Господарські операції у товарно-грошових відносинах за економічною сутністю мають подвійний характер.
Внаслідок господарських операцій відбуваються подвійні взаємопов'язані, взаємозумовлені, рівновеликі зміни господарських активів і джерел їх утворення.
Наприклад, господарство одержало з поточного рахунка банку в касу господарства грошові кошти для виплати заробітної плати працівникам 10000 грн. Внаслідок цієї господарської операції збільшилися кошти в касі господарства і зменшилися на його поточному рахунку в банку. Це зумовлює необхідність відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку способом подвійного запису (подвійного відображення). При цьому кожну операцію записують двічі — на дебет одного рахунка і кредиті іншого взаємозв'язаного рахунка бухгалтерського обліку.
Взаємозв'язок рахунків бухгалтерського обліку, що виникає внаслідок відображення на них господарських операцій подвійним записом, називають кореспонденцією рахунків, а самі рахунки — кореспондуючими. У нашому прикладі такими рахунками є: «Каса» та «Поточний рахунок у національній валюті». Залежно від кількості кореспондуючих рахунків бухгалтерські записи можуть бути простими та складними.
Простим називають такий бухгалтерський запис, за якого один рахунок бухгалтерського обліку дебетує, другий — кредитує на ту ж суму, тобто при цьому кореспондують між собою тільки два рахунки. У розглянутому вище прикладі застосовується простий запис.
Складним називають такий бухгалтерський запис, за якого дебетують кілька рахунків і на загальну суму записів за дебетом кредитують один рахунок, або, навпаки- коли кредитують кілька рахунків і на загальну суму записів на кредиті дебетують один рахунок, тобто коли кореспондують між собою більш ніж два рахунки.
Запис господарських операцій на дебет і кредит відповідних кореспондуючих рахунків називають також бухгалтерськими проводками. Складні бухгалтерські проводки не порушують правила подвійного запису, оскільки як у простих, так і в складних записах зберігається взаємопов'язане відображення господарських операцій на дебеті та кредиті рахунків (при цьому зберігається рівність дебетових і кредитових підсумків).
Сутність і призначення синтетичних та аналітичних рахунків. Субрахунки.
За ступенем узагальнення господарських засобів, джерел їх утворення та господарських процесів у поточному бухгалтерському обліку рахунки поділяються:
— синтетичні,
— аналітичні.
Синтетичними називають рахунки, призначені для обліку економічно однорідних груп (господарських активів), їх джерел і господарських процесів у грошовому виразі. Облік, що здійснюємося за допомогою синтетичних рахунків, називається синтетичним. Синтетичний облік потрібний для одержання узагальнених показників, які характеризують діяльність господарства на певний момент.
Аналітичними називають рахунки, призначені для обліку окремих видів господарських активів, їх джерел і господарських процесів. Облік, що здійснюється за допомогою аналітичних рахунків, називається аналітичним.
Синтетичний та аналітичний облік, взаємно доповнюючи один одного, дають змогу одержувати відомості про розмір господарських активів, їх джерел і процесів не лише у зведеному узагальненому вигляді, а й у формі детальних, розчленованих на окремі елементи показників.
На аналітичних рахунках, призначених для обліку наявності та руху матеріальних цінностей, поряд з грошовими використовують натуральні вимірники (кількість, маса, обсяг тощо), які потрібні для доповнення та конкретизації узагальнених вартісних показників синтетичного обліку. Кількість аналітичних рахунків до певного синтетичного рахунка в кожному підприємстві залежить від особливостей обліковуваних об'єктів.
Синтетичні та аналітичні рахунки тісно пов'язані між собою, оскільки записи на них ґрунтуються на тих самих документах і відображують ті самі якісно однорідні господарські операції, але різного ступеня деталізації. Кожна господарська операція має бути одночасно записана на синтетичному та аналітичному рахунках, тому між рахунками синтетичного та аналітичного обліку існує тісний взаємозв'язок:
► на синтетичному рахунку і на рахунках аналітичного обліку залишки записуються в тій самій частині рахунка (в дебеті або кредиті);
► коли дебетують або кредитують синтетичний рахунок, одночасно дебетують або кредитують відповідні аналітичні рахунки;
► кожну операцію на рахунках синтетичного обліку записують загальною сумою, а на відповідних аналітичних рахунках — частковими сумами;
► сума оборотів і залишки (сальдо) аналітичних рахунків повинні дорівнювати оборотам і залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує.
Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок, які треба знайти і негайно виправити. Тому аналітичний облік має велике контрольне значення для правильності ведення бухгалтерського обліку.
Рахунки аналітичного бухгалтерського обліку об'єднуються безпосередньо відповідним синтетичним рахунком.
Наприклад, аналітичні рахунки розрахунків окремих працівників із заробітної плати — одним синтетичним рахунком «Розрахунки з оплати праці».
Проте у підприємствах виникає потреба у додатковому групуванні однорідних аналітичних рахунків у межах синтетичного рахунка для одержання узагальнених показників (за групою аналітичних рахунків), необхідних для складання балансу і окремих форм звітності, економічного аналізу й оперативного керівництва діяльністю підприємства. Таке групування здійснюють за допомогою субрахунків.
Субрахунки, як правило, відкривають до синтетичних рахунків, що мають багато рахунків аналітичного обліку.
Наприклад, до синтетичного рахунка «Виробничі запаси» аналітичні рахунки групують за однорідними видами на субрахунках.
1. Сировина та матеріали.
2. Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби.
3. Паливо.
4. Тара і тарні матеріали.