Инструкция по созданию архивных баз данных многоканцелярской системы СЭД-Регион.

Создаем архивную БД Канцелярия отдела.

1. Копируем шаблон БД Канцелярия Архив (IT.Office.Archive.nsf) из папки Template на сервере Domino на локальный диск компьютера в папку Lotus/Notes/Data.

2. Меняем расширение файла IT.Office.Archive.nsf на IT.Office.Archive.ntf.

3. Выбираем на рабочей области клиента Lotus Notes:

Файл – База данных – Создать

4. В открывшемся окне заполняем поля:

Имя и расположение новой базы данных

Сервер – указываем имя своего сервера Lotus Domino

Название – пишем название архивной БД Канцелярия отдела. Название может быть любым на ваше усмотрение, например, 01_13 Архив, где 01 – номенклатурный номер структурного подразделения, 13 – текущий год или как показано на рисунке.

Имя файла – физическое имя файла, щелкнув мышью по желтой папке необходимо выбрать папку, в которой будет лежать создаваемая БД.

Примечание: имя файла базы данных обязательно должно быть на англ. языке.

Шаблон для новой БД

Сервер – выбираем Локальный компьютер

Шаблон – из списка ищем шаблон БД Канцелярия Архив

Если не находится, то ставим галочку напротив поля «Отображать дополнительные шаблоны» и ищем еще раз.

После нахождения встаем на шаблон БД Канцелярия Архив, после чего в поле «Имя файла» отобразится имя шаблона БД Канцелярия Архив - IT.Office.Archive.ntf

В поле «Наследовать изменения структуры» нужно поставить галочку.

После заполнения всех необходимых полей, нажимаем кнопку ОК.

В созданной архивной БД Канцелярия отдела предоставляем доступ сотрудникам соответствующего отдела (в ТУД добавляем группу пользователей данного отдела) на уровне Автора. По Default ставим нет доступа.

Аналогично создаются архивные БД Канцелярия для всех структурных подразделений.

После чего каждую архивную БД Канцелярия отдела нужно прописать в БД Коммутатор своего отдела (Копировать как связь -> Вставить связь).

До тех пор пока документы не будут архивироваться, ключи у этих архивных баз данных нужно убрать в БД Коммутатор.

Создаем архивную БД Канцелярия Руководителя.

Принцип создания архивной БД Канцелярия Руководителя аналогичен принципу создания архивной БД Канцелярия отдела. Для создания архивной БД Канцелярия Руководителя используется тот же шаблон БД Канцелярия Архив - IT.Office.Archive.nsf.

Различие: вместо наименования архивной БД Канцелярия отдела пишем наименование архивной БД Канцелярия Руководителя.

После заполнения всех необходимых полей нажимаем кнопку ОК.

В созданной архивной БД Канцелярия Руководителя предоставляем доступ группе Руководства, группе Общего отдела на уровне Автора. По Default ставим нет доступа.

После чего архивную БД Канцелярия Руководителя нужно прописать в БД Коммутатор Руководителя (Копировать как связь -> Вставить связь).

До тех пор пока документы не будут архивироваться, ключ у этой архивной базы данных нужно убрать в БД Коммутатор Руководителя.

Создаем архивную БД Поручения.

Принцип создания архивной БД Поручения аналогичен принципу создания архивной БД Канцелярия отдела. Для создания архивной БД Поручения используется шаблон БД Поручения Архив - IT.Task.Archive.nsf.

Имя и расположение новой базы данных

Сервер – указываем имя своего сервера Lotus Domino

Название – пишем название архивной БД Поручения. Название может быть любым на ваше усмотрение, например Поручения Архив 2013.

Примечание: имя файла базы данных обязательно должно быть на англ. языке.

Шаблон для новой БД

Сервер – выбираем Локальный компьютер

Шаблон – из списка ищем шаблон БД Поручения Архив

Если не находится, то ставим галочку напротив поля «Отображать дополнительные шаблоны» и ищем еще раз.

После нахождения встаем на шаблон БД Поручения Архив, после чего в поле «Имя файла» отобразится имя шаблона БД Поручения Архив - IT.Task.Archive.ntf.

В поле «Наследовать изменения структуры» нужно поставить галочку.

После заполнения всех необходимых полей, нажимаем кнопку ОК.

После чего архивную БД Поручения нужно прописать в каждой БД Коммутатор отдела, Коммутатор руководителя, Коммутатор ЗГ (Копировать как связь -> Вставить связь).

До тех пор пока документы не будут архивироваться, ключ у этой архивной базы данных нужно убрать в БД Коммутатор отдела, Коммутатор руководителя, Коммутатор ЗГ.

По такому же принципу создаются архивные базы данных ОРД, Исходящие, Канцелярия ЗГ, Экспедиция.

Для создания архивной БД ОРД используется шаблон БД ОРД Архив - IT.ORD.Archive.nsf.

Для создания архивной БД Исходящие используется шаблон БД Исходящие Архив - IT.Outgoung.Archive.nsf.

Для создания архивной БД Канцелярия ЗГ используется шаблон БД Канцелярия ЗГ Архив - IT.Office.ZG.Archive.nsf.

Для создания архивной БД Экспедиция используется шаблон БД Канцелярия Архив - IT.Office.Archive.nsf.

Непосредственно перед архивированием документов в соответствующие архивные базы данных нужно:

1. В БД Коммутатор убрать ключ у старой архивной базы данных и прописать у новой архивной базы данных.

2. Проверить настройки архивирования в соответствующей базе данных (Действия-Настройки-Архивирования). Прописать путь к созданной архивной базе данных и к архивной базе данных Поручения, также правильно указать путь к шаблонам архивных баз данных (путь к темплейту).

ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!! Не забывайте переключаться между базами данных через БД Коммутатор!!!! Иначе у вас документы уйдут не в ту базу, куда должны были бы перенестись после архивирования.

После всех настроек для начала попробуйте сархивировать один документ. Если он перенесся правильно (туда куда должен), то можете архивировать уже массово.

В последующие года (2014,2015, 2016 и т.д.) архивные базы таким образом уже создавать не надо. Создаете как создавали до этого в одноканцелярской системе, т.е. созданием копий баз данных на основе созданных выше описанных архивных баз данных (см. Инструкцию по настройке СЭД-ИФНС для перехода на новый год).