в его методику экономико-математические методы, широко использовать ПЭВМ для проведения анализа. И еще. На уровень государственной политики должен быть поднят вопрос о сборе данных о результатах проведения ФСА, что будет способствовать не только распространению этого метода, но и исключать многократное исследование одних и тех же объектов. ФСА основывается на принципах: • функционально-стоимостного подхода, который означает исследование функций управленческого персонала по выработке,обоснованию, принятию и реализации управленческих решений для достижения запланированного объема и состава товаров и услуг при минимальном уровне затрат на управление и производство; • системного подхода, означающего исследование объекта как системы, включающей в себя другие составные элементы, без которых невозможно осуществление функций управления: кадры управления, технические средства управления, организационная структура управления, технология управления, информация, решения. Рассматриваются внутренние связи между элементами объекта, которые находятся во взаимодействии,а также внешние связи объекта, которые являются частью системы управления более высокого уровня; • народнохозяйственного подхода к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на персонал аппарата управления организации. Народнохозяйственный подход требует анализа и оценки функций и их носителей на всех этапах жизнедеятельности системы управления(создания, функционирования, развития). Этот подход проявляется в постановке и решении проблем с общегосударственных позиций; • коллективного творчества для поиска и выработки наиболее эффективных вариантов совершенствования управления, который состоит в том, что при проведении ФСА используется различное сочетание интуитивных,дедуктивных и других способов мышления. При этом для решения задач привлекают широкий круг специалистов разного профиля и разных уровней управления; • соответствия степени значимости функций затратам и уровню качества их реализации, который заключается в том, что определяются важность каждой функции системы управления в сравнении с другими функциями,фактические затраты на их осуществление и качество их выполнения. Затем происходит сопоставление значимости функций с затратами на их реализацию и уровнем качества их осуществления. Этот прием позволяет дать экономическую оценку существующей и предлагаемой системе управления. Основные задачи ФСА: • достижение наилучшего соотношения между эффективностью работы аппарата управления и затратами на его содержание; • снижение затрат на производство выпускаемой продукции и оказание услуг, повышение их качества; • повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений; • улучшение использования производственных фондов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов; • сокращение или ликвидация брака. Дадим определения важнейшим терминам ФСА. Функция управления - направление управленческой деятельности, состоящее в оказании управляющего воздействия на объект управления. Функции управления выполняют руководители, специалисты и другие служащие родственных профессий с использованием однотипной информации для выработки, обоснования, принятия и реализации близких по содержанию управленческих решений. Система управления - система, в которой реализуются функции управления. Система управления включает подсистему линейного руководства, функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления. Классификация функций управления - группировка функций по различным признакам. Декомпозиция функций управления - расчленение функций на составляющие их управленческие процедуры, а процедуры - на операции. Управленческая процедура — часть функции управления, которая предусматривает определенную последовательность в осуществлении управленческих операций, фиксирует исполнителя операций, место исполнения, используемые технические средства,затраты времени на каждую операцию, необходимую информацию для выполнения операций. Управленческая операция - это часть управленческой процедуры, выполняемая руководителем,специалистом или другим служащим аппарата управления с применением (или без применения) технических средств управления для выработки, обоснования, принятия и реализации управленческих решений. Функциональные связи управления - связи между функциональными подразделениями организации,устанавливаемые для выполнения функций. Различают горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные функциональные связи — это управленческие связи между подразделениями аппарата управления, находящимися на одном уровне иерархии. Вертикальные функциональные связи - это управленческие связи между подразделениями аппарата управления, находящимися на различных ступенях иерархии. Внешние функции управления - функции по регулированию внешних связей со смежными и вышестоящими организациями. Внутренние функции управления - функции по регулированию внутренних связей организации между функциональными подразделениями как одного уровня, так и разных уровней иерархии. Главная функция управления - функция, для осуществления которой создан аппарат управления или отдельные подразделения. Основная функция управления - функция, без которой не может быть осуществлена главная функция управления. Вспомогательная функция управления - функция, способствующая осуществлению основной функции управления. Носитель функции управления - отдельное функциональное подразделение, его составные части, должностное лицо или их совокупность, участвующие в реализации функции управления. Затраты на осуществление функций управления - затраты на содержание носителя функций, а также затраты, связанные с процессом реализации функций управления. Качество функций управления зависит от качества оргструктуры организации и процесса управления. Анализ затрат на реализацию функций управления - определение затрат на содержание носителя функции, затрат на реализацию функции и сопоставление их со степенью значимости анализируемых функций при помощи специальной диаграммы. Диаграмма значимости функций и затрат на их реализацию ~ совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций и затрат на их осуществление. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней-приводятся затраты на их реализацию. Диаграмма значимости функций и уровня их качества - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня качества функций. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней — дается оценка уровню их качества. Функционально-стоимостная диаграмма - графическое изображение функций управления. Анализируемые функции располагаются между двумя пунктирными вертикальными линиями, основные функции размешаются на горизонтальной линии в центре диаграммы, все вспомогательные функции - либо над, либо под основными функциями. Имеются специальные правила построения диаграммы. При помощи таких диаграмм выявляются бесполезные,вредные, несвойственные, дублируемые функции. ФСА включает в себя следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический,творческий; исследовательский, рекомендательный, внедренческий.

 

 

 

2. Принципы организации функционально стоимостного анализа

 

С целью обеспечения наибольшей отдачи от выполнения работ по ФСА необходимо соблюдать ряд основных правил при проведении аналитического исследования. Наиболее важными являются следующие:

1. Принцип ранней диагностики. Сущность его состоит в том, что величина выявленных резервов зависит от того, на какой стадии жизненного цикла изделия проводится ФСА: предпроизводственной, производственной, эксплуатации, утилизации. Как правило, излишние затраты в основном закладываются на этапе проектирования. Следовательно, наибольший эффект от проведения анализа может быть получен на этом этапе, когда можно предупредить излишние затраты не только на изготовление изделия, но и на подготовку его производства. На стадии промышленного выпуска продукции размер эффекта снижается за счет того, что уже проведены работы по обеспечению его функционирования (создание производственных мощностей, изготовление оснастки, приобретение оборудования и т.д.), налажен производственный процесс. Вмешательство в этот процесс не обойдется без потерь. Еще большие потери будут при внесении изменений в конструкцию изделия на стадии его эксплуатации. Поэтому наиболее целесообразно проводить ФСА при конструкторской разработке изделий. К примеру, ликвидировать ошибку при разработке изделия в 10 раз дешевле, чем в процессе производства и в 100 раз дешевле, чем в процессе эксплуатации изделия потребителями.

2. Принцип приоритета. Так как метод ФСА не имеет пока широкого распространения и не охватывает всевозможные объекты (виды продукции, технологии и т.д.), а количество специалистов, которые владеют методикой, ограничено, в первую очередь ФСА должны подлежать изделия и процессы, которые находятся на стадии конструкторской разработки и будут производиться в больших масштабах. Это позволит, с одной стороны, максимизировать эффект ФСА при минимально возможных затратах на его проведение. Кроме того, значительный эффект, полученный в этом случае, будет способствовать более широкому признанию ФСА.

3. Принцип оптимальной детализации. Главный смысл ФСА – выделение потребительских функций, свойственных объекту. Но если исследуемый объект достаточно сложный, то в результате его деления на функции последних может образоваться очень много (десятки, а то и сотни). Такая узкая детализация делает очень громоздкой, малопонятной программу анализа и вряд ли будет способствовать быстроте и результативности его выполнения. Если на практике встречается проблема исследования сложных объектов, то ее лучше решить в два этапа:

1) деление объекта на крупные части (отдельные узлы машин или приспособления, более-менее обособленные группы технологических операций);

2) выполнение ФСА каждого из выделенных более мелких объектов.

В отдельных случаях при предварительной детализации может выясниться, что наиболее интересной для анализа является какая-либо одна часть объекта. Изучение же остальных нецелесообразно с точки зрения эффективности анализа.

4. Принцип последовательности. Выполнение комплекса работ по ФСА требует определенной последовательности в исследовании, прежде всего предварительного изучения будущего объекта и всех обстоятельств, которые связаны с его производством и использованием. При этом необходимо пользоваться логической схемой детализации – от общего к частному (объект – узел – функция). Следует иметь в виду, что при выполнении ФСА результаты его проведения на каждом этапе зависят от полноты и качества выполненных работ на предыдущих этапах.

5. Принцип выделения ведущего звена (ликвидации узких мест). Почти всегда при анализе выясняется, что или в хозяйственном комплексе, или в отдельно взятом изделии существует какая-то часть, которая требует больших затрат на обеспечение жизнеспособности этого объекта или сдерживает получение эффекта от его функционирования (использования). Очевидно, что с точки зрения анализа исследование наиболее целесообразно направлять на ликвидацию этих сдерживающих направлений исследования минимальные затраты на проведение ФСА приведут к активизации всей анализируемой системы и значительно повысят общий эффект от его функционирования.

Использование положенных принципов может существенно повысить эффективность работ по ФСА.

 

3. Последовательность проведения функционально стоимостного анализа

1. Подготовительный этап. Одной из задач, которая должна решаться на этом этапе, является популяризация метода, в результате чего создаются благоприятные условия для выполнения определенных аналитических исследований. Тут же выбирается объект будущего исследования, создается временная исследовательская группа из специалистов разного направления для более полного охвата всех инженерно-экономических и технологических особенностей объекта. При отсутствии у этих специалистов знаний по ФСА их направляют на курсы по изучению методики. На этом этапе разрабатывается подробный календарный план выполнения исследования. Кроме того, на подготовительном этапе оформляются все нормативные документы, которые связаны с проведением ФСА (приказ руководителя о проведении анализа определенного объекта, привлечении определенных работников к выполнению этой работы, материальной заинтересованности работников по результатам анализа и т. д.).

2. Информационный этап. Главная задача, которая решается на этом этапе, - сбор, изучение и обобщение разнообразных данных об исследуемом объекте. Они должны отражать условия производства, реализации и потребления изделия, новейшие достижения в отраслях науки и техники, так или иначе связанных с этим объектом, удерживать всю без исключения экономическую информацию, имеющую отношение к анализируемому объекту. Данный этап нередко называют фундаментом ФСА, потому что от полноты и достоверности собираемой информации во многом зависит успех последующих этапов ФСА.

3. Аналитический этап. На данном этапе, прежде всего, проводятся детализация изучаемого объекта на функции, их классификация, определение стоимости каждой из них. Практически это означает создание функционально-стоимостной модели объекта. В результате проведенных исследований должны быть выявлены зоны наибольшей концентрации затрат, т. е. наиболее перспективные зоны с точки зрения задач ФСА. На основании этого формулируются задачи по усовершенствованию объекта с целью сокращения затрат на его производство, выбираются направления дальнейшего исследования.

4. Творческий этап. На этом этапе осуществляется разработка вариантов упрощения и удешевления конструкции изделия и технологии. Здесь решаются задачи по совмещению функций, возможности ликвидации ненужных функций, удешевления элементов конструкции, устанавливаются разные варианты выполнения основных функций, производится обсуждение и отбор наиболее реальных вариантов с точки зрения их реализации.

В разработке предложений участвует весь творческий коллектив. Внесенные предложения регистрируются в специальном журнале, доступном всем желающим. После сокращения или прекращения количества поступивших предложений начинается их обсуждение и обоснование всеми участниками творческого коллектива. В качестве экспертов могут привлекаться и другие специалисты. Обсуждение ведется обычно в форме круглого стола. Для обоснования эффективности каждого предложения используются методы «мозговой атаки», «мозгового штурма», синектический, морфологический, «Дельфы», ПАТТЕРН и др.

Метод «мозговой атаки» или конференции идей предусматривает генерирование идей членами экспертной группы в творческом споре при личном контакте специалистов. Продолжительность каждого заседания не более 45 мин., длительность генерирования 1-2 мин., не допускается на первом этапе критика вносимых предложений.

Разновидностью этого метода является «мозговой штурм», когда одна группа экспертов выдвигает идеи, а другая их анализирует.

Синектический метод предполагает при генерировании идей использование аналогий из других областей знаний и фантастики.

Метод «Дельфы» предусматривает анонимный опрос специально подобранной группы экспертов по заранее подготовленным анкетам с последующей статистической обработкой материала. После обобщения результатов опроса запрашивается мнение экспертов по спорным вопросам. В результате обеспечивается переход от интуитивных форм мышления к дискуссионным.

Для этого метода характерна изолированность в работе и независимость суждений каждого члена экспертной группы. Здесь полностью исключается влияние психологических факторов, таких, как внушение, мнение большинства или авторитетных лиц и т. п.

Название метода ПАТТЕРН состоит из первых букв английских слов, означающих помощь планированию посредством количественной оценки технических данных. Сущность его состоит в том, что изучаемая проблема расчленяется на ряд подпроблем, отдельных задач и элементов, которые выстраиваются в «дерево решений». Определяются коэффициенты важности каждого элемента, подлежащих экспертной оценке. Оценки отдельных экспертов подвергаются открытому обсуждению. Данный метод извлекает пользу от делового взаимовлияния экспертов, не исключая отрицательных последствий конформизма.

Морфологический метод основан на использовании морфологических матриц, с помощью которых обеспечивается системный поиск взаимосвязей между всеми ее элементами в рамках изучаемой проблемы. В левой ее части приводятся все функции изучаемого объекта, а в правой – всевозможные способы их осуществления.

На заключительном этапе из общего количества предложений должно остаться 2-3 наиболее привлекательных и перспективных, по мнению специалистов, вариантов усовершенствования объекта. К тому же эти предложения требуют более детального исследования, а иной раз и экспериментальной проверки.

Творческий этап является решающим, так как именно в ходе его начинается зарождение нового, усовершенствованного объекта, очерчиваются его контуры.

5. Исследовательский этап. Экспериментальная проверка выдвинутых предложений – главная задача исследовательского этапа. Для ее решения обычно проводятся все необходимые технические, технологические и экономические расчеты, проверяется соответствие нового варианта продукции условиям его использования потребителями. Иной раз расчетов недостаточно. Тогда создаются исследуемые образцы объекта проводится их испытание как сточки зрения условий доставки до потребителя и эксплуатации.

6. Рекомендательный этап. На этом этапе должен быть сделан окончательный выбор вариантов изменений исследуемого объекта, который бы не снижал его потребительских качеств. При этом оформляется вся необходимая документация по выбранному варианту усовершенствованного объекта. Согласуются все вносимые в него изменения с потребителями и поставщиками. Для того чтобы организовать производство нового вида продукции или хотя бы новой модели того же самого вида продукции, следует согласовать много разных вопросов с органами Госстандарта, пожарными, санитарными, экологическими и другими службами. Здесь же разрабатываются планы-графики внедрения результатов анализа в производство. Необходимая документация производственного характера передается технологическим, экономическим и другим заинтересованным службам.

7. Этап внедрения – последний этап по всему циклу ФСА. После его окончания должны быть решены все вопросы, связанные с организацией производства нового варианта анализируемого изделия. Для специалистов, занятых непосредственно в производстве, должны быть проведены консультации, а при необходимости – курсы повышения их квалификации. На протяжении всего срока освоения нового варианта должен осуществляться контроль со стороны специалистов временного творческого коллектива. На этом же этапе подводятся результаты проведенной работы, определяется экономический эффект от ее проведения, оформляется отчет о результатах анализа, решаются вопросы материальной заинтересованности участников разработки и внедрения результатов ФСА.

В зависимости от особенностей конкретного объекта, технологии его производства и других причин методика выполнения ФСА может существенно отличаться. Но в любом случае общие принципы методологии должны сохраняться и выполняться.

 

Литература

 

7. Ефимова О.В. «Финансовый анализ». М.: Бухгалтерский учет, 1998 г.

8. Справочник по функционально-стоимостному анализу. / Под редакцией М.Г. Карпунина, Б.И. Майданчика. М.: Финансы и статистика, 1998 г.

9. «Анализ хозяйственной деятельности в промышленности». / Под редакцией В.И. Стражева. Мн.: Вышэйшая школа, 1998 г.

10. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. «Анализ бухгалтерской отчетности». М.: ДИС, 1998 г.

11. Савицкая Г.В. «Анализ хозяйственной деятельности предприятия». Минск, ООО «Новое знание», 2000г.

12. Шеремет А.Д. «Теория экономического анализа». Учебник Москва, «Инфра-М» 2002г.